Правовые вопросы возмещения расходов, понесенных работником при приобретении товаров для предприятия, и другие вопросы правомерности использования собственных наличных средств работниками предприятия для решения производственных (хозяйственных) вопросов регулируются ст. 1159, 1160 Гражданского кодекса Украины от 16 января 2003 года № 435-ІV.
Согласно п.п. 170.9.2 п. 170 ст. 170 Налогового кодекса Украины от 02 декабря 2010 года № 2755-VІ, с изменениями и дополнениями, отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, подается по форме, установленной центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование и реализующим государственную налоговую и таможенную политику, до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога:
а) завершает такую командировку;
б) завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего средства под отчет.
В соответствии с п. 2 Порядка составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденного приказом Министерства доходов и сборов Украины от 24.12.2013 г. № 845, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 20 января 2014 года под № 104/24881, Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), подается до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором плательщик налога завершает такую командировку или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет налогового агента плательщика налога, предоставившего средства под отчет.
Таким образом, в случае приобретения работником за собственные наличные средства товаров для нужд предприятия, использования собственных средств в командировке, в определенные законодательством сроки подается Отчет. При этом, поскольку действующим законодательством определены сроки отчетности именно за полученные под отчет средства на командировку и на выполнение гражданско-правовых действий, а также установлена норма налогообложения излишне израсходованных средств, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные сроки, то в случае несвоевременной подачи Отчета при приобретении за собственные средства товаров для нужд предприятия (использовании собственных средств в командировке) финансовые санкции не применяются.
По материалам категории 109.14 БЗ
комментарий редакции
Работником потрачены собственные средства для нужд предприятия: «отчетные» моменты
Ситуация, когда работник приобретает за счет собственных средств товары (услуги) для предприятия, не является экстраординарной. На практике она встречается нередко. Никаких запретов на этот счет законодательство не устанавливает. В свое время с этим соглашалось и Минтруда в письме от 10.08.2009 г. № 193/06/186-09. Причем отношения, возникающие в таком случае у работника с предприятием, будут носить гражданско-правовой характер, поскольку трудовые обязанности не могут предусматривать расходование собственных средств работника на нужды предприятия. Регулируются такие отношения гл. 79 ГКУ*.
* Заметим, что возможен также вариант, когда работник действует по поручению работодателя на основании соответствующего договора поручения. Тогда отношения между ними будут регулироваться гл. 68 ГКУ. Впрочем, отчитываться по израсходованным средствам работнику придется в том же порядке, что и при действии без предварительного поручения.
Так, работник, который потратил собственные денежные средства на нужды предприятия, должен при первой возможности сообщить о своих действиях работодателю (ч. 2 ст. 1158 ГКУ). В этом случае работник имеет право требовать от работодателя возмещения фактически понесенных расходов в интересах предприятия без получения предварительного согласия последнего (ч. 1 ст. 1160 ГКУ). Уведомление работодателя происходит путем подачи Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), с приложенными к нему оригиналами документов, подтверждающих размер понесенных расходов. Заметьте: работнику в таком случае не нужно заполнять графы предварительного получения аванса.
Несмотря на то что действующим законодательством предусмотрены сроки предоставления Отчета именно за полученные под отчет денежные средства, налоговики считают, что и в случае расходования на приобретение товаров (услуг) для нужд предприятия собственных денежных средств работник должен придерживаться общеустановленных сроков подачи Отчета. То есть отчитаться об израсходованных средствах он должен до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором приобрел товары (услуги) для хозяйственных (производственных) нужд предприятия (п.п. 170.9.2 НКУ).
Правда, тут же фискалы делают приятную оговорку: в случае несвоевременной подачи Отчета при приобретении за собственные средства товаров для нужд предприятия финансовые санкции не применяют. То есть работодателя нельзя привлечь к ответственности согласно абзацу пятому ст. 1 Указа № 436 (за превышение установленных сроков использования выданных под отчет наличных, а также за выдачу наличных средств под отчет без полного отчета о ранее выданных средствах), поскольку фактически наличные средства работнику не выдавались. Работнику в этом случае также ничего не грозит.
Кроме того, заметим: если на основании предоставленного работником Отчета работодатель возмещает ему понесенные на приобретение товаров (услуг) расходы, выплаченная сумма не будет включаться в налогооблагаемый доход такого работника. Но только в том случае, если все расходы надлежащим образом документально подтверждены.
