7.1. Заяви
Перш за все зупинимося на визначенні.
Заява — це офіційне викладення певного прохання в усній або (переважно) письмовій формі. Це також вид звернення громадян до державних органів та громадських організацій для реалізації наданих їм прав.
Заяви складають у довільній формі. Водночас існують певні правила, вироблені багаторічною практикою. Розглянемо їх.
1. Вгорі заяви праворуч зазначають адресата — посаду, прізвище та ініціали особи, на чиє ім’я подається заява.
При оформленні реквізиту «Адресат» дотримуйтеся таких вимог:
— посаду і прізвище особи, на ім’я якої подається заява, наводять у давальному відмінку (кому?).
Наприклад:
— скорочені форми звернення (гр., проф. тощо) не відривають від прізвища адресата;
— кожен елемент реквізиту «Адресат» пишуть з окремого рядка. Тобто незалежно від того, чи залишилося місце на рядку з посадою, форму звернення (повну чи скорочену) пишуть з нового рядка разом із прізвищем посадової особи;
— ініціали зазначають поряд із прізвищем, їх не можна переносити на інший рядок;
— якщо ім’я та по батькові адресата наводять у повній формі, то їх можна відривати від прізвища і переносити з рядка в рядок у будь-який спосіб;
— складні іменники дефісного написання, що позначають посади, як правило, відмінюються в обох компонентах (директору-розпоряднику, інженеру-інспектору), але в окремих випадках можуть мати й невідмінювану першу частину (прем’єр-міністру, прес-секретарю, шеф-редактору).
2. Нижче адресата зазначають заявника — його прізвище, ім’я та по батькові в родовому відмінку без прийменника «від».
Якщо заявник — працівник підприємства, то перед прізвищем зазначають його посаду. Якщо ні, то після прізвища, імені та по батькові має бути наведена домашня адреса заявника з використанням словосполучення: «який (яка) проживає за адресою».
За потреби також можуть зазначати телефон заявника, його паспортні дані та реєстраційний номер облікової картки платника податків.
Кожен елемент відомостей про заявника оформляють з нового рядка.
3. Посередині рядка з великої літери пишуть назву виду документа — слово «Заява». Після нього крапку не ставлять.
4. Заголовок до тексту заяви не наводять.
5. Текст заяви розміщують з нового рядка з великої літери з абзацу, відступивши 2 — 3 рядки від слова «Заява». У тексті заяви прохання потрібно викладати чітко, з лаконічним обґрунтуванням. При цьому не слід вживати архаїзми («дуже переконливо», «прошу не відмовити», «заздалегідь вдячний» тощо). Заява є особистим документом, тому її текст викладають від першої особи.
6. До заяви можуть бути додані документи: копії військового квитка, документа про освіту або отриману професію із зазначенням розряду (кваліфікації), документа про науковий ступінь та (або) звання, довідка з попереднього місця роботи про невикористані дні відпустки (при переведенні з іншого підприємства), копія посвідчення учасника бойових дій, рекомендаційні листи тощо. У цьому випадку нижче тексту роблять відповідну відмітку.
Якщо до заяви додається один документ, то про це пишуть одним реченням. Наприклад: «До заяви додаю довідку про...».
Якщо ж до заяви додається декілька документів, їх перелічують, зазначаючи, оригінал це чи копія
Наприклад:
До заяви додаю такі документи:
1. Трудову книжку (оригінал).
2. Диплом про освіту (копію).
3. Довідку про присвоєння ідентифікаційного коду (копію).
4. Дві фотокартки розміром 4 см х 6 см.
7. Дату заяви заявник проставляє власноручно ліворуч нижче тексту або після переліку додатків (у разі їх наявності).
8. Підпис заявника проставляють нижче тексту праворуч в одному рядку з датою. При цьому розшифровувати підпис немає необхідності, оскільки прізвище, ім’я та по батькові зазначені у відомостях про заявника.
Заяви працівників на ім’я керівника підприємства, як правило, візує начальник відповідного структурного підрозділу, а в разі його відсутності — заступник. Підпис особи, яка завізувала заяву, має бути розшифровано і поруч проставлено дату.
Заяву пишуть, як правило, від руки в довільній формі або на трафаретному бланку. Укладач підписує її власноручно і подає разом з додатками в одному примірнику.
Заява підлягає загальній реєстрації в канцелярії або в секретаря керівника, на ім’я якого вона подається. Надалі на заяві проставляють резолюцію керівника і відмітку про виконання та направлення її до справи.
Наведемо приклад заяви про прийняття на роботу.
7.2. Накази з особового складу
Раніше ми вже зазначали, що за змістом накази поділяють на дві групи:
— з основної діяльності;
— з особового складу (кадрові).
Про те, як складати накази з основної діяльності, ви могли дізнатися з підрозділу 4.5 на с. 53. А зараз розглянемо накази з кадрів.
Наказ з особового складу — це документ, що відображає розпорядчі дії щодо трудової діяльності працівників підприємства, установи, організації.
Наказами з особового складу оформляють прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення працівників, надання відпусток, відряджання тощо.
