3.1. Структурные элементы текста документа
Деление текста на структурные элементы
В зависимости от специфики и объема конкретного документа его текст обычно делят на структурные элементы четырех уровней подчиненности:
— разделы;
— подразделы;
— пункты;
— подпункты.
Возможно также деление подпунктов на элементы более низкого уровня подчиненности (вторичные подпункты). Вместе с тем следует избегать излишней детализации и дробления текста, чтобы не затруднять его восприятие.
Если объем текста не превышает пяти страниц, его можно делить только на пункты или на пункты и подпункты, не присваивая им заголовки
Каждое законченное положение или требование документа обычно оформляют как отдельный структурный элемент, чтобы иметь возможность сослаться на него. Если такой необходимости нет, текст можно делить на абзацы, не нумеруя их.
Нумерация структурных элементов
Как предусматривает п. 6 ч. 8 разд. ІІ Правил № 1000/5, разделы документа нумеруют римскими цифрами.
Подразделы как составные части раздела нумеруют в пределах каждого раздела отдельно. При этом используют арабские цифры начиная с цифры «1».
Пункты и подпункты также нумеруют арабскими цифрами. Отправной точкой в нумерации пунктов в пределах структурного элемента (раздела или подраздела) является все та же цифра «1». Согласно абзацу первому п. 6 ч. 8 разд. ІІ Правил № 1000/5 пункты следует нумеровать цифрами с точкой, а подпункты — цифрами со скобкой.
В то же время, если подпункты в свою очередь делятся на нумерованные вторичные подпункты, применять этот метод нумерации неудобно. В такой ситуации более уместно использовать правила нумерации, предусмотренные ДСТУ 1.5. В соответствии с ними номер подпункта содержит номер структурного элемента более высокого уровня подчиненности (раздела, подраздела или пункта) и порядковый номер подпункта в пределах пункта, разделенные точкой. Например: 1.1.2.
Если структурный элемент документа имеет лишь один элемент низшего уровня подчиненности, то этот элемент не нумеруют
Если элемент высшего уровня подчиненности имеет сведения, касающиеся всех элементов низшего уровня, то эти сведения размещают сразу после заголовка структурного элемента высшего уровня и не нумеруют.
Упомянув о заголовке, не можем не остановиться на нем более подробно.
Заголовки структурных элементов
Разделы и подразделы могут иметь заголовки. В пределах одного структурного элемента не допускайте ситуации, когда озаглавлены одни структурные элементы низшего уровня подчиненности и не озаглавлены другие элементы того же уровня подчиненности.
Заголовок формулируют так, чтобы он отражал содержание структурного элемента (раздела, подраздела).
Существуют такие рекомендации по печати заголовков:
— разделов — с абзаца прописными буквами полужирным шрифтом (допускается написание строчными буквами с первой прописной);
— подразделов и других структурных элементов низшего уровня подчиненности — строчными буквами с первой прописной с абзаца полужирным шрифтом.
В зависимости от содержания и оформления конкретного документа заголовки структурных элементов можно располагать посередине строки или без абзацного отступа.
В конце заголовка точку не ставят
Если заголовок состоит из нескольких предложений, их разделяют точкой. Разрывать слова знаком переноса в заголовках не рекомендуется.
3.2. Оформляем составляющие текста
Изложение текста документа
Текст документа должен быть кратким, точным, логически последовательным и не допускать различных толкований. При изложении текста следует придерживаться правил правописания, используя деловой стиль речи, приемлемый для служебных документов.
Текст должен касаться того вопроса, который сформулирован в заголовке к тексту, четко отражать причину и цель создания документа, раскрывать суть конкретного дела, содержать аргументы, доказательства, выводы, предложения.
На предприятиях, которые действуют по принципу единоначалия, текст распорядительного документа излагают от первого лица (ПРИКАЗЫВАЮ — в приказах, ОБЯЗЫВАЮ — в распоряжениях).
В распорядительных документах коллегиальных органов применяют форму изложения текста от третьего лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШАЕТ, ОБЯЗЫВАЕТ).
В протоколах применяют форму изложения текста от третьего лица множественного числа по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).
