14.1. Оплата труда
Для обобщения информации о расчетах с персоналом Инструкцией № 291 предусмотрен счет 66 «Расчеты по выплатам работникам». На нем ведут учет расчетов по оплате труда (по всем видам заработной платы, премий, пособий и т. п.), по не полученной работниками в установленный срок из кассы предприятия заработной плате, по другим текущим выплатам. Указанный счет имеет следующие субсчета:
— 661 «Расчеты по заработной плате». По кредиту субсчета 661 отражают начисление работникам предприятия основной и дополнительной заработной платы, премий и прочих выплат, входящих в фонд оплаты труда. По дебету этого субсчета показывают:
• выплату заработной платы, премий, прочих выплат, входящих в фонд оплаты труда;
• стоимость полученных работниками материалов, продукции и товаров в счет заработной платы;
• депонированные суммы заработной платы;
• суммы удержанных налога на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) и военного сбора (далее — ВС);
• суммы удержанных платежей по исполнительным документам;
• другие удержания из сумм оплаты труда персонала;
— 662 «Расчеты с депонентами». Этот субсчет используется в случае, когда предприятие получило наличность для выплаты задолженности работникам через кассу и не выдало ее в установленный срок по не зависящим от него причинам. В этом случае делают проводку: Дт 661, 663 — Кт 662. Выданные суммы отражают записью: Дт 662 — Кт 301, 311;
— 663 «Расчеты по прочим выплатам». По кредиту этого субсчета отражают начисление выплат, которые не относятся к фонду оплаты труда (например, за период временной нетрудоспособности), по дебету — их выплату.
Аналитический учет расчетов ведут по каждому работнику, по видам выплат и удержаний.
Порядок начисления выплат, осуществляемых за счет работодателя, зависит от места работы персонала предприятия. Таким образом, кредитуется счет 66 в корреспонденции с дебетом счетов 15, 23, 24, 91, 92, 93 или 94.
Если предприятие применяет счета класса 8, начисленные суммы вначале отражают по дебету счета 81 «Расходы на оплату труда». При этом в зависимости от вида выплат используют следующие субсчета (см. табл. 14.1):
Таблица 14.1. Субсчета счета 81
| Код субсчета | Название субсчета | Расходы, отражаемые на субсчете |
| 811 | «Выплаты по окладам и тарифам» | Расходы на выплату основной заработной платы персоналу в соответствии с системой оплаты труда, принятой на предприятии |
| 812 | «Премии и поощрения» | Расходы на выплату дополнительной заработной платы (премии, поощрения и т. п.) персоналу в соответствии с системой оплаты труда, принятой на предприятии |
| 813 | «Компенсационные выплаты» | Расходы на гарантийные и компенсационные выплаты персоналу, связанные с индексацией заработной платы, компенсацией в связи с задержкой выплаты заработной платы и т. д., в порядке и размерах, предусмотренных законодательством |
| 814 | «Оплата отпусков» | Расходы на оплату ежегодных отпусков персоналу предприятия или ежемесячные отчисления на создание обеспечения предстоящих оплат отпусков* |
| 815 | «Оплата прочего неотработанного времени» | Расходы на выплаты персоналу предприятия за неотработанное время, предусмотренные законодательством |
| 816 | «Прочие расходы на оплату труда» | Прочие расходы, признаваемые элементами расходов на оплату труда |
| * Подробно об оплате отпусков см. в спецвыпуске «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 33. А вот об учете создания обеспечения на оплату отпусков вы можете прочитать в этом спецвыпуске на с. 103. | ||
Собранные расходы на оплату труда списывают в зависимости от места работы персонала корреспонденцией: Дт 23, 24, 91, 92, 93, 94 — Кт 81.
Заметьте: в составе элемента «Расходы на оплату труда» (Дт 81) не отражают начисленную заработную плату, которая включается в первоначальную стоимость необоротных активов (в частности, при их строительстве или улучшении). Ведь при последующей амортизации сумму износа (часть стоимости таких активов) показывают в составе элемента «Амортизация». Двойное отражение таких расходов (первое — в составе элемента «Расходы на оплату труда», второе — в составе элемента «Амортизация») приведет к искажению данных раздела ІІІ Отчета о финансовых результатах (Отчета о совокупном доходе) по форме № 2. Больше об учете расходов при одновременном использовании счетов классов 8 и 9 см. в подразделе 2.6 на с. 24.
