6.5. Порядок оформления ежегодных отпусков
Процедура оформления отпусков начинается с составления графика отпусков. Форма такого графика, как и сроки его составления, ни Законом об отпусках, ни КЗоТ не установлены. Поэтому вопросы относительно внешнего вида графика и предельного срока его разработки решаются на усмотрение предприятия.
При составлении графика отпусков учитывают определенные правила. Перечислим их.
1. В график включают всех работников предприятия, имеющих право на отпуск в соответствии со ст. 2 Закона об отпусках, в том числе совместителей. А вот физлица, выполняющие работы (предоставляющие услуги) на основании гражданско-правовых договоров, права на отпуск не имеют, а значит, и в график их включать не нужно.
2. Конкретные даты начала и окончания отпуска в графике обычно не указывают, а устанавливают только месяцы его начала и окончания (например, май — июнь). Ведь на момент наступления предположительной даты отпуска либо у работодателя, либо у работника могут измениться обстоятельства.
Конкретную дату начала и окончания отпуска после ее согласования работодатель доводит до сведения работника в письменной форме
3. При составлении графика учитывают как личные интересы работников и их возможности для отдыха, так и интересы производства. Поэтому каждый работник имеет право предложить наиболее благоприятный период для своего отпуска, однако конкретную дату необходимо согласовать с работодателем уже с учетом его интересов. Это не касается тех работников, которым отпуск должен быть предоставлен в любое удобное для них время. Перечень таких категорий работников определяют ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках, другие законы, коллективный или трудовой договор.
4. В график вносят все виды отпусков, на которые имеет право работник:
— основной ежегодный отпуск;
— дополнительные ежегодные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями труда, за особый характер труда, другие дополнительные отпуска, предусмотренные законодательством и/или коллективным договором;
— дополнительный отпуск работникам, имеющим детей.
Что касается учебных отпусков, то их в графике отражать не надо. Ведь начало такого отпуска не зависит ни от интересов производства, ни от желания самого работника. Конкретный период учебного отпуска будет указан в справке-вызове на сессию.
5. Продолжительность ежегодного основного отпуска, предоставляемого работникам за отработанный рабочий год, должна быть не меньше чем 24 календарных дня.
6. Если у работника есть неиспользованные дни отпусков за прошлые годы, то в графике на текущий год необходимо предусмотреть период и для их предоставления. Запомните: запрещается не предоставлять ежегодные отпуска полной продолжительности в течение 2 лет подряд, а также не предоставлять их в течение рабочего года лицам в возрасте до 18 лет и работникам, которые имеют право на ежегодные дополнительные отпуска за работу с вредными и тяжелыми условиями или с особым характером труда (ст. 11 Закона об отпусках).
7. При составлении графика отпусков учитывайте установленные ст. 12 Закона об отпусках правила разделения отпуска на части. Так, ежегодный отпуск по желанию работника может быть разделен на части любой продолжительности, при условии, что
основная непрерывная часть отпуска составляет не менее 14 календарных дней
Получается следующее:
— во-первых, разделение отпуска осуществляют по желанию работника, но с согласия работодателя;
— во-вторых, Законом об отпусках не установлено, что в первую очередь работником должна быть использована основная часть ежегодного отпуска продолжительностью 14 календарных дней (см. письмо Минтруда от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10). Единственное условие: неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск.
Как правило, сроки составления графика отпусков оговаривают в действующем на предприятии коллективном договоре.
Обычно инициатором разработки и составления графика отпусков на предстоящий год выступает руководитель предприятия. Именно он еще до начала следующего календарного года издает приказ (распоряжение) о составлении такого графика.
В график отпусков, при необходимости, можно внести необходимые изменения (например, в случае отзыва работника из отпуска и переноса неиспользованных дней на другой период). Однако сделать это можно только после согласования таких изменений со всеми заинтересованными сторонами.
Окончательный вариант графика отпусков согласовывают с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом. Затем график утверждает собственник или уполномоченный им орган.