В переписке применяется форма изложения текста от первого лица множественного числа (считаем, высылаем, просим, предлагаем) или от третьего лица единственного числа (например: институт не возражает).
Если документ составлен должностным лицом и адресован руководителю предприятия или структурного подразделения (докладная записка, пояснительная записка, заявление), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (предлагаю, считаю, прошу).
При изложении обязательных требований в тексте нужно применять следующие слова и словосочетания: «необходимо», «следует», «требуется, чтобы», «должен», «обязан», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует». При изложении других положений используют слова: «можно», «могут быть», «при необходимости», «могут иметь», «в случае», «разрешено» и т. д.
Необходимо использовать безличную форму изложения текста документа, например: «отмечено в приказе». Допускается использовать повествовательную форму, например: «выполняют», «применяют», «указывают» и т. п.
В документах необходимо пользоваться стандартизованной научно-технической терминологией, установленной стандартами на термины и определения понятий.
Если стандартизованные термины отсутствуют, следует пользоваться академическим словарем украинского (русского) языка.
В документе не рекомендуется использовать иностранные слова и термины, если есть равнозначные слова и термины в украинском (русском) языке.
В тексте документа нельзя применять:
— обороты разговорной речи;
— средства художественной литературы (образность, метафоры и т. п.);
— техницизмы и профессионализмы;
— в одном документе для одного понятия различные научно-технические термины;
— сокращения слов, кроме установленных правилами орфографии и действующими стандартами;
— падежные окончания при инициальных сокращениях, которые не склоняются*.
* В частности, не склоняются инициальные аббревиатуры, которые читаются по названиям букв (ПТУ, МВД, ГСМ, МБП и т. п.).
Когда приводят наибольшее или наименьшее значение величины, рекомендуется применять словосочетание «должно быть не более (не менее)». А когда приводят допустимые значения отклонений от указанных норм и требований, граничные значения допустимых погрешностей измерения, следует применять словосочетания: «не должен быть более (менее)» и «не должен превышать».
Для характеристики параметров с отрицательными значениями применяют словосочетания «должен быть не хуже чем» и «лучше чем».
Римские цифры могут применять при обозначении категории, класса изделия, кварталов года, полугодий. В остальных случаях обычно используют арабские цифры.
Римские цифры, а также даты и количественные числительные, приведенные арабскими цифрами, не должны иметь падежных окончаний
В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не рекомендовано применять:
— математический знак минус (-) перед отрицательными значениями величин (рекомендуется писать слово «минус»);
— знак «Ø» для обозначения диаметра (лучше писать слово «диаметр»). А вот при указании размера или предельных отклонений диаметра на рисунках перед его числовым значением ставят знак «Ø»;
— без числовых значений математические знаки, например > (больше), < (меньше), = (равно), ≥ (больше или равно), ≤ (меньше или равно), ≠ (не равно), а также знаки № (номер), % (процент) и °С (градус Цельсия);
— обозначение единицы физической величины, если не приводят ее числовое значение. В случае необходимости эту единицу указывают полностью словами, а не условным обозначением (например, «размер в миллиметрах», а не «размер в мм»).
В тексте документа может приводиться наименование предприятия. При этом в обычных текущих документах полное наименование предприятия указывают только один раз, а далее заменяют его сокращенным наименованием. Аббревиатуры применяют для того, чтобы избежать повторения многословных наименований в документе.
Наименования предприятий и продукции рекомендуется сокращать с соблюдением норм правописания и требований ДСТУ 3582.
Сокращенные наименования образуют следующими способами:
— по первым буквам слов, входящих в наименование. Аббревиатуры пишут слитно и буквы в них не разделяют точками (например, ХНАТОБ);
— по начальным слогам слов, входящих в наименование (например, Электротяжмаш);
— смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично — из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй — строчными (например, НИИдормаш).
