7.1. Заявления
Прежде всего остановимся на определении.
Заявление — это официальное изложение определенной просьбы в устной или (преимущественно) письменной форме. Это также вид обращения граждан в государственные органы и общественные организации для реализации предоставленных им прав.
Заявления составляют в произвольной форме. Вместе с тем существует определенные правила, выработанные многолетней практикой. Рассмотрим их.
1. Вверху заявления справа указывают адресата — должность, фамилию и инициалы лица, на чье имя подается заявление.
При оформлении реквизита «Адресат» соблюдайте следующие требования:
— должность и фамилию лица, на имя которого подается заявление, приводят в дательном падеже (кому?). Например:
— сокращенные формы обращения (г-н, гр., проф. и прочее) не отрывают от фамилии адресата;
— каждый элемент реквизита «Адресат» пишут с отдельной строки. То есть независимо от того, осталось ли место на строке с должностью, форму обращения (полную или сокращенную) пишут с новой строки вместе с фамилией должностного лица;
— инициалы указывают рядом с фамилией, их нельзя переносить на другую строку;
— если имя и отчество адресата приводят в полной форме, то их можно отрывать от фамилии и переносить из строки в строку любым способом;
— сложные существительные дефисного написания, обозначающие должности, как правило, склоняются в обоих компонентах (директору-распорядителю, инженеру-инспектору), но в отдельных случаях могут иметь и несклоняемую первую часть (премьер-министру, пресс-секретарю, шеф-редактору).
2. Ниже адресата указывают заявителя — его фамилию, имя и отчество в родительном падеже без предлога «от». Если заявитель — работник предприятия, то перед фамилией указывают его должность. Если нет, то после фамилии, имени и отчества должен быть приведен домашний адрес заявителя с использованием словосочетания: «проживающего(-ей) по адресу». При необходимости также могут указывать телефон заявителя, его паспортные данные и регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов.
Каждый элемент сведений о заявителе оформляют с новой строки.
3. Посредине строки с прописной буквы пишут название вида документа — слово «Заявление». После него точку не ставят.
4. Заголовок к тексту заявления не приводят.
5. Текст заявления размещают с новой строки с прописной буквы с абзаца, отступив 2 — 3 строки от слова «Заявление». В тексте заявления просьбу нужно излагать четко, с лаконичным обоснованием. При этом не следует употреблять архаизмы («весьма убедительно», «прошу не отказать», «заранее признателен» и т. п.). Заявление является личным документом, поэтому его текст излагают от первого лица.
6. К заявлению могут быть приложены документы: копии военного билета, документа об образовании или полученной профессии с указанием разряда (квалификации), документа об ученой степени и (или) звании, справка с предыдущего места работы о неиспользованных днях отпуска (при переводе с другого предприятия), копия удостоверения участника боевых действий, рекомендательные письма и др. В этом случае ниже текста делают соответствующую отметку.
Если к заявлению прилагается один документ, то об этом пишут одним предложением. Например: «К заявлению прилагаю справку о...».
Если же к заявлению прилагается несколько документов, их перечисляют, указывая, подлинник это или копия
Например:
К заявлению прилагаю следующие документы:
1. Трудовую книжку (подлинник).
2. Диплом об образовании (копию).
3. Справку о присвоении идентификационного кода (копию).
4. Две фотокарточки размером 4 см х 6 см.
7. Дату заявления заявитель проставляет собственноручно слева ниже текста или после перечисления приложений (при их наличии).
8. Подпись заявителя проставляют ниже текста справа в одной строке с датой. При этом расшифровывать подпись нет необходимости, поскольку фамилия, имя и отчество указаны в сведениях о заявителе.
Заявления работников на имя руководителя предприятия, как правило, визирует начальник соответствующего структурного подразделения, а в случае его отсутствия — заместитель.
Подпись лица, завизировавшего заявление, должна быть расшифрована и рядом проставлена дата.
Заявление пишут, как правило, от руки в произвольной форме или на трафаретном бланке. Составитель подписывает его собственноручно и подает вместе с приложениями в одном экземпляре.
Заявление подлежит общей регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя, на имя которого оно подается. В дальнейшем на заявлении проставляют резолюцию руководителя и отметку об исполнении и направлении его в дело.
Приведем пример заявления о приеме на работу.
7.2. Приказы по личному составу
Ранее мы уже упоминали, что по содержанию приказы разделяют на две группы:
— по основной деятельности;
— по личному составу (кадровые).
О том, как составлять приказы по основной деятельности, вы могли узнать из подраздела 4.5 на с. 53. А сейчас рассмотрим приказы по кадрам.
Приказ по личному составу — это документ, отражающий распорядительные действия в отношении трудовой деятельности работников предприятия, учреждения, организации.
