Рекомендації щодо складання тексту документа

3.1. Структурні елементи тексту документа

Поділ тексту на структурні елементи

Залежно від специфіки та обсягу конкретного документа його текст зазвичай ділять на структурні елементи чотирьох рівнів підпорядкованості:

— розділи;

— підрозділи;

— пункти;

— підпункти.

Можливий також поділ підпунктів на елементи нижчого рівня підпорядкованості (вторинні підпункти). Водночас слід уникати надмірної деталізації та дроблення тексту, щоб не ускладнювати його сприйняття.

Якщо обсяг тексту не перевищує п’яти сторінок, його можна ділити тільки на пункти або на пункти та підпункти, не присвоюючи їм заголовки

Кожне закінчене положення або вимогу документа зазвичай оформляють як окремий структурний елемент, щоб мати можливість послатися на нього. Якщо такої необхідності немає, текст можна ділити на абзаци, не нумеруючи їх.

Нумерація структурних елементів

Як передбачає п. 6 ч. 8 розд. ІІ Правил № 1000/5, розділи документа нумерують римськими цифрами.

Підрозділи як складові частини розділу нумерують у межах кожного розділу окремо. При цьому використовують арабські цифри починаючи з цифри «1».

Пункти та підпункти також нумерують арабськими цифрами. Відправною точкою в нумерації пунктів у межах структурного елемента (розділу або підрозділу) є та сама цифра «1».

Згідно з абзацом першим п. 6 ч. 8 розд. ІІ Правил № 1000/5 пункти слід нумерувати цифрами з крапкою, а підпункти — цифрами з дужкою. У той же час, якщо підпункти в свою чергу поділяються на нумеровані вторинні підпункти, застосовувати цей метод нумерації незручно.

У такій ситуації більш доречно використовувати правила нумерації, передбачені ДСТУ 1.5. Відповідно до них номер підпункту містить номер структурного елемента вищого рівня підпорядкованості (розділу, підрозділу або пункту) і порядковий номер підпункту в межах пункту, розділені крапкою. Наприклад: 1.1.2.

Якщо структурний елемент документа має тільки один елемент нижчого рівня підпорядкованості, то цей елемент не нумерують

Якщо елемент вищого рівня підпорядкованості має відомості, що стосуються всіх елементів нижчого рівня, то ці відомості розміщують одразу після заголовка структурного елемента вищого рівня і не нумерують.

Згадавши про заголовок, не можемо не зупинитися на ньому детальніше.

Заголовки структурних елементів

Розділи та підрозділи можуть мати заголовки. У межах одного структурного елемента не допускайте ситуації, коли одні структурні елементи нижчого рівня підпорядкованості мають заголовки, а інші елементи того самого рівня підпорядкованості — ні.

Заголовок формулюють так, щоб він відображав зміст структурного елемента (розділу, підрозділу).

Існують такі рекомендації щодо друку заголовків:

— розділів — з абзацу великими літерами напівгрубим шрифтом (допускається написання малими буквами з першої великої);

— підрозділів та інших структурних елементів нижчого рівня підпорядкованості — малими літерами з першої великої з абзацу напівгрубим шрифтом.

Залежно від змісту та оформлення конкретного документа заголовки структурних елементів можна розташовувати посередині рядка або без абзацного відступу.

У кінці заголовка крапку не ставлять

Якщо заголовок складається з декількох речень, їх розділяють крапкою. Розривати слова знаком перенесення в заголовках не рекомендується.

3.2. Оформляємо складові тексту

Викладення тексту документа

Текст документа має бути стислим, точним, логічно послідовним і не допускати різних тлумачень. При викладенні тексту слід дотримуватися правил правопису, використовуючи діловий стиль мовлення, прийнятний для службових документів.

Текст повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту, чітко відображати причину й мету створення документа, розкривати суть конкретної справи, містити аргументи, висновки, пропозиції.