Подбирая тип сокращения, ориентируйтесь на такие требования:
— сокращение должно быть понятным и легко «разворачиваться» в полное наименование;
— сокращение не должно совпадать по форме с уже имеющимся в языке словом или сокращением;
— не должны нарушаться нормы литературного языка;
— сокращения, являющиеся названиями предприятий, а также марок изделий, пишутся с прописной буквы;
— в сложносокращенных именах собственных, составленных из усеченного слова и буквенной аббревиатуры, первая буква пишется прописная, например КрАЗ (Кременчугский автомобильный завод).
Но имейте в виду:
нельзя произвольно сокращать наименование предприятия
Следует использовать то сокращение, которое зафиксировано в учредительных документах.
Перечни
Внутри пунктов или подпунктов при необходимости могут быть приведены перечни.
Заголовок перечня заканчивают знаком «:». Текст каждого пункта перечня начинают со строчной буквы, а заканчивают знаком «;», кроме последнего, который заканчивают точкой.
Перед каждой позицией перечня ставят тире, а при необходимости ссылки в тексте документа на одну из позиций перечня — строчную букву или цифру, после которой ставится скобка (например, «а)» или «1)»).
Если в тексте есть перечни разных уровней подчиненности, то их обозначают следующим образом:
— высший уровень — строчными буквами украинского (или русского) алфавита;
— средний уровень — арабскими цифрами;
— низший уровень — знаками «тире».
Выглядит это следующим образом:
Заметьте: не рекомендовано в пределах одного структурного элемента использовать перечни с одинаковым буквенным или цифровым обозначением их позиций.
Текст перечня отделяют от обозначения позиции перечня пробелом.
Текст каждой позиции перечня следует начинать с маленькой буквы с абзацного отступа относительно предыдущего уровня подчиненности.
Приложения
Материал, который дополняет или делает наглядным положения документа, часто размещают в приложениях. При этом приложения к документу могут быть трех видов:
— утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (инструкции, положения, правила и др., которые утверждаются и вводятся в действие приказами, распоряжениями и т. п.);
— поясняющие или дополняющие содержание основного документа (таблицы большого формата, расчеты, графический материал, описания алгоритмов, аппаратуры, приборов и др.);
— являющиеся самостоятельными документами. В документах-приложениях должны быть все необходимые реквизиты (см. с. 6).
Приложение к распорядительному документу должно иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер (знак № перед цифровым обозначением приложения не ставят). Отметку делают в верхнем правом углу первого листа приложения.
Например:
Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4. Допускается оформлять приложения на листах других форматов.
Текст приложения при необходимости можно делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты. При этом разделы, подразделы, пункты, подпункты, а также таблицы, рисунки и формулы нумеруют в пределах каждого приложения по тем же правилам нумерации, что и в основном тексте.
Если к распорядительному документу есть только одно приложение, его не нумеруют
Сноски
Для пояснения отдельных данных, приведенных в документе, применяют надстрочные знаки — сноски. Такими знаками могут служить арабские цифры со скобкой (например, 1)) или звездочки (*). Не рекомендовано применять более четырех звездочек на одной странице.
Нумерация сносок отдельная для каждой страницы
Знак сноски ставят непосредственно после слова, числа, символа, предложения, которого касается пояснение. Тот же знак ставят и перед текстом соответствующего пояснения.
Пояснительный текст сноски располагают с абзацного отступа в конце страницы, на которой она обозначена. Сноску отделяют от основного текста тонкой горизонтальной линией длиной от 23 мм с левой стороны страницы.
Пояснительный текст сноски к данным, расположенным в таблице, приводят над линией, обозначающей окончание таблицы. Сноску отделяют от основной части таблицы тонкой сплошной линией. Нумерация сносок, которые относятся к таблице, должна быть сквозная.
Обратите внимание: если на странице есть сноски в тексте и сноски в таблице, их рекомендуется оформлять разными знаками.
Примечания
Примечания приводят в документах, если необходимы пояснения или справочные данные к содержанию текста, таблиц или рисунков. Заметьте: примечания не должны содержать требований.
Примечания следует помещать непосредственно после текста, фрагмента рисунка или в конце таблицы, к которым они относятся. Примечание к таблице помещают над линией, обозначающей окончание таблицы. Его отделяют от основной части таблицы сплошной линией.
