Пунктом 2.12 гл. 2 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 15 декабря 2004 года № 637, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 13 января 2005 года под № 40/10320, с изменениями и дополнениями, определено, что физические лица — доверенные лица предприятий (юридических лиц), которые в соответствии с законодательством Украины получили наличные с текущего счета с применением корпоративного электронного платежного средства или личного электронного платежного средства, используют их по назначению без оприходования в кассе. Указанные доверенные лица подают в бухгалтерию предприятия отчет об использовании средств вместе с подтверждающими документами в установленные сроки и порядке, определенные для подотчетных лиц законодательством Украины, а также документы о получении наличных с текущего счета (чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала и т. п.) вместе с неизрасходованным остатком наличных.
Подпунктом 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса Украины от 02 декабря 2010 года № 2755-VI, с изменениями и дополнениями (далее — НКУ), предусмотрено, что отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, подается по форме, установленной центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование и реализующим государственную налоговую и таможенную политику, до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога завершает такую командировку; завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет.
Согласно п.п. 170.9.3 ст. 170 разд. IV ПКУ действие данного пункта распространяется также на расходы, связанные с командировкой или выполнением некоторых гражданско-правовых действий, которые были оплачены с использованием корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов, с учетом следующих особенностей:
а) если во время служебных командировок командированное лицо — плательщик налога получил наличные с применением платежных карточек, он подает отчет об использовании выданных на командировку средств и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки;
б) если во время служебных командировок командированное лицо — плательщик налога применил платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, а срок подачи плательщиком налога отчета об использовании выданных на командировку средств не превышает 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).
Следовательно, отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, подается до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога завершает такую командировку, завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет. Если во время служебных командировок командированное лицо — плательщик налога получил наличные с применением платежных карточек, в том числе с использованием личного специального платежного средства, он подает отчет об использовании выданных на командировку средств и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки.
Форма Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и порядок его составления утверждены приказом Министерства доходов и сборов Украины от 24.12.2013 г. № 845 «Об утверждении формы Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления».
По материалам категории 109.14 БЗ
комментарий редакции
О командировочных, полученных на личную платежную карточку, отчитайся!
Командировка работников — обычное дело для многих предприятий. Перед направлением своего работника в командировку предприятие должно «вооружить» его определенной суммой денежных средств, достаточной для покрытия командировочных расходов (проезд, проживание, суточные и пр.), — так называемым авансом.
Причем обеспечить командировочными работодатель может как путем выдачи работнику наличных денежных средств, так и путем их перечисления на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек. Об этом прямо говорит п. 5 разд. І Инструкции № 59. И хотя эта Инструкция является обязательной только для предприятий, учреждений, организаций, полностью или частично финансируемых за счет бюджетных средств, хозрасчетные предприятия могут «примерять» ее положения и на себя. К тому же возможность использования в этом случае платежных карточек вытекает из п.п. 170.9.3 НКУ. При этом платежные карточки могут быть не только корпоративными (принадлежать предприятию), но и личными (принадлежать работнику).
НБУ никогда не возражал против выдачи аванса путем перечисления денежных средств на личную платежную карточку сотрудника (см., в частности, письмо НБУ от 03.08.2007 г. № 25-313/1474-7902). Имейте в виду: в этой ситуации денежные средства считаются выданными под отчет в момент их зачисления на личный текущий счет работника, а не в момент списания средств, как это происходит в случае применения корпоративных платежных карточек (см. письмо НБУ от 14.08.2009 г. № 25-313/2015-15472).
После возвращения из командировки работник обязан отчитаться о количестве и направлениях использования выданных на командировку денежных средств путем заполнения и предоставления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет* (далее — Отчет), а также вернуть сумму излишне израсходованных в командировке средств (при их наличии). В комментируемом разъяснении налоговики говорят, что в случае получения аванса на личную карточку предоставить Отчет работник должен в сроки, предусмотренные п.п. 170.9.3 НКУ:
— до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки, если расчеты производились наличными, снятыми с применением платежной карточки;
— в течение 10 банковских дней, если расчеты с применением платежной карточки осуществлялись в безналичной форме.
* По форме, утвержденной приказом Миндоходов от 24.12.2013 г. № 845.
Однако такую позицию фискалов мы считаем неверной. Дело в том, что в п.п. 170.9.3 НКУ речь идет исключительно о корпоративных платежных карточках. По нашему мнению, если работник получил аванс на командировку на личную платежную карточку, отчитаться ему нужно в стандартные сроки, регламентированные п.п. 170.9.2 НКУ, — до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором он завершает командировку. Ведь специальных норм, устанавливающих сроки предоставления Отчета для такого случая, НКУ не установлено. Правда, предупреждаем вас: налоговикам такой подход вряд ли понравится. Своей позиции, изложенной в комментируемом разъяснении, они придерживаются уже давно (см., в частности, письмо ГНСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214) и отступать от нее, судя по всему, не собираются.