На підприємствах, що діють за принципом єдиноначальності, текст розпорядчого документа викладають від першої особи (НАКАЗУЮ — у наказах, ЗОБОВ’ЯЗУЮ — у розпорядженнях).

У розпорядчих документах колегіальних органів застосовують форму викладення тексту від третьої особи однини (ПОСТАНОВЛЯЄ, ВИРІШУЄ, ЗОБОВ’ЯЗУЄ).

У протоколах застосовують форму викладення тексту від третьої особи множини за схемою: СЛУХАЛИ — ВИСТУПИЛИ — ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

У листуванні застосовується форма викладення тексту від першої особи множини (вважаємо, надсилаємо, просимо, пропонуємо) або від третьої особи однини (наприклад: інститут не заперечує).

Якщо документ складено посадовою особою і адресовано керівнику підприємства або структурного підрозділу (доповідна записка, пояснювальна записка, заява), застосовується форма викладення тексту від першої особи однини (пропоную, вважаю, прошу).

При викладенні обов’язкових вимог у тексті потрібно застосовувати такі слова та словосполучення: «потрібно», «треба», «треба, щоб», «повинен», «має», «дозволено тільки», «не можна», «заборонено», «не слід». При викладенні інших положень використовують слова: «можна», «можуть бути», «за потреби», «можуть мати», «у разі», «дозволено» тощо.

Необхідно використовувати безособову форму викладення тексту документа, наприклад: «зазначено в наказі».

Допускається використовувати оповідну форму, наприклад: «виконують», «застосовують», «вказують» тощо.

У документах необхідно користуватися стандартизованою науково-технічною термінологією, установленою стандартами на терміни та визначення понять. Якщо стандартизовані терміни відсутні, слід користуватися академічним словником української мови.

У документі не рекомендується використовувати іноземні слова і терміни, якщо є рівнозначні слова і терміни в українській мові.

У тексті документа не можна застосовувати:

— звороти розмовної мови;

— засоби художньої літератури (образність, метафори тощо);

— техніцизми і професіоналізми;

— в одному документі для одного поняття різні науково-технічні терміни;

— скорочення слів, крім установлених правилами орфографії та чинними стандартами;

— відмінкові закінчення при ініціальних скороченнях, що не відмінюються*.

* Зокрема, не відмінюються ініціальні абревіатури, що читаються за назвами літер (ПТУ, МВС, ПММ, МШП тощо).

Коли наводять найбільше або найменше значення величини, рекомендується застосовувати словосполучення «повинно бути не більше / не менше ніж (від, за)». А коли наводять допустимі значення відхилень від зазначених норм і вимог, граничні значення допустимих похибок виміру, слід застосовувати словосполучення: «не повинен бути більший/менший ніж (від, за)» і «не повинен перевищувати».

Для характеристики параметрів з від’ємними значеннями застосовують словосполучення «повинен бути не гірший ніж (від, за)» і «кращий ніж (від, за)».

Римські цифри можуть застосовувати при позначенні категорії, класу виробу, кварталів року, півріччя. В усіх інших випадках зазвичай використовують арабські цифри.

Римські цифри, а також дати і кількісні числівники, наведені арабськими цифрами, не повинні мати відмінкових закінчень

У тексті документа, за винятком формул, таблиць і рисунків, не рекомендовано застосовувати:

— математичний знак мінус (-) перед від’ємними значеннями величин (рекомендується писати слово «мінус»);

— знак «Ø» для позначення діаметра (краще писати слово «діаметр»). А ось при вказівці розміру або граничних відхилень діаметра на рисунках перед його числовим значенням ставлять знак «Ø»;

— без числових значень математичні знаки, наприклад > (більше), < (менше), = (дорівнює), ≥ (більше або дорівнює), ≤ (менше або дорівнює), ≠ (не дорівнює), а також знаки № (номер), % (відсоток) і °С (градус Цельсія);

— позначення одиниці фізичної величини, якщо не наводять її числове значення. За необхідності цю одиницю зазначають повністю словами, а не умовним позначенням (наприклад, «розмір у міліметрах», а не «розмір у мм»).