Если примечание одно, то после слова «Примечание» ставят точку. Слово «Примечание» рекомендуется печатать полужирным шрифтом меньшего размера с прописной буквы с абзаца. Далее в той же строке через интервал с прописной буквы печатают текст самого примечания светлым шрифтом меньшего размера.
Если примечаний два или больше, их приводят после текста, к которому они относятся, и нумеруют арабскими цифрами.
Например:
Ссылки
В текстовом документе можно ссылаться на пункты (подпункты) этого документа, нормативные и другие документы при условии, что они полностью и однозначно определяют соответствующие требования и не вызывают затруднений в пользовании документом.
Ссылаясь на сам документ в целом, используют форму «Данный документ...». При ссылках на элементы текста документа указывают соответственно на номера разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, позиций перечней, рисунков, формул, таблиц, приложений. В свою очередь, при ссылках на приложения также указывают на номера их разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, позиций перечней, рисунков, формул и таблиц. При ссылках на таблицы указывают на графы (колонки) и строки таблиц документа.
Ссылаясь, рекомендуется использовать следующие словосочетания: «в соответствии с разделом 5», «согласно 1.2», «(рисунок 3)», «согласно формуле (4)», «в соответствии с таблицей 2.1», «(приложение 1)» и т. п. На элементы таблицы ссылаются так: «строка 2 таблицы 7», «графа 4 таблицы 2». Также можно использовать общепринятые или стандартизованные сокращения: «согласно рис. 2», «в соответствии с разд. 3», «см. рис. 5».
При ссылке на позиции перечня указывайте номер пункта (подпункта) документа и номер позиции перечня, разделенные запятой
Если перечни имеют несколько уровней подчиненности, указывают все эти уровни. Например: «согласно 3.1.4, 1)», «в соответствии с 5.2.3, б), 2)».
Ссылаясь на структурный элемент документа (раздел, пункт, подпункт), номером которого является одно число, следует приводить название этого элемента полностью, например: «в соответствии с разделом 4». Если номер составлен из чисел, объединенных точкой, название структурного элемента можно не указывать, например: «согласно 1.5», «в соответствии с 6.2.1».
Сокращения
Когда есть необходимость передать как можно большее количество информации при минимуме используемых средств или сэкономить место ввиду ограниченной площади документа, в тексте делают сокращения слов. Вместе с тем заметим: злоупотреблять сокращениями не следует, поскольку это может затруднить чтение документа. Лаконичный, хорошо структурированный документ с оптимальным числом сокращений — залог того, что изложенный в нем вопрос будет правильно понят и своевременно рассмотрен.
Сокращению подлежат различные части речи.
В современном языке применяют следующие способы сокращений слов и словосочетаний: инициальные аббревиации (буквенные аббревиатуры), сложносокращенные слова и графические сокращения.
Инициальная аббревиация — это способ создания слов из начальных букв и звуков. Аббревиатуры разделяют на читаемые:
— по названиям букв (МЧС, МВД, ДСТУ, ОРД и др.);
— по звукам, обозначаемым буквами (например, вуз);
— в одной своей части по названиям букв, а в другой — по звукам.
Сложносокращенные слова могут быть составлены из сочетаний:
— усеченных слов и полных слов (горсовет, продтовары, спецодежда и др.);
— одних усеченных слов (завхоз, профком).
Сложносокращенные слова всегда пишут слитно
При графических сокращениях опущенные буквы или слоги обозначают:
— точкой — при отсечении конечной части слова (укр. — украинский);
— дефисом — при высекании средней части слова (пр-во — производство) или если соединяются первые буквы частей сложного слова (с.-х. — сельскохозяйственный);
— косой чертой — при отсечении конечной части слов словосочетания (п/п — по порядку).
В документах разрешено употреблять общепринятые сокращения, установленные правилами орфографии и ДСТУ 3582 или ГОСТ 7.12 (в зависимости от языка, на котором составлен документ).
Например:
сантиметр — см;
научно-исследовательский институт — НИИ.