Приказами по личному составу оформляют прием на работу, перевод на другую работу, увольнение работников, предоставление отпусков, командирование и т. п.
Приказы по личному составу регистрируют и их учет ведут отдельно от приказов по основной деятельности
Отдельно из группы приказов по личному составу выделяют и регистрируют приказы о командировании работников предприятия.
В пределах календарного года приказы по личному составу должны иметь валовую нумерацию с добавлением буквенного обозначения (например, № 133-лс). Можно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: букву «к» — для приказов о командировании (№ 125-к); букву «о» — для приказов об отпуске (№ 344-о); букву «п» — для приказов о поощрении (№ 23-п). Для регистрации приказов используют журнал регистрации или регистрационные карточки.
Приказы по личному составу, как правило, оформляют на специальных бланках для приказов. В заголовке к тексту пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О наложении дисциплинарного взыскания» и т. п.
В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать, поэтому кадровые приказы сразу начинают с распорядительного действия: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ОСВОБОДИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ и т. д. Эти глаголы печатают прописными буквами от левого поля без отступа. Далее с новой строки с абзаца указывают прописными буквами фамилию работника, на которого распространяется действие распорядительного документа, и малыми (с большой буквы) — его имя и отчество.
Приведем пример приказа о направлении работника в командировку.
В приказах о назначении на должность указывают установленный размер заработной платы (тарифная ставка, оклад, надбавка) и при необходимости условия приема (временно, с испытательным сроком) и их продолжительность и т. п.
При переводе на другую работу в приказе приводят новую должность и структурное подразделение, вид перевода и его продолжительность (для временного перевода), причину перевода, изменения в оплате труда.
При увольнении указывают причину увольнения в соответствии со статьями КЗоТ.
Учтите: в приказе о назначении или увольнении работника обязательно следует указать полную дату (число, месяц, год) фактического выхода работника на работу (прекращения трудовых отношений).
В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых календарных дней отпуска, даты его начала и окончания. Для ежегодного отпуска указывают также период, за который он предоставляется.
В конце приказа указывают основание для его составления. Отдельной строкой без отступа от левого поля пишут слово «Основание» и далее после двоеточия перечисляют документы, послужившие основанием для издания приказа (заявление работника, докладная записка, решение аттестационной комиссии и т. п.).
Следует отметить, что существуют типовые формы приказов по личному составу, утвержденные приказом № 489, а именно:
— приказ (распоряжение) о приеме на работу (типовая форма № П-1);
— приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (типовая форма № П-3);
— приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (типовая форма № П-4).
Приведем пример заполнения указанных форм документов на с. 81, 82 и 83.
Заметьте: приведенные типовые формы приказов можно дополнять какими-либо сведениями или вносить в них иные изменения.
Интересный момент. Приказы по личному составу бывают индивидуальными и сводными. В индивидуальных приказах помещают информацию только об одном работнике, а в сводных — о нескольких.
В сводных приказах в распорядительную часть включают пункты в следующей последовательности:
— прием на работу;
— перевод;
— увольнение.
В пределах этих пунктов подпунктами указывают фамилии сотрудников по алфавиту.
Обратите внимание: в сводных приказах может применяться обобщенный заголовок, например: «О кадровых вопросах», «О личном составе».
При составлении сводных приказов учитывайте следующее:
один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения
В связи с этим целесообразнее издавать приказ по одному вопросу.
Изложение приказов должно быть единообразным.
Проект приказа по личному составу готовит руководитель структурного подразделения или работник отдела кадров. Указанный проект согласовывают с заинтересованными должностными лицами: с руководителем структурного подразделения, в котором работает упоминаемое в приказе лицо, с начальником отдела кадров, юрисконсультом, в определенных случаях — с главным бухгалтером. При этом оформляют реквизит «Визы документа» (см. с. 15).
Приказ вступает в силу с момента его подписания. Однако отдельные пункты приказа могут иметь свои сроки вступления в силу.
Приказы по личному составу доводят до сведения работников под подпись. При этом на первом экземпляре приказа ниже подписи руководителя предприятия проставляют визу ознакомления. Напомним: она состоит из слов «С приказом ознакомлен», подписи, ее расшифровки и даты ознакомления работника с приказом.
После издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а в случае увольнения — в день увольнения информацию о приеме на работу, переводе на другую работу или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносят в трудовые книжки работников предприятия.
Формулировка в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа
При этом помните: названия должностей должны соответствовать профессиональным названиям, указанным в Классификаторе профессий.
7.3. Документы личного происхождения
Рассматривая классификацию документов, мы уже упоминали о документах личного происхождения. Напомним: таковыми являются документы, создаваемые физическим лицом вне служебной деятельности. К ним относятся: заявление, доверенность, расписка, автобиография, завещание и др.