Утвержденный график доводят до сведения всех работников предприятия. При этом ознакомить работников с графиком желательно под подпись, для чего в нем можно предусмотреть отдельную графу «Подпись работника».
Предлагаем вам пример приказа о составлении графика отпусков на предстоящий год. Кроме того, на с. 86 приведем образец сопроводительного письма в профком предприятия о согласовании графика.
Общество с ограниченной ответственностью «Капитал»
ПРИКАЗ
01.12.2014 г. Полтава № 158
О составлении графика отпусков на 2015 год
С целью выполнения требований трудового законодательства и руководствуясь ст. 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Ковальчук Н. М., начальнику отдела кадров:
1.1. Провести инструктаж руководителей структурных подразделений ООО «Капитал» относительно правил составления графиков отпусков возглавляемых ими структурных подразделений на 2015 год до 05.12.2014.
1.2. Разработать проект графика отпусков ООО «Капитал» на 2015 год на основании проектов графиков отпусков структурных подразделений ООО «Капитал» до 17.12.2014.
1.3. Направить проект графика отпусков ООО «Капитал» на 2015 год на согласование выборному органу первичной профсоюзной организации, действующему на предприятии, до 18.12.2014.
1.4. Предоставить согласованный график отпусков ООО «Капитал» на 2015 год на утверждение до 31.12.2014.
2. Руководителям структурных подразделений в срок до 12.12.2014:
2.1. Выяснить пожелания работников, находящихся в непосредственном подчинении, о времени предоставления им ежегодных отпусков.
2.2. Составить проекты графиков отпусков по возглавляемым структурным подразделениям на 2015 год по форме, разработанной отделом кадров, с учетом пожеланий работников, требований ч. 7 и 13 ст. 10 Закона Украины «Об отпусках» и интересов производства.
2.3. Проекты графиков отпусков возглавляемых структурных подразделений на 2015 год передать в отдел кадров.
Директор Борщ М. В. Борщ
Общество с ограниченной ответственностью «Капитал»
ул. Зеленая, 10, г. Полтава, 36003
тел. 45-45-45, тел./факс 56-68-62
Код ЕГРПОУ 24567898
Председателю
первичной профсоюзной
организации ООО «Капитал»
Борману К. К.
18.12.2014 № 458/2014 На № ______ от ____________
О согласовании графика отпусков на 2015 год
В соответствии со ст. 10 Закона Украины «Об отпусках» направляем для рассмотрения и согласования проект графика отпусков работников ООО «Капитал» на 2015 год и обоснование к нему.
Директор ООО «Капитал» Борщ М. В. Борщ
После согласования с профкомом (профсоюзным представителем) график отпусков утверждают либо приказом (распоряжением) руководителя предприятия, либо непосредственно грифом утверждения.
На с. 87 вы найдете образец приказа об утверждении графика отпусков.
Общество с ограниченной ответственностью «Капитал»
ПРИКАЗ
05.01.2015 г. Полтава № 2
Об утверждении графика отпусков на 2015 год
С целью выполнения требований трудового законодательства и руководствуясь ст. 10 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить график отпусков работников ООО «Капитал» на 2015 год.
2. Ковальчук Н. М., начальнику отдела кадров, довести до сведения всех работников ООО «Капитал» очередность предоставления отпусков в 2015 году, определенную графиком отпусков.
Директор Борщ М. В. Борщ
С приказом ознакомлен:
Начальник отдела кадров Ковальчук Н. М. Ковальчук
05.01.2015
В случае, когда график отпусков утверждают грифом утверждения (без составления приказа (распоряжения)), он должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности, подписи, инициала(ов), фамилии лица, утверждающего документ, и даты.
Утвержденный график отпусков обязаны соблюдать и работники предприятия, и работодатель.
Приведем фрагмент такого графика на с. 88.