Если в документе принята особая система сокращения слов или наименований, то в нем должен быть приведен перечень принятых сокращений. Полную запись сокращенного слова или словосочетания приводят тогда, когда их впервые упоминают в тексте документа. После этого в скобках указывают их сокращение (аббревиатуру). При дальнейших упоминаниях рекомендуется использовать принятое сокращение без падежных окончаний. Если отсутствие падежных окончаний вызывает неоднозначное толкование положений документа, слово приводят полностью.
В общем случае
для всех грамматических форм одного и того же слова применяют одно и то же сокращение, независимо от рода, числа, падежа и времени
В то же время в отдельных случаях при сокращении существительных учитываются падежные окончания единственного или множественного числа.
Например:
университет — ун-т;
университеты — ун-ты.
Недопустимо одно сокращение для двух разных по значению слов, кроме случаев, когда эти сокращения применяются при цифрах и фамилиях, перед географическими названиями и определенными словами. Например, сокращение «авт.» — и автор, и автономный (перед словами: область, округ, республика); сокращение «с. » — и село, и страница.
При сокращении слов применяют отсечение (отбрасывание двух или более букв в конце слова), стяжение (выборочный пропуск согласных и гласных букв) или сочетание этих приемов. При этом должно оставаться не менее двух букв, независимо от используемого приема.
Точку не ставят при стяжении и ставят при отсечении (например: гривня — грн; администрация — админ.).
Сокращение слова до одной начальной буквы допускается только для общепринятых сокращений и отдельных слов.
Например:
год — г.;
век — в.;
страница — с.
Если отсекаемой части слова предшествует буква «й» или гласная буква, при сокращении следует сохранить следующую за ней согласную (например, калийный — калийн.).
В случае, когда отсекаемой части слова предшествует буква «ь», слово при сокращении должно оканчиваться на стоящую перед ней согласную (например, сельский — сел.).
Если отсекаемой части слова предшествует удвоенная согласная, при сокращении сохраняют одну из согласных (например, осенний — осен.).
При двух разных или нескольких согласных сокращение следует делать после последней согласной (например, искусственный — искусств., а не искус., или искусс., или искусст.).
Если слово можно сократить отсечением различного количества букв, при его сокращении следует опускать максимальное количество букв (например, фундаментальный — фундам., а не фундаментал., фундамент.).
В случае затруднений в понимании текста нужно применять более полную форму сокращения.
Прилагательные и причастия, оканчивающиеся на:
сокращают отсечением этой части слова.
Прилагательные, оканчивающиеся на -графический, -логический, -номический, сокращают отсечением следующих частей слова: -афический, -огический, -омический.
Например:
географический — геогр.;
биологический — биол.;
астрономический — астрон.
Кроме того, ДСТУ 3582 и ГОСТ 7.12 предусматривают особые случаи сокращения слов, которыми можно руководствоваться при составлении документов.
Помните: если сокращению подлежит только одна буква, слово не сокращают!
Таблицы
Изложение текста документа в виде таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Как правило, в виде таблиц оформляют цифровой материал.
На все таблицы должны быть приведены ссылки в тексте документа. При ссылке пишут слово «таблица» с указанием ее номера.
Таблицы, за исключением таблиц приложений, нумеруют арабскими цифрами сквозной нумерацией начиная с цифры 1. Если в тексте только одна таблица, ее обозначают «Таблица 1». Таблицы каждого приложения нумеруют отдельно арабскими цифрами.
Допускается нумеровать таблицы в пределах раздела. В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой, например: «Таблица 1.1».
Название таблицы должно отражать ее содержание, быть точным и кратким
Если из текста документа следует содержание таблицы, то название ей можно не давать.
Название помещают над таблицей и печатают с прописной буквы после слова «Таблица» и ее номера. При этом между номером и названием таблицы п.п. 5.4.1.8 ДСТУ 1.5 требует ставить тире. Как мы уже упоминали, этот ДСТУ регулирует порядок оформления стандартов и других нормативных документов национального уровня. Однако не запрещено его нормы распространять на составление организационно-распорядительных документов предприятия.
Слово «Таблица» и ее номер рекомендуется выделять полужирным шрифтом. Их печатают над верхним левым углом таблицы.