У тексті документа може наводитися назва підприємства. При цьому у звичайних поточних документах повну назву підприємства зазначають тільки один раз, а далі замінюють її скороченою назвою. Абревіатури застосовують для того, щоб уникнути повторення багатослівних назв у документі.

Назву підприємств і продукції рекомендується скорочувати з дотриманням норм українського правопису і вимог ДСТУ 3582.

Скорочені назви утворюють такими способами:

— за першими літерами слів, що входять до назви. Абревіатури пишуть суцільно і літери в них не розділяють крапками (наприклад, ХНАТОБ);

— за початковими складами слів, що входять до назви (наприклад, Електротяжмаш);

— змішаним способом, коли складноскорочені назви утворюються частково з початкових букв, частково — з усічених слів і пишуться в першій частині великими літерами, у другій — малими (наприклад, НДІдормаш).

Підбираючи тип скорочення, орієнтуйтеся на такі вимоги:

— скорочення має бути зрозумілим і легко «розгортатися» в повну назву;

— скорочення не повинне збігатися за формою з уже наявним у мові словом або скороченням;

— не повинні порушуватися норми літературної мови;

— скорочення, що є назвами підприємств, а також марок виробів, пишуться з великої літери;

— у складноскорочених власних іменах, складених з усіченого слова і літерної абревіатури, перша літера пишеться велика, наприклад КрАЗ (Кременчуцький автомобільний завод).

Але майте на увазі:

не можна довільно скорочувати назву підприємства

Слід використовувати те скорочення, що зафіксоване в установчих документах.

Переліки

Всередині пунктів або підпунктів за необхідності можуть бути наведені переліки.

Заголовок переліку закінчують знаком «:». Текст кожного пункту переліку починають з малої літери, а закінчують знаком «;», крім останнього, який закінчують крапкою.

Перед кожною позицією переліку ставлять тире, а в разі необхідності посилання в тексті документа на одну з позицій переліку — малу літеру або цифру, після якої ставиться дужка (наприклад, «а)» або «1)»).

Якщо в тексті є переліки різних рівнів підпорядкованості, то їх позначають таким чином:

— вищий рівень — малими літерами українського алфавіту;

— середній рівень — арабськими цифрами;

— нижчий рівень — знаками «тире».

Виглядає це таким чином:

Зауважте: не рекомендовано в межах одного структурного елемента використовувати переліки з однаковим літерним або цифровим позначенням їх позицій.

Текст переліку відділяють від позначення позиції переліку пробілом.

Текст кожної позиції переліку слід починати з маленької літери з абзацного відступу відносно попереднього рівня підпорядкованості.

Додатки

Матеріал, що доповнює або унаочнює положення документа, часто розміщують у додатках. При цьому додатки до документа можуть бути трьох видів:

— такі, що затверджуються або вводяться в дію відповідними розпорядчими документами (інструкції, положення, правила тощо, що затверджуються і вводяться в дію наказами, розпорядженнями тощо);

— такі, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа (таблиці великого формату, розрахунки, графічний матеріал, описи алгоритмів, апаратури, приладів тощо);

— такі, що є самостійними документами. У документах-додатках мають бути всі необхідні реквізити (див. с. 6).

Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер (знак № перед цифровим позначенням додатка не ставлять). Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.

Наприклад:

Додатки, як правило, виконують на аркушах формату А4. Допускається оформляти додатки на аркушах інших форматів.

Текст додатка за необхідності можна ділити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. При цьому розділи, підрозділи, пункти, підпункти, а також таблиці, рисунки і формули нумерують у межах кожного додатка за тими самими правилами нумерації, що й в основному тексті.

Якщо до розпорядчого документа є тільки один додаток, його не нумерують

Виноски

Для пояснення окремих даних, наведених у документі, застосовують надрядкові знаки — виноски. Такими знаками можуть бути арабські цифри з дужкою (наприклад, ¹⁾) або зірочки (*). Не рекомендовано застосовувати більше чотирьох зірочок на одній сторінці.

