Правові питання відшкодування витрат, понесених працівником при придбанні товарів для підприємства, та інші питання правомірності використання власних готівкових коштів працівниками підприємства для вирішення виробничих (господарських) питань регулюються ст. 1159, 1160 Цивільного кодексу України від 16 січня 2003 року № 435-ІV.
Згідно з п.п. 170.9.2 п. 170 ст. 170 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VІ, із змінами та доповненнями, звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну податкову і митну політику, до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:
а) завершує таке відрядження;
б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.
Відповідно до п. 2 Порядку складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затвердженого наказом Міністерства доходів і зборів України від 24.12.2013 р. № 845, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 20 січня 2014 року за № 104/24881, Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), подається до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт.
Таким чином, у разі придбання працівником за власні готівкові кошти товарів для потреб підприємства, використання власних коштів у відрядженні у визначені законодавством строки подається Звіт. При цьому оскільки чинним законодавством визначено строки звітування саме за одержані під звіт кошти на відрядження та на виконання цивільно-правових дій, а також установлено норму оподаткування надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернених у встановлені строки, то у разі несвоєчасного подання Звіту при придбанні за власні кошти товарів для потреб підприємства (використанні власних коштів у відрядженні) фінансові санкції не застосовуються.
За матеріалами категорії 109.14 БЗ
коментар редакції
Працівником витрачено власні кошти для потреб підприємства: «звітні» моменти
Ситуація, коли працівник придбаває за рахунок власних коштів товари (послуги) для підприємства, не є екстраординарною. На практиці вона зустрічається нерідко. Жодних заборон із цього приводу законодавство не встановлює. Свого часу з цим погоджувалося й Мінпраці в листі від 10.08.2009 р. № 193/06/186-09. Причому відносини, що виникають у такому разі у працівника з підприємством, матимуть цивільно-правовий характер, оскільки трудові обов’язки не можуть передбачати витрачання власних коштів працівника на потреби підприємства. Регулюються такі відносини гл. 79 ЦКУ*.
* Зауважимо, що можливий також варіант, коли працівник діє за дорученням роботодавця на підставі відповідного договору доручення. Тоді відносини між ними регулюватимуться гл. 68 ЦКУ. Утім, звітувати щодо витрачених коштів працівнику доведеться в тому самому порядку, що й у разі дії без попереднього доручення.
Так, працівник, який витратив власні грошові кошти на потреби підприємства, повинен за першої нагоди повідомити про свої дії роботодавця (ч. 2 ст. 1158 ЦКУ). У цьому випадку працівник має право вимагати від роботодавця відшкодування фактично понесених витрат на користь підприємства без отримання попередньої згоди останнього (ч. 1 ст. 1160 ЦКУ). Повідомлення роботодавця відбувається шляхом подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт), з доданими до нього оригіналами документів, що підтверджують розмір понесених витрат. Зауважте: працівнику в такому разі не потрібно заповнювати графи попереднього отримання авансу.
Незважаючи на те що чинним законодавством передбачено строки подання Звіту саме за отримані під звіт грошові кошти, податківці вважають, що й у разі витрачання на придбання товарів (послуг) для потреб підприємства власних грошових коштів працівник повинен дотримуватися загальновстановлених строків подання Звіту. Тобто відзвітувати про витрачені кошти він повинен до закінчення 5-го банківського дня, наступного за днем, в якому придбав товари (послуги) для господарських (виробничих) потреб підприємства (п.п. 170.9.2 ПКУ).
Щоправда, тут же фіскали роблять приємне застереження: у разі несвоєчасного подання Звіту при придбанні за власні кошти товарів для потреб підприємства фінансові санкції не застосовують. Тобто роботодавця не можна притягнути до відповідальності згідно з абзацом п’ятим ст. 1 Указу № 436 (за перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звіту про раніше видані кошти), оскільки фактично готівкові кошти працівнику не видавалися. Працівнику у цьому випадку також нічого не загрожує.
Крім того, зазначимо: якщо на підставі наданого працівником Звіту роботодавець відшкодовує йому понесені на придбання товарів (послуг) витрати, виплачена сума не включатиметься до оподатковуваного доходу такого працівника. Але тільки в тому випадку, якщо всі витрати належним чином документально підтверджено.