Например:
При переносе части таблицы на ту же или другую страницу название помещают только над первой частью таблицы. Над другими ее частями указывают только номер таблицы со следующей надписью:
Заголовки граф и строк таблицы пишут с прописной буквы. Подзаголовки граф начинают:
— со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком;
— с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение.
В конце заголовков и подзаголовков граф точки не ставят.
Заголовки и подзаголовки граф предпочтительнее указывать в единственном числе. Как правило, это существительные в именительном падеже.
Заголовки граф и текст строк таблицы располагают центрированным или левосторонним способом в зависимости от специфики таблицы.
Разделять заголовки и подзаголовки боковика и граф диагональными линиями не рекомендуется. Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, можно не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.
Шапку таблицы обязательно отделяют горизонтальной линией от остальной части таблицы
Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф.
Графы таблицы могут быть пронумерованы арабскими цифрами, если:
— в тексте документа необходимо сослаться на определенную графу;
— таблицу нужно перенести на следующую страницу. В этом случае шапку таблицы на последующих страницах полностью не приводят.
При необходимости нумерации показателей, параметров или других данных порядковые номера указывают в первой графе (боковике) таблицы непосредственно перед их наименованием (см. рис. 3.2 на с. 36). В отдельных случаях, например при большом количестве параметров, в таблицу может быть включена специальная графа «Номер по порядку».
В зависимости от размера таблицу помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или как можно ближе к ее первому упоминанию — на следующей странице, а при необходимости — в приложении к документу.
Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа (альбомное расположение).
Если графы или строки таблицы выходят за формат страницы, ее делят на части, помещая одну часть под другой или рядом. При этом в каждой части таблицы повторяют ее шапку и/или боковик. При делении таблицы на части допускается ее шапку и боковик заменять номерами граф и строк, обязательно проставив эти номера в первой части таблицы.
Таблицу слева, справа, сверху и снизу преимущественно ограничивают линиями. Если в конце страницы таблица прерывается и ее продолжение переходит на следующую страницу, в первой части таблицы нижнюю ограничительную горизонтальную линию можно не проводить (см. рис. 3.3). Если таблица прерывается справа, т. е. часть граф переносится ниже или на другую страницу, в первой части таблицы правую ограничительную вертикальную линию также можно не проводить.
Таблицы с небольшим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть рядом с другой на одной странице. При этом повторяют шапку таблицы (см. рис. 3.4 на с. 37).
Если в тексте документа нужно показать форму таблицы, ее приводят как заполненную шапку таблицы.
А теперь приведем основные правила, которые нужно учитывать при заполнении таблиц.
В заголовке графы или строки единицу физической либо экономической величины пишут после названия этой величины, между ними ставят запятую (см. рис. 3.2 на с. 36). Если все показатели, приведенные в графах таблицы, выражены в одной и той же единице, то ее обозначение помещают над таблицей справа, а при делении таблицы на части — над каждой частью (см. рис. 3.3 на с. 36). В таком случае в колонках ее уже не указывают.
Если в большинстве граф таблицы приведены показатели, выраженные в одних и тех же единицах (например, в миллиметрах, вольтах), но есть графы с показателями, выраженными в других единицах, то над таблицей пишут наименование преобладающего показателя и обозначение его величины. Например: «Размеры в миллиметрах», «Напряжение в вольтах», «Количество в штуках». При этом в заголовках остальных граф приводят наименование показателей и (или) обозначения других единиц физических либо экономических величин (см. рис. 3.1 на с. 35).
Для сокращения текста заголовков и подзаголовков граф отдельные понятия заменяют буквенными обозначениями, установленными ГОСТ 2.321, ДСТУ 3651.0, 3651.1, 3651.2 или другими обозначениями, если они пояснены в тексте или приведены на иллюстрациях. Например: D — диаметр, H — высота, L — длина. Показатели с одним и тем же буквенным обозначением группируют последовательно в порядке возрастания их индексов (см. рис. 3.1 на с. 35).