УТВЕРЖДЕНО
Приказ ООО «Капитал»
от 05.01.2015 № 2
График отпусков работников ООО «Капитал» на 2015 год
| Табельный номер | Ф. И. О. | Наимено- | Должность | Вид отпуска | Количество кален- | Период предоста- | Рабочий год, за который предостав- | Отметка об исполь- | Примечание | Подпись работника |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
| <…> | ||||||||||
| 0025 | Носенко Л. А. | АУП | Референт | Ежегодный основной и дополнительный отпуск | 28 | Май, сентябрь | 10.05.2014 — 09.05.2015 | 18.05.2015 — 01.06.2015 (14 к. дн.), приказ от 12.05.2015 № 89-о, 01.09.2015 — 04.09.2015 (4 к. дн.), приказ от 25.08.2015 № 102-о | Остаток 10 к. дн. | Носенко 19.01.2015 |
| 0030 | Мирош- ник О. В. | АУП | Секретарь | Ежегодный основной отпуск | 24 | Март | 10.11.2013 — 09.11.2014 | 10.03.2015 — 02.04.2015 (24 к. дн.), приказ от 03.03.2015 № 15-о |
| Мирошник 19.01.2015 |
| <…> | ||||||||||
Начальник отдела кадров Ковальчук Н. М. Ковальчук
СОГЛАСОВАНО
Председатель первичной
профсоюзной организации
Борман К. К. Борман
30.12.2014
О конкретной дате начала ежегодного отпуска (в пределах месяцев, указанных в графике) работодатель обязан предупредить не позднее чем за 2 недели до установленного графиком срока. Сделать это можно двумя способами:
— составив и вручив работнику уведомление о дате начала отпуска;
— ознакомив работника с приказом о предоставлении ему отпуска.
Важно! Если работодатель забудет предупредить о начале отпуска в указанный выше срок, работник вправе потребовать перенести свой отпуск на другой период (п. 1 ч. 1 ст. 80 КЗоТ и п. 1 ч. 1 ст. 11 Закона об отпусках).
Уведомление о начале отпуска составляют в произвольной форме. Например, оно может выглядеть так:
Общество с ограниченной
ответственностью «Капитал»
Секретарю
Мирошник О. В.
УВЕДОМЛЕНИЕ
о предоставлении отпуска
19.02.2015 г. Полтава № 8
Уважаемая Ольга Владимировна!
В соответствии с графиком отпусков работников ООО «Капитал» на 2015 год ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня за рабочий год с 10.11.2013 по 09.11.2014 Вам будет предоставлен с 10.03.2015.
Начальник отдела кадров Ковальчук Н. М. Ковальчук
С уведомлением ознакомлен, один экземпляр получил:
Секретарь Мирошник О. В. Мирошник
19.02.2015
Следующий этап документального оформления предоставления отпусков — составление приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска. Его типовая форма № П-3 утверждена приказом № 489.
Основанием для составления такого приказа (распоряжения) является утвержденный график отпусков на соответствующий год.
Приведем пример приказа о предоставлении отпуска на с. 90.
Поскольку приведенная форма приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска носит рекомендательный характер, на практике многие предприятия составляют приказы в произвольной форме. Главное требование к приказу, составленному не по утвержденной форме, — он должен содержать все обязательные реквизиты типовой формы № П-3.
А как быть, если работнику неожиданно понадобилось уйти в отпуск в другое время, нежели это предусмотрено графиком, и работодатель при этом не возражает? В таком случае документальное оформление осуществляют следующим образом:
1) работник подает руководителю предприятия заявление о предоставлении отпуска,
согласованное со своим непосредственным начальником. В этом заявлении он указывает желаемую дату ухода в отпуск и продолжительность отпуска;
2) в соответствии с резолюцией, проставленной руководителем предприятия на заявлении работника, оформляют приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска.
Приведем образец заявления о предоставлении отпуска.
Директору ООО «Капитал»
Борщ М. В.
Экономиста I категории
планово-экономического отдела
Варченко Марины Артуровны
Заявление
Прошу предоставить мне ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня с 16 февраля 2015 года.