Нумерація виносок окрема для кожної сторінки

Знак виноски ставлять безпосередньо після слова, числа, символу, речення, якого стосується пояснення. Той самий знак ставлять і перед текстом відповідного пояснення.

Пояснювальний текст виноски розташовують з абзацного відступу в кінці сторінки, на якій її зазначено. Виноску відділяють від основного тексту тонкою горизонтальною лінією завдовжки від 23 мм з лівого боку сторінки.

Текст пояснення виноски до даних, розташованих у таблиці, наводять над лінією, що позначає закінчення таблиці. Виноску відділяють від основної частини таблиці тонкою суцільною лінією. Нумерація виносок, які належать до таблиці, має бути наскрізною.

Зверніть увагу: якщо на сторінці є виноски в тексті і виноски в таблиці, їх рекомендується оформляти різними знаками.

Примітки

Примітки наводять у документах, якщо необхідні пояснення або довідкові дані до змісту тексту, таблиць або рисунків. Зауважте: примітки не повинні містити вимог.

Примітки слід поміщати безпосередньо після тексту, фрагмента рисунка або в кінці таблиці, до яких вони належать. Примітку до таблиці поміщають над лінією, що позначає закінчення таблиці. Її відділяють від основної частини таблиці суцільною лінією.

Якщо примітка одна, то після слова «Примітки» ставлять крапку. Слово «Примітка» рекомендується друкувати напівгрубим шрифтом меншого розміру з великої літери з абзацу. Далі в тому самому рядку через інтервал з великої літери друкують текст самої примітки світлим шрифтом меншого розміру.

Якщо приміток дві або більше, їх наводять після тексту, до якого вони належать, і нумерують арабськими цифрами.

Наприклад:

Посилання

У текстовому документі можна посилатися на пункти (підпункти) цього документа, нормативні та інші документи за умови, що вони повністю та однозначно визначають відповідні вимоги і не викликають ускладнень у користуванні документом.

Посилаючись на сам документ у цілому, використовують форму «Цей документ...». При посиланнях на елементи тексту документа вказують відповідно на номери розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів, позицій переліків, рисунків, формул, таблиць, додатків. У свою чергу, при посиланнях на додатки також вказують на номери їх розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів, позицій переліків, рисунків, формул і таблиць. При посиланнях на таблиці вказують на графи (колонки) і рядки таблиць документа.

Посилаючись, рекомендується використовувати такі словосполучення: «відповідно до розділу 5», «згідно з 1.2», «(рисунок 3)», «згідно з формулою (4)», «відповідно до таблиці 2.1», «(додаток 1)» тощо. На елементи таблиці посилаються так: «рядок 2 таблиці 7», «графа 4 таблиці 2». Також можна використовувати загальноприйняті або стандартизовані скорочення: «згідно з рис. 2», «відповідно до розд. 3», «див. рис. 5».

При посиланні на позиції переліку зазначайте номер пункту (підпункту) документа і номер позиції переліку, розділені комою

Якщо переліки мають декілька рівнів підпорядкованості, зазначають усі ці рівні. Наприклад: «згідно з 3.1.4, 1)», «відповідно до 5.2.3, б), 2)».

Посилаючись на структурний елемент документа (розділ, пункт, підпункт), номером якого є одне число, слід наводити назву цього елемента повністю, наприклад: «відповідно до розділу 4». Якщо номер складено з чисел, об’єднаних крапкою, назву структурного елемента можна не зазначати, наприклад: «згідно з 1.5», «відповідно до 6.2.1».

Скорочення

Коли є необхідність передати якомога більшу кількість інформації при мінімумі використовуваних засобів або зекономити місце, зважаючи на обмежену площу документа, у тексті роблять скорочення слів. Водночас зауважимо: зловживати скороченнями не слід, оскільки це може ускладнити читання документа. Лаконічний, добре структурований документ з оптимальним числом скорочень — запорука того, що викладене в ньому питання буде правильно сприйнято і своєчасно розглянуто.