Ограничительные слова «более», «не более», «менее», «не менее» и др. помещают в одной строке или графе таблицы с наименованием соответствующего показателя после обозначения его единицы, если они относятся ко всей строке или графе. При этом после наименования показателя перед ограничительными словами ставят запятую (см. рис. 3.1 на с. 35).
Числовые значения величин, одинаковые для нескольких строк, допускается указывать один раз (см. рис. 3.1 на с. 35).
Обозначения, приведенные в заголовках граф таблицы, должны быть пояснены в тексте или графическом материале документа.
Предельные отклонения, относящиеся ко всем числовым значениям величин, помещенным в одной графе, указывают в шапке таблицы под наименованием или обозначением показателя (см. рис. 3.5).
При отсутствии отдельных данных в таблице ставят прочерк (тире) (см. рис. 3.3 на с. 36).
Если в таблицах указывают интервалы чисел, их записывают следующим образом: «От ... до ... включ.», «Сверх ... до ... включ.». Также допускается ставить тире между начальным и конечным числами, как показано на рис. 3.6.
Если в колонке повторяется текст, состоящий из двух и более слов, то при первом повторении его заменяют словами «То же», а далее — кавычками. Не рекомендуется заменять кавычками повторяющиеся в таблице цифры, математические знаки, знаки процента и номера, а также обозначения марок материалов и типоразмеров продукции.
Для пояснения отдельных данных таблицы можно делать сноски. Порядок оформления сносок приведен на с. 31.
Если в таблице есть сноски и примечания, сначала приводят сноски, потом — примечания
Числовые значения показателя вписывают на уровне первой строки его наименования. Также на уровне первой строки наименования показателя записывают его значения, приведенные в виде текста.
Цифры в графах таблицы рекомендуется проставлять так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим, если они относятся к одному показателю. В одной графе должно быть соблюдено, как правило, одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.
Рисунки
Иллюстрации приобщают к тексту для наглядности изложенных в документе положений, концепций, данных и т. п. Все графические материалы (графики, диаграммы, рисунки, схемы, чертежи, эскизы и др.) должны иметь одинаковую подпись: «Рисунок».
Рисунок располагают сразу после текста, где впервые ссылаются на него, или как можно ближе к такому тексту (на следующей странице), а при необходимости — в приложении к документу.
Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, нумеруют арабскими цифрами сквозной нумерацией. Если в тексте только один рисунок, его нумеруют так: «Рисунок 1».
Иллюстрации каждого приложения должны иметь отдельную нумерацию. При этом также применяют арабские цифры.
Можно нумеровать иллюстрации в пределах раздела. В этом случае номер иллюстрации состоит из номера раздела и порядкового номера иллюстрации, разделенных точкой (например, «Рисунок 1.1»).
Иллюстрации при необходимости могут иметь название и пояснительные данные (подрисуночный текст). Название рисунка должно отражать его содержание, быть конкретным и кратким. В случае, когда из текста документа понятен смысл рисунка, название ему можно не присваивать.
Если название все-таки есть, его печатают с прописной буквы после слова «Рисунок» и его номера. При этом ДСТУ 1.5, регулирующий порядок составления стандартов и других нормативных документов национального уровня, требует разделять номер и название рисунка знаком тире. Таким же образом можно оформлять иллюстрации к организационно-распорядительным документам предприятия.
Слово «Рисунок» и его обозначение (номер), как правило, выделяют полужирным шрифтом и располагают под рисунком по центру.
Например:
Если есть пояснительные данные к рисунку, их приводят непосредственно после графического материала перед названием рисунка.
Рисунок, как правило, выполняют на одной странице. Если он не помещается, его можно перенести на следующие страницы. В этом случае наименование рисунка указывают только на первой странице. Пояснительные данные приводят на тех страницах, которых они касаются, и под ними печатают:
Мы рассмотрели порядок оформления основных реквизитов. А теперь перейдем к особенностям составления различных видов документов.
выводы
- В зависимости от специфики и объема конкретного документа его текст можно делить на структурные элементы: разделы, подразделы, пункты, подпункты.
- Структурные элементы нумеруют арабскими цифрами начиная с цифры «1».
- При составлении текста документа можно руководствоваться правилами, установленными ДСТУ 1.5.