02.02.2015 Варченко
Заметим, что оформление ежегодных отпусков не ограничивается вопросами их предоставления. Так, в отдельных случаях, предусмотренных ст. 80 КЗоТ и ст. 11 Закона об отпусках, возникает необходимость в документальном оформлении переноса отпуска или отзыва работника из отпуска.
Условно все случаи переноса отпуска можно разделить на три группы:
1) по требованию работника;
2) в связи с непредвиденными обстоятельствами;
3) по инициативе работодателя.
После согласования новой даты ухода в отпуск издают приказ (распоряжение) о переносе отпуска и вносят соответствующие изменения в график отпусков.
Приведем пример заявления работника и приказа руководителя о переносе отпуска работника в связи с болезнью, наступившей в период такого отпуска.
Директору ООО «Молот»
Самусенко В. С.
сварщика 4 разряда
цеха металлоконструкций
Козуба Петра Афанасьевича
Заявление
Прошу перенести не использованную в связи с болезнью часть ежегодного основного отпуска продолжительностью 8 календарных дней на октябрь 2015 года.
23.01.2015 Козуб
Общество с ограниченной ответственностью «Молот»
ПРИКАЗ
27.01.2015 г. Ивано-Франковск № 3-о
О переносе отпуска в связи с болезнью
ПЕРЕНЕСТИ:
КОЗУБУ Петру Афанасьевичу, сварщику 4 разряда цеха металлоконструкций, не использованную в связи с временной нетрудоспособностью часть ежегодного отпуска продолжительностью 8 календарных дней на октябрь 2015 года.
Основание: 1. Заявление Козуба П. А. от 23.01.2015.
2. Листок нетрудоспособности серия АКА № 512546.
Директор Самусенко В. С. Самусенко
С приказом ознакомлен: Козуб П. А. Козуб
28.01.2015
А как документально оформить отзыв работника из отпуска на основании ч. 3 ст. 12 Закона об отпусках? Сейчас расскажем, но прежде напомним, что отзыв из отпуска возможен только при выполнении следующих условий:
1) причина отзыва работника из отпуска указана в ч. 3 ст. 12 Закона об отпусках либо предусмотрена действующим законодательством;
2) работник должен быть согласен на отзыв из отпуска. Свое согласие на отзыв из отпуска работник подтверждает письменно. Исключение — госслужащие, которые могут быть отозваны из отпуска без их согласия по решению руководителя соответствующего госоргана;
3) основная непрерывная часть предоставленного отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней. Это не означает, что сотрудника нельзя отозвать из отпуска до того момента, пока не пройдет 14 дней. Главное, чтобы это условие было соблюдено в дальнейшем при предоставлении работнику не использованных им дней отпуска;
4) неиспользованную часть ежегодного отпуска необходимо предоставить работнику по окончании действия причин, по которым он был отозван из отпуска, или по соглашению сторон перенести на другой период. В случае переноса отпуска учтите: неиспользованная его часть должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позже 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск (ст. 12 Закона об отпусках).
Отзыв работника из отпуска оформляют приказом руководителя предприятия (см. с. 93). ср.
Общество с ограниченной ответственностью «Улыбка»
ПРИКАЗ
13.01.2015 г. Днепропетровск № 1-о
Об отзыве из отпуска и предоставлении неиспользованной части отпуска
ОТОЗВАТЬ:
ТАТАРЧЕНКО Сергея Михайловича, механика цеха безалкогольных напитков, из ежегодного основного отпуска с 14.01.2015 в связи с поломкой производственного оборудования цеха безалкогольных напитков с предоставлением неиспользованной части отпуска продолжительностью 17 календарных дней после устранения поломки.
Основание:
1. Докладная записка начальника цеха безалкогольных напитков Щур П. П. от 12.01.2015.
2. Письменное согласие Татарченко С. М. на отзыв из отпуска.
3. Заявление Татарченко С. М. от 13.01.2015 с согласием на предоставление неиспользованной части ежегодного основного отпуска после устранения поломки производственного оборудования цеха безалкогольных напитков.