Скороченню підлягають різні частини мови.

У сучасній мові застосовують такі способи скорочень слів і словосполучень: ініціальні абревіації (літерні абревіатури), складноскорочені слова та графічні скорочення.

Ініціальна абревіація — це спосіб створення слів з початкових літер та звуків. Абревіатури розділяють на такі, що читаються:

— за назвами літер (МНС, МВС, ДСТУ, ОРД тощо);

— за звуками, що позначаються літерами (наприклад, ПАТ);

— в одній своїй частині за назвами літер, а в іншій — за звуками.

Складноскорочені слова можуть бути складені з поєднань:

— усічених слів і повних слів (міськрада, продтовари, спецодяг тощо);

— одних усічених слів (завгосп, профком).

Складноскорочені слова завжди пишуть одним словом

При графічних скороченнях опущені літери або склади позначають:

— крапкою — при відсіканні кінцевої частини слова (укр. — український);

— дефісом — при висіканні середньої частини слова (вир-во — виробництво) або якщо з’єднуються перші букви частин складного слова (с.-г. — сільськогосподарський);

— косою рискою — при відсіканні кінцевої частини слів словосполучення (з/п — за порядком).

У документах дозволено вживати загальноприйняті скорочення, установлені правилами орфографії та ДСТУ 3582 або ГОСТ 7.12 (залежно від мови, якою складено документ).

Наприклад:

сантиметр — см;

науково-дослідний інститут — НДІ.

Якщо в документі прийнята особлива система скорочення слів чи назв, то в ньому має бути наведено перелік прийнятих скорочень.

Повний запис скороченого слова або словосполучення наводять тоді, коли їх уперше згадують у тексті документа. Після цього в дужках зазначають їх скорочення (абревіатуру). При подальших згадках рекомендується використовувати прийняте скорочення без відмінкових закінчень.

Якщо відсутність відмінкових закінчень викликає неоднозначне тлумачення положень документа, слово наводять повністю.

У загальному випадку

для всіх граматичних форм одного й того самого слова застосовують одне й те саме скорочення незалежно від роду, числа, відмінка та часу

Водночас в окремих випадках при скороченні іменників ураховуються відмінкові закінчення однини або множини.

Наприклад:

університет — ун-т;

університети — ун-ти.

Неприпустиме одне скорочення для двох різних за значенням слів, крім випадків, коли ці скорочення застосовуються при цифрах і прізвищах, перед географічними назвами і певними словами. Наприклад, скорочення «авт.» — і автор, і автономний (перед словами: область, округ, республіка); скорочення «с.» — і село, і сторінка.

При скороченні слів застосовують відсікання (відкидання двох або більше літер у кінці слова), стягування (вибірковий пропуск приголосних і голосних літер) чи поєднання цих прийомів. При цьому повинні залишатися не менше двох літер незалежно від прийому, який використовується.

Крапку не ставлять при стягуванні і ставлять при відсіканні. Наприклад:

гривня — грн;

адміністрація — адмін.

Скорочення слова до однієї початкової літери допускається тільки для загальноприйнятих скорочень і окремих слів.

Наприклад:

рік — р.;

пан (пані) — п.;

сторінка — с.

Якщо частині слова, що відсікається, передує літера «й» або голосна літера, при скороченні слід зберегти наступну за нею приголосну (наприклад, калійний — калійн.).

Якщо частині слова, що відсікається, передує літера «ь», слово при скороченні повинне закінчуватися на приголосну, що стоїть перед нею (наприклад, сільський — сіл.).

Якщо частині слова, що відсікається, передує апостроф, зберігають наступні за ним голосну і приголосну літери (наприклад, слов’янський — слов’ян.).

Якщо частині слова, що відсікається, передує подвоєна приголосна, при скороченні зберігають одну з приголосних (наприклад, осінній — осін.).