Требования, предъявляемые к составлению заявлений, были рассмотрены в подразделе 7.1 на с. 77. Здесь же остановимся на таких документах личного происхождения, как доверенность и автобиография.
Доверенность
Доверенность — это письменный документ, который одно лицо выдает другому лицу для представления своих интересов перед третьими лицами.
На основании доверенности одно лицо (доверитель) предоставляет другому лицу (доверенному) полномочия на совершение определенных действий. Наиболее часто доверенностью одно лицо предоставляет другому лицу право на получение заработной платы, почтового перевода, пенсии и других материальных ценностей в случаях, когда не имеет возможности сделать это лично (в связи с пребыванием в больнице, отъездом с места постоянного проживания и т. п.).
Доверенность, оформленная в соответствии с требованиями ГКУ, должна содержать следующие реквизиты:
— название вида документа в его заголовке (надпись «Доверенность»);
— фамилию, имя и отчество лица, выдавшего доверенность, а также его паспортные данные (серия, номер паспорта (другого документа), кем и когда выдан, место жительства);
— фамилию, имя и отчество лица, которому выдана доверенность, его паспортные данные (серия, номер паспорта (другого документа), кем и когда выдан, место жительства);
— срок действия доверенности. Обратите внимание: если в доверенности не указан срок ее действия, то она считается бессрочной и действует до прекращения ее действия ( ч. 1 ст. 247 ГКУ);
— дату составления. Наличие этого реквизита обязательно в силу положений ч. 3 ст. 247 ГКУ. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, является ничтожной;
— описание действий, на осуществление которых выдана доверенность;
— подпись доверителя;
— заверение подписи доверителя должностным лицом предприятия, на котором доверитель работает (находится на стационарном лечении), или по месту его проживания. Также доверенность может быть заверена нотариально.
Приведем пример составления доверенности на с. 85.
Автобиография
Автобиография является документом личного дела, в котором составляющее его лицо представляет описание основных фактов своей жизни и деятельности в их хронологической последовательности.
Основные требования, предъявляемые к этому документу, — точность и объективность сведений, лаконизм изложения. Писать автобиографию следует без помарок и исправлений. В автобиографии обязательно указывают:
— фамилию, имя и отчество (замужние женщины указывают фамилию в замужестве и девичью фамилию);
— число, месяц и год рождения;
— место рождения (село, район, город, область — наименование согласно действовавшему на момент рождения административно-территориальному делению). Если название населенного пункта, его статус или административная подчиненность изменились, то сначала указывают прежнее, а затем в скобках теперешнее географическое название, статус или административную подчиненность. Например: «...в г. Кировограде (ныне — г. Кропивницкий)». Если лицо родилось не в Украине, кроме населенного пункта указывают также соответствующую страну;
— гражданство;
— сведения об образовании (какое учебное заведение окончено, какие образование, специальность и квалификация получены);
— сведения о военной службе;
— сведения о выполняемой за время трудовой деятельности работе (когда, где и на каких должностях работало лицо, причины перехода на другую работу) в хронологической последовательности и в полном соответствии с записями в трудовой книжке. Когда речь идет о настоящем месте работы, то указывают также служебный адрес и номер телефона;
— отличия: правительственные награды, почетные звания и т. п.;
— краткие сведения о ближайших родственниках: муже (жене), детях, отце, матери с указанием даты рождения, должности и места работы (учебы, пребывания на пенсии), а также домашнего адреса. Если родители умерли, то следует указать, в каком году;
— домашний адрес (возможные расхождения с фактическим местом проживания указывают отдельно);
— дату составления документа (слева под текстом);
— подпись лица и ее расшифровку (справа в одной строке с датой).
Официальные названия учебных заведений, воинских частей, предприятий, учреждений, организаций и их структурных подразделений приводят в форме, действовавшей в период учебы (службы, работы). Если произошли изменения, в скобках после прежнего названия указывают настоящее.
Сложносокращенные наименования предприятий и учебных заведений при первом упоминании обязательно расшифровывают и далее приводят сокращенно.
В отдельных случаях при приеме на работу требуется указать, привлекалось ли лицо, составляющее автобиографию, и его ближайшие родственники к уголовной ответственности и за что.
Приведем пример автобиографии на с. 86.
* Или «С ____ по ____ год служил в Вооруженных Силах Украины».
выводы
- Если к заявлению прилагают какие-либо документы, их перечисляют в заявлении и указывают, подлинник это или копия.
- Заявления работников на имя руководителя предприятия, как правило, визирует начальник соответствующего структурного подразделения либо его заместитель.
- В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать, поэтому кадровые приказы сразу начинают с распорядительного действия: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ и т. д.
- Официальные названия учебных заведений, воинских частей, предприятий, учреждений, организаций и их структурных подразделений приводят в автобиографии в форме, действовавшей в период учебы (службы, работы).