Накази з особового складу реєструють і їх облік ведуть окремо від наказів з основної діяльності
Окремо з групи наказів з особового складу виділяють і реєструють накази про відряджання працівників підприємства.
У межах календарного року накази з особового складу повинні мати валову нумерацію з додаванням літерного позначення (наприклад, № 133-ос). Можна ввести різні літерні позначення для різних за змістом кадрових наказів, наприклад: «вд» — для наказів про відряджання (№ 125-вд); «в» — для наказів про відпустку (№ 344-в); «з» — для наказів про заохочення (№ 23-з). Для реєстрації наказів використовують журнал реєстрації або реєстраційні картки.
Накази з особового складу, як правило, оформляють на спеціальних бланках для наказів. У заголовку до тексту пишуть: «Про прийняття на роботу», «Про переведення на іншу роботу», «Про звільнення», «Про надання відпустки», «Про заохочення», «Про накладення дисциплінарного стягнення» тощо.
У наказах з особового складу констатуюча частина може бути відсутньою, тому кадрові накази одразу починають з розпорядчої дії: ПРИЙНЯТИ, ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, НАДАТИ, ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ, ВІДРЯДИТИ тощо. Ці дієслова друкують великими літерами від лівого берега без відступу. Далі з нового рядка з абзацу зазначають великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документа, і малими (з великої літери) — його ім’я та по батькові.
Наведемо приклад наказу про направлення працівника у відрядження.
У наказах про призначення на посаду зазначають установлений розмір заробітної плати (тарифна ставка, оклад, надбавка) і за необхідності умови прийняття (тимчасово, зі строком випробування) та їх тривалість тощо.
При переведенні на іншу роботу в наказі наводять нову посаду і структурний підрозділ, вид переведення та його тривалість (для тимчасового переведення), причину переведення, зміни в оплаті праці.
При звільненні зазначають причину звільнення відповідно до статей КЗпП.
Урахуйте: у наказі про призначення або звільнення працівника обов’язково слід зазначити повну дату (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин).
У наказі про надання відпустки зазначають вид відпустки, кількість календарних днів відпустки, що надаються, дати її початку та закінчення. Для щорічної відпустки зазначають також період, за який вона надається.
У кінці наказу зазначають підставу для його складання. Окремим рядком без відступу від лівого берега пишуть слово «Підстава» і далі після двокрапки перелічують документи, що стали підставою для видання наказу (заява працівника, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).
Слід зазначити, що існують типові форми наказів з особового складу, затверджені наказом № 489, а саме:
— наказ (розпорядження) про прийняття на роботу (типова форма № П-1);
— наказ (розпорядження) про надання відпустки (типова форма № П-3);
— наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) (типова форма № П-4).
Наведемо приклад заповнення зазначених форм документів на с. 81, 82 і 83.
Зауважте: наведені типові форми наказів можна доповнювати будь-якими відомостями або вносити до них інші зміни.
Цікавий момент. Накази з особового складу бувають індивідуальними та зведеними. В індивідуальних наказах вміщують інформацію тільки про одного працівника, а у зведених — про декількох.
У зведених наказах до розпорядчої частини включають пункти в такій послідовності:
— прийняття на роботу;
— переведення;
— звільнення.
У межах цих пунктів підпунктами зазначають прізвища співробітників за алфавітом.
Зверніть увагу: у зведених наказах може застосовуватися узагальнений заголовок, наприклад: «Про кадрові питання», «Про особовий склад».
При складанні зведених наказів ураховуйте таке:
один документ не повинен містити інформацію з різними строками зберігання
У зв’язку з цим доцільніше видавати наказ з одного питання.
Викладення наказів має бути одноманітним.
Проект наказу з особового складу готує керівник структурного підрозділу або працівник відділу кадрів. Зазначений проект узгоджують із зацікавленими посадовими особами: з керівником структурного підрозділу, в якому працює особа, яка згадується в наказі, з начальником відділу кадрів, юрисконсультом, у певних випадках — з головним бухгалтером. При цьому оформляють реквізит «Візи документа» (див. с. 15).
Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Проте окремі пункти наказу можуть мати свої строки набуття чинності.
Накази з особового складу доводять до відома працівників під підпис. При цьому на першому примірнику наказу нижче підпису керівника підприємства проставляють візу ознайомлення. Нагадаємо: вона складається зі слів «З наказом ознайомлений», підпису, його розшифрування та дати ознайомлення працівника з наказом.
Після видання відповідного наказу, але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення — у день звільнення інформацію про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносять до трудових книжок працівників підприємства.
Формулювання у трудовій книжці повинно точно відповідати тексту наказу
При цьому пам’ятайте: назви посад повинні відповідати професійним назвам, зазначеним у Класифікаторі професій.
7.3. Документи особового походження
Розглядаючи класифікацію документів, ми вже згадували про документи особового походження. Нагадаємо: такими є документи, що створюються фізичною особою поза службовою діяльністю. До них належать: заява, довіреність, розписка, автобіографія, заповіт тощо.
Вимоги, що пред’являються до складання заяв, були розглянуті в підрозділі 7.1 на с. 77. Тут же зупинимося на таких документах особового походження, як довіреність та автобіографія.