Якщо слово можна скоротити відсіканням різної кількості літер, при його скороченні слід опускати максимальну кількість літер (наприклад, фундаментальний — фундам., а не фундаментал., фундамент.).

У разі ускладнення розуміння тексту потрібно застосовувати більш повну форму скорочення.

Прикметники та дієприкметники, що закінчуються на:

скорочують відсіканням цієї частини слова.

Прикметники, що закінчуються на -графічний, -логічний, -номічний, скорочують відсіканням таких частин слова: -афічний, -огічний, -омічний.

Наприклад:

географічний — геогр.;

біологічний — біол.;

астрономічний — астрон.

Крім того, ДСТУ 3582 і ГОСТ 7.12 передбачають особливі випадки скорочення слів, якими можна керуватися під час складання документів.

Пам’ятайте: якщо скороченню підлягає тільки одна літера, слово не скорочують!

Таблиці

Викладення тексту документа у вигляді таблиці застосовують для кращого унаочнення та зручності порівняння показників. Як правило, у вигляді таблиць оформляють цифровий матеріал.

На всі таблиці мають бути наведені посилання в тексті документа. При посиланні пишуть слово «таблиця» із зазначенням її номера.

Таблиці, за винятком таблиць додатків, нумерують арабськими цифрами наскрізною нумерацією починаючи з цифри 1. Якщо в тексті тільки одна таблиця, її позначають «Таблиця 1». Таблиці кожного додатка нумерують окремо арабськими цифрами.

Допускається нумерувати таблиці в межах розділу. У цьому випадку номер таблиці складається з номера розділу та порядкового номера таблиці, розділених крапкою, наприклад: «Таблиця 1.1».

Назва таблиці повинна відображати її зміст, бути точною та короткою

Якщо з тексту документа випливає зміст таблиці, то назву їй можна не давати.

Назву поміщають над таблицею і друкують з великої літери після слова «Таблиця» та її номера. При цьому між номером і назвою таблиці п.п. 5.4.1.8 ДСТУ 1.5 вимагає ставити тире. Як ми вже зазначали, цей ДСТУ регулює порядок оформлення стандартів та інших нормативних документів національного рівня. Проте не заборонено його норми поширювати на складання організаційно-розпорядчих документів підприємства.

Слово «Таблиця» та її номер рекомендується виділяти напівгрубим шрифтом. Їх друкують над верхнім лівим кутом таблиці.

Наприклад:

При перенесенні частини таблиці на ту саму або іншу сторінку назву поміщають тільки над першою частиною таблиці. Над іншими її частинами зазначають лише номер таблиці з таким написом:

Заголовки граф і рядків таблиці пишуть з великої літери. Підзаголовки граф починають:

— з малої літери, якщо вони складають одне речення із заголовком;

— з великої літери, якщо вони мають самостійне значення.

У кінці заголовків і підзаголовків граф крапки не ставлять.

Заголовки та підзаголовки граф краще зазначати в однині. Як правило, це іменники в називному відмінку.

Заголовки граф і текст рядків таблиці розташовують сцентрованим або прапоровим способом залежно від специфіки таблиці.

Розділяти заголовки та підзаголовки боковика і граф діагональними лініями не рекомендується. Горизонтальні та вертикальні лінії, що розмежовують рядки таблиці, можна не проводити, якщо їх відсутність не ускладнює користування таблицею.

Шапку таблиці обов’язково відділяють горизонтальною лінією від іншої частини таблиці

Заголовки граф, як правило, записують паралельно рядкам таблиці. У разі необхідності допускається перпендикулярне розташування заголовків граф.

Графи таблиці можуть бути пронумеровані арабськими цифрами, якщо:

— у тексті документа необхідно послатися на певну графу;

— таблицю потрібно перенести на наступну сторінку. У цьому випадку шапку таблиці на наступних сторінках повністю не наводять.

Приклад оформлення таблиці див. на рис. 3.1.

