Пунктом 2.12 гл. 2 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15 грудня 2004 року № 637, зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 13 січня 2005 року за № 40/10320, зі змінами та доповненнями, визначено, що фізичні особи — довірені особи підприємств (юридичних осіб), які відповідно до законодавства України одержали готівку з поточного рахунка із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу або особистого електронного платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунка (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо) разом з невитраченим залишком готівки.
Підпунктом 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VI, зі змінами та доповненнями (далі — ПКУ), передбачено, що звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну податкову і митну політику, до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження;
завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.
Згідно з п.п. 170.9.3 ст. 170 розд. IV ПКУ дія цього пункту поширюється також на витрати, пов’язані з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням таких особливостей:
а) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податку отримала готівку з застосуванням платіжних карток, вона подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження;
б) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податку застосувала платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
Отже, звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження, завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт. Якщо під час службових відряджень відряджена особа — платник податку отримала готівку із застосуванням платіжних карток, у тому числі з використанням особистого спеціального платіжного засобу, вона подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження.
Форма Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та порядок його складання затверджені наказом Міністерства доходів і зборів України від 24.12.2013 р. № 845 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання».
За матеріалами категорії 109.14 БЗ
коментар редакції
Про кошти на відрядження, отримані на особисту платіжну картку, відзвітуй!
Відрядження працівників — звичайна справа для багатьох підприємств. Перед направленням свого працівника у відрядження підприємство має «озброїти» його певною сумою грошових коштів, достатньою для покриття витрат на відрядження (проїзд, проживання, добові тощо), — так званим авансом.
Причому забезпечити коштами на відрядження роботодавець може як шляхом видачі працівнику готівкових грошових коштів, так і шляхом їх перерахування на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток. Про це свідчить п. 5 розд. І Інструкції № 59. І хоча ця Інструкція є обов’язковою тільки для підприємств, установ, організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, госпрозрахункові підприємства можуть «приміряти» її положення й на себе. До того ж можливість використання в цьому випадку платіжних карток випливає з п.п. 170.9.3 ПКУ. При цьому платіжні картки можуть бути не тільки корпоративними (належати підприємству), а й особистими (належати працівнику).
НБУ ніколи не заперечував проти видачі авансу шляхом перерахування грошових коштів на особисту платіжну картку співробітника (див., зокрема, лист НБУ від 03.08.2007 р. № 25-313/1474-7902). Майте на увазі: у цій ситуації грошові кошти вважаються виданими під звіт у момент їх зарахування на особистий поточний рахунок працівника, а не в момент списання коштів, як це відбувається у випадку застосування корпоративних платіжних карток (див. лист НБУ від 14.08.2009 р. № 25-313/2015-15472).
Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний відзвітувати про кількість і напрями використання виданих на відрядження грошових коштів шляхом заповнення та подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт* (далі — Звіт), а також повернути суму надмірно витрачених у відрядженні коштів (за їх наявності). У роз’ясненні, яке коментується, податківці зазначають, що в разі отримання авансу на особисту картку надати Звіт працівник повинен у строки, передбачені п.п. 170.9.3 ПКУ:
— до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження, якщо розрахунки здійснювалися готівкою, знятою із застосуванням платіжної картки;
— протягом 10 банківських днів, якщо розрахунки із застосуванням платіжної картки здійснювалися в безготівковій формі.
* За формою, затвердженою наказом Міндоходів від 24.12.2013 р. № 845.
Проте таку позицію фіскалів ми вважаємо неправильною. Річ у тім, що в п.п. 170.9.3 ПКУ йдеться виключно про корпоративні платіжні картки. На нашу думку, якщо працівник отримав аванс на відрядження на особисту платіжну картку, відзвітувати йому потрібно у стандартні строки, регламентовані п.п. 170.9.2 ПКУ, — до закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому він завершує відрядження. Адже спеціальних норм, що визначають строки подання Звіту для такого випадку, цим Кодексом не встановлено. Щоправда, попереджаємо вас: податківцям такий підхід навряд чи сподобається. Своєї позиції, викладеної в роз’ясненні, що коментується, вони дотримуються вже давно (див., зокрема, лист ДПСУ від 06.02.2012 р. № 2292/6/23-50.0214) і відступати від неї, судячи з усього, не збираються.