Довіреність
Довіреність — це письмовий документ, який одна особа видає іншій особі для представництва своїх інтересів перед третіми особами.
На підставі довіреності одна особа (довіритель) надає іншій особі (довіреному) повноваження на здійснення певних дій. Найчастіше довіреністю одна особа надає іншій особі право на одержання заробітної плати, поштового переказу, пенсії та інших матеріальних цінностей у випадках, коли не має можливості зробити це особисто (у зв’язку з перебуванням у лікарні, від’їздом з місця постійного проживання тощо).
Довіреність, оформлена відповідно до вимог ЦКУ, повинна містити такі реквізити:
— назву виду документа в його заголовку (напис «Довіреність»);
— прізвище, ім’я та по батькові особи, яка видала довіреність, а також її паспортні дані (серія, номер паспорта (іншого документа), ким і коли видано, місце проживання);
— прізвище, ім’я та по батькові особи, якій видано довіреність, її паспортні дані (серія, номер паспорта (іншого документа), ким і коли видано, місце проживання);
— строк дії довіреності. Зверніть увагу: якщо в довіреності не зазначено строк її дії, то вона вважається безстроковою і діє до припинення її дії ( ч. 1 ст. 247 ЦКУ);
— дату складання. Наявність цього реквізиту обов’язкова зважаючи на положення ч. 3 ст. 247 ЦКУ. Довіреність, у якій не зазначено дату її здійснення, є нікчемною;
— опис дій, на здійснення яких видано довіреність;
— підпис довірителя;
— засвідчення підпису довірителя посадовою особою підприємства, на якому довіритель працює (перебуває на стаціонарному лікуванні), або за місцем його проживання. Також довіреність може бути засвідчена нотаріально.
Наведемо приклад складання довіреності на с. 85.
Автобіографія
Автобіографія є документом особової справи, в якому особа, яка його складає, представляє опис основних фактів свого життя і діяльності в їх хронологічній послідовності.
Основні вимоги, що пред’являються до цього документа, — точність і об’єктивність відомостей, лаконізм викладення. Писати автобіографію слід без помарок і виправлень. В автобіографії обов’язково зазначають:
— прізвище, ім’я та по батькові (заміжні жінки зазначають прізвище після одруження та дівоче прізвище);
— число, місяць і рік народження;
— місце народження (село, район, місто, область — назва згідно з адміністративно-територіальним поділом, що діяв на момент народження). Якщо назва населеного пункту, його статус або адміністративна підлеглість змінилися, то спочатку зазначають колишню, а потім у дужках теперішню географічну назву, статус або адміністративну підпорядкованість. Наприклад: «...у м. Кіровограді (нині — м. Кропивницький)». Якщо особа народилася не в Україні, крім населеного пункту зазначають також відповідну країну;
— громадянство;
— відомості про освіту (який навчальний заклад закінчено, які освіту, спеціальність та кваліфікацію отримано);
— відомості про військову службу;
— відомості про виконувану за час трудової діяльності роботу (коли, де і на яких посадах працювала особа, причини переходу на іншу роботу) у хронологічній послідовності та в повній відповідності із записами у трудовій книжці. Коли йдеться про теперішнє місце роботи, то зазначають також службову адресу та номер телефону;
— відзнаки: урядові нагороди, почесні звання тощо;
— короткі відомості про найближчих родичів: чоловіка (дружину), дітей, батька, матір із зазначенням дати народження, посади і місця роботи (навчання, перебування на пенсії), а також домашньої адреси. Якщо батьки померли, то слід зазначити, в якому році;
— домашню адресу (можливі розбіжності з фактичним місцем проживання зазначають окремо);
— дату складання документа (ліворуч під текстом);
— підпис особи та його розшифрування (праворуч в одному рядку з датою).
Офіційні назви навчальних закладів, військових частин, підприємств, установ, організацій та їх структурних підрозділів наводять у формі, що діяла в період навчання (служби, роботи). Якщо сталися зміни, у дужках після колишньої назви зазначають теперішню. Складноскорочені найменування підприємств і навчальних закладів при першій згадці обов’язково розшифровують і далі наводять скорочено.
В окремих випадках при прийманні на роботу потрібно зазначити, чи притягувалася особа, яка складає автобіографію, та її найближчі родичі до кримінальної відповідальності і за що.
Наведемо приклад автобіографії на с. 86.
* Або «З ____ по ____ рік служив у Збройних Силах України».
висновки
- Якщо до заяви додають будь-які документи, їх перелічують у заяві та зазначають, оригінал це чи копія.
- Заяви працівників на ім’я керівника підприємства, як правило, візує начальник відповідного структурного підрозділу або його заступник.
- У наказах з особового складу констатуюча частина може бути відсутньою, тому кадрові накази одразу починають з розпорядчої дії: ПРИЙНЯТИ, ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ВІДРЯДИТИ тощо.
- Офіційні назви навчальних закладів, військових частин, підприємств, установ, організацій та їх структурних підрозділів наводять в автобіографії у формі, що діяла в період навчання (служби, роботи).