У разі необхідності нумерації показників, параметрів або інших даних порядкові номери зазначають у першій графі (боковику) таблиці безпосередньо перед їх назвою (див. рис. 3.2 на с. 36). В окремих випадках, наприклад у разі великої кількості параметрів, до таблиці може бути включено спеціальну графу «Номер за порядком».

Залежно від розміру таблицю розміщають під текстом, в якому вперше дано посилання на неї, або якомога ближче до її першої згадки — на наступній сторінці, а за необхідності — в додатку до документа.

Допускається поміщати таблицю вздовж довгого боку аркуша документа (альбомне розташування).

Якщо графи або рядки таблиці виходять за формат сторінки, її ділять на частини, поміщаючи одну частину під іншу або поруч. При цьому в кожній частині таблиці повторюють її шапку та/або боковик. При поділі таблиці на частини допускається її шапку та боковик замінювати номерами граф і рядків, обов’язково проставивши ці номери в першій частині таблиці.

Таблицю ліворуч, праворуч, згори і знизу в основному обмежують лініями. Якщо в кінці сторінки таблиця переривається і її продовження переходить на наступну сторінку, у першій частині таблиці нижню обмежувальну горизонтальну лінію можна не проводити (див. рис. 3.3). Якщо таблиця переривається праворуч, тобто частина граф переноситься нижче або на іншу сторінку, в першій частині таблиці праву обмежувальну вертикальну лінію також можна не проводити.

Таблиці з невеликою кількістю граф допускається ділити на частини і поміщати одну частину поряд з іншою на одній сторінці.

При цьому повторюють шапку таблиці. Проілюструємо це на прикладі (див. рис. 3.4 на с. 37).

Якщо в тексті документа потрібно показати форму таблиці, її наводять як заповнену шапку таблиці.

А тепер наведемо основні правила, які потрібно враховувати при заповненні таблиць.

У заголовку графи або рядка одиницю фізичної або економічної величини пишуть після назви цієї величини, між ними ставлять кому (див. рис. 3.2 на с. 36). Якщо всі показники, наведені у графах таблиці, виражені в одній і тій самій одиниці, то її позначення розміщають над таблицею праворуч, а при поділі таблиці на частини — над кожною частиною (див. рис. 3.3 на с. 36). У такому разі в колонках її вже не зазначають.

Якщо в більшості граф таблиці наведено показники, виражені в одних і тих самих одиницях (наприклад, у міліметрах, вольтах), але є графи з показниками, вираженими в інших одиницях, то над таблицею пишуть назву основного показника і позначення його величини. Наприклад: «Розміри в міліметрах», «Напруга у вольтах», «Кількість у штуках». При цьому в заголовках решти граф наводять назви показників та (або) позначення інших одиниць фізичних чи економічних величин (див. рис. 3.1 на с. 35).

Для скорочення тексту заголовків і підзаголовків граф окремі поняття замінюють літерними позначеннями, установленими ГОСТ 2.321, ДСТУ 3651.0, 3651.1, 3651.2 або іншими позначеннями, якщо вони пояснені в тексті чи наведені на ілюстраціях. Наприклад: D — діаметр, H — висота, L — довжина. Показники з одним і тим самим літерним позначенням групують послідовно в порядку зростання їхніх індексів (див. рис. 3.1 на с. 35).

Обмежувальні слова «більше», «не більше», «менше», «не менше» тощо розміщають в одному рядку або графі таблиці з назвою відповідного показника після позначення його одиниці, якщо вони належать до всього рядка або графи. При цьому після назви показника перед обмежувальними словами ставлять кому (див. рис. 3.1 на с. 35).

Числові значення величин, однакові для декількох рядків, допускається зазначати один раз (див. рис. 3.1 на с. 35).

Позначення, наведені в заголовках граф таблиці, мають бути пояснені в тексті або графічному матеріалі документа.