Директор Боровик С. К. Боровик
С приказом ознакомлен:
Механик Татарченко С. М. Татарченко
13.01.2015
6.6 Особенности оформления учебного отпуска
Работникам, которые совмещают работу с учебой, помимо ежегодных отпусков, законодательство гарантирует предоставление и оплату дополнительных отпусков в связи с обучением (далее — учебный отпуск)*.
* Продолжительность и условия предоставления учебных отпусков подробно рассмотрены в журнале «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, спецвыпуск № 4, с. 47.
Для того чтобы воспользоваться своим правом на такой отпуск, работник подает работодателю следующие документы:
1) заявление о предоставлении ему учебного отпуска;
2) справку-вызов учебного заведения на сессию — документ, оформленный учебным заведением, в котором работник обучается. Справка-вызов должна содержать следующую информацию:
— наименование учебного заведения;
— наименование предприятия, на котором работает студент;
— уровень аккредитации высшего учебного заведения (если работник получает высшее образование);
— фамилия, имя и отчество работника-студента;
— форма обучения;
— курс, на котором обучается работник;
— период сессии, установленный учебным заведением;
— основание для предоставления такого отпуска (для сдачи зачетов и экзаменов, установочных занятий, государственных экзаменов, для подготовки и защиты дипломной работы).
Обычно справка-вызов содержит также информацию об успеваемости работника-студента. Она является подтверждением того, что работник-студент обучается успешно.
На основании вышеуказанных документов работодатель издает приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска в связи с обучением.
Приведем образец заявления и приказа (распоряжения) о предоставлении учебного отпуска.
Директору ООО «Мираж»
Денисенко Р. П.
экономиста по труду
Павлюченко Павла Денисовича
Заявление
Прошу предоставить дополнительный оплачиваемый отпуск в связи с обучением в Харьковском национальном экономическом университете им. Семена Кузнеца продолжительностью 40 календарных дней с 12.01.2015 для сдачи зачетно-экзаменационной сессии.
К заявлению прилагаю справку-вызов на сессию от 05.01.2015 № 351.
05.01.2015 Павлюченко
6.7. Отпуск без сохранения заработной платы
Работники могут воспользоваться правом на отпуск без сохранения заработной платы на основании ст.. 84 КЗоТ, ст. 25 и 26 Закона об отпусках.
Отпуск «за свой счет» предоставляется:
— в обязательном порядке определенным категориям работников или при наступлении определенных обстоятельств на основании ст. 25 Закона об отпусках. В этом случае работодатель не имеет права отказать работнику в предоставлении отпуска;
— по договоренности сторон в соответствии со ст. 26 Закона об отпусках. Такой отпуск продолжительностью до 15 календарных дней в год может быть предоставлен с согласия руководителя любому работнику на основании просьбы последнего по семейным обстоятельствам или другим причинам*.
* Продолжительность и причины предоставления отпусков без сохранения заработной платы, предусмотренные Законом об отпусках, рассмотрены в журнале «Налоги и бухгалтерский учет», 2013, спецвыпуск № 4, с. 69.
Для предоставления любого из видов неоплачиваемых отпусков работник подает работодателю письменное заявление с указанием срока отпуска, даты его начала и причины, по которой он хочет уйти в такой отпуск. Если работник претендует на получение отпуска «за свой счет» на основании ст. 25 Закона об отпусках, он прилагает к заявлению документы, подтверждающие факт возникновения определенных обстоятельств.
После рассмотрения заявления работника руководитель издает приказ о предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы. С примером заявления и приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска «за свой счет» вы можете ознакомиться на с. 96 — 97.
Директору ООО «Мадагаскар»
Жиленко В. С.
инженера по охране труда
Титаренко Дмитрия Олеговича
Заявление
Прошу предоставить отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 15 календарных дней с 12.01.2015 по семейным обстоятельствам.
08.01.2015 Титаренко