Граничні відхилення, що стосуються всіх числових значень величин, поміщених в одній графі, зазначають у шапці таблиці під назвою або позначенням показника (див. рис. 3.5).

За відсутності окремих даних у таблиці ставлять прокреслення (тире) (див. рис. 3.3 на с. 36).

Якщо в таблицях зазначають інтервали чисел, їх записують таким чином: «Від ... до ... включ.», «Понад ... до ... включ.». Також допускається ставити тире між початковим і кінцевим числами, як показано на рис. 3.6.

Якщо в колонці повторюється текст, що складається з двох і більше слів, то при першому повторенні його замінюють словами «Те саме», а далі — лапками. Не рекомендується замінювати лапками цифри, що повторюються в таблиці, математичні знаки, знаки відсотка та номера, а також позначення марок матеріалів і типорозмірів продукції.

Для пояснення окремих даних таблиці можна робити виноски. Порядок оформлення виносок наведено на с. 31.

Якщо в таблиці є виноски та примітки, спочатку наводять виноски, потім — примітки

Числові значення показника вписують на рівні першого рядка його назви. Також на рівні першого рядка назви показника записують його значення, наведені у вигляді тексту.

Цифри у графах таблиці рекомендується проставляти так, щоб розряди чисел у всій графі були розташовані один під іншим, якщо вони належать до одного показника. В одній графі повинна бути дотримана, як правило, однакова кількість десяткових знаків для всіх значень величин.

Рисунки

Ілюстрації долучають до тексту для унаочнення викладених у документі положень, концепцій, даних тощо. Усі графічні матеріали (графіки, діаграми, рисунки, схеми, креслення, ескізи тощо) повинні мати однаковий підпис: «Рисунок».

Рисунок розташовують одразу після тексту, де вперше посилаються на нього, або якомога ближче до такого тексту (на наступній сторінці), а в разі необхідності — у додатку до документа.

Ілюстрації, за винятком ілюстрацій додатків, нумерують наскрізно арабськими цифрами. Якщо в тексті тільки один рисунок, його нумерують так: «Рисунок 1».

Ілюстрації кожного додатка повинні мати окрему нумерацію. При цьому також застосовують арабські цифри.

Можна нумерувати ілюстрації в межах розділу. У цьому випадку номер ілюстрації складається з номера розділу та порядкового номера ілюстрації, розділених крапкою (наприклад, «Рисунок 1.1»).

Ілюстрації за необхідності можуть мати назву і пояснювальні дані (підрисунковий текст). Назва рисунка повинна відображати його зміст, бути конкретною та короткою. Якщо з тексту документа зрозуміла суть рисунка, назву йому можна не присвоювати.

Якщо назва все ж таки є, її друкують з великої літери після слова «Рисунок» і його номера. При цьому ДСТУ 1.5, що регулює порядок складання стандартів та інших нормативних документів національного рівня, вимагає розділяти номер і назву рисунка знаком тире. Так само можна оформляти ілюстрації до організаційно-розпорядчих документів підприємства.

Слово «Рисунок» та його позначення (номер), як правило, виділяють напівгрубим шрифтом і розташовують під рисунком по центру.

Наприклад:

Якщо є пояснювальні дані до рисунка, їх наводять безпосередньо після графічного матеріалу перед назвою рисунка.

Рисунок, як правило, виконують на одній сторінці. Якщо він не вміщується, його можна перенести на наступні сторінки. У цьому випадку назву рисунка зазначають тільки на першій сторінці. Пояснювальні дані наводять на тих сторінках, яких вони стосуються, і під ними друкують:

Ми розглянули порядок оформлення основних реквізитів.

А тепер перейдемо до особливостей складання різних видів документів.

висновки

• Залежно від специфіки та обсягу конкретного документа його текст можна ділити на структурні елементи: розділи, підрозділи, пункти, підпункти.
• Структурні елементи нумерують арабськими цифрами починаючи з цифри «1».
• Під час складання тексту документа можна керуватися правилами, установленими ДСТУ 1.5.