Обратите внимание: при начислении сумм пособий, выплачиваемых за счет Фонда социального страхования (например, пособия по временной нетрудоспособности), счета расходов предприятия не затрагивают. В этом случае делают проводку: Дт 378 «Расчеты с государственными целевыми фондами» — Кт 663.
Для отражения в учете сумм начислений единого социального взноса (далее — ЕСВ) и удержаний НДФЛ и ВС используют:
— субсчет 641 «Расчеты по налогам». По кредиту этого субсчета отражают удержанный из суммы общего налогооблагаемого дохода НДФЛ (Дт 661, 663 — Кт 641/НДФЛ), по дебету — его уплату (перечисление) (Дт 641/НДФЛ — Кт 311);
— субсчет 642 «Расчеты по обязательным платежам». По кредиту этого субсчета отражают удержанный из суммы налогооблагаемого дохода ВС (Дт 661, 663 — Кт 642/ВС), по дебету — его уплату (перечисление) (Дт 642/ВС — Кт 311);
— субсчет 651 «По расчетам по общеобязательному государственному социальному страхованию». По кредиту указанного субсчета отражают начисление суммы ЕСВ, по дебету — ее уплату (перечисление).
При использовании предприятием счетов класса 8 необходимо сумму начисленного ЕСВ вначале сгруппировать на отдельном субсчете 821 «Отчисления на общеобязательное государственное социальное страхование» (Дт 821 — Кт 651). Собранные расходы на социальное страхование списываются в зависимости от места работы персонала корреспонденцией по кредиту субсчета 821 в дебет тех же счетов, что и начисленные доходы: 23, 24, 91, 92, 93, 94.
Предприятия, применяющие только счета класса 9, ЕСВ начисляют проводкой по дебету счетов 15, 23, 24, 91, 92, 93, 94 с кредитом субсчета 651.
Проиллюстрируем сказанное на примере (см. табл. 14.2 на с. 97). При этом условимся, что предприятие не применяет счета класса 8.
Таблица 14.2. Учет заработной платы
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | Сумма, грн. | |
| Дт | Кт | |||
| Начисление заработной платы и больничных | ||||
| 1 | Начислена заработная плата | 92 (15, 23, 24, 91, 93, 94)* | 661 | 4500,00 |
| * В зависимости от места работы физического лица. | ||||
| 2 | Начислена оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности | 949 | 663 | 725,00 |
| 3 | Начислено пособие по временной нетрудоспособности | 378 | 663 | 435,00 |
| Начисление ЕСВ | ||||
| 4 | Начислен ЕСВ на сумму заработной платы (4500,00 грн. х 22 % : 100 %) | 92 (15, 23, 24, 91, 93, 94) | 651 | 990,00 |
| 5 | Начислен ЕСВ на сумму больничных ((725,00 грн. + 435,00 грн.) х 22 % : 100 %) | 949 | 651 | 255,20 |
| Удержание НДФЛ и ВС | ||||
| 6 | Удержан НДФЛ из суммы заработной платы (4500,00 грн. х 18 % : 100 %) | 661 | 641/НДФЛ | 810,00 |
| 7 | Удержан НДФЛ из суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности (725,00 грн. х 18 % : 100 %) | 663 | 641/НДФЛ | 130,50 |
| 8 | Удержан НДФЛ из суммы пособия по временной нетрудоспособности (435,00 грн. х 18 % : 100 %) | 663 | 641/НДФЛ | 78,30 |
| 9 | Удержан ВС из суммы заработной платы (4500,00 грн. х 1,5 % : 100 %) | 661 | 642/ВС | 67,50 |
| 10 | Удержан ВС из суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности (725,00 грн. х 1,5 % : 100 %) | 663 | 642/ВС | 10,88 |
| 11 | Удержан ВС из суммы пособия по временной нетрудоспособности (435,00 грн. х 1,5 % : 100 %) | 663 | 642/ВС | 6,52 |
| Выплата заработной платы и суммы больничных | ||||
| 12 | Получено пособие из Фонда социального страхования на специальный счет | 315 | 378 | 435,00 |
| 13 | Перечислен ЕСВ (990,00 грн. + 255,20 грн.) | 651 | 311 | 1245,20 |
| 14 | Перечислен НДФЛ из суммы заработной платы и оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности (810,00 грн. + 130,50 грн.) | 641/НДФЛ | 311 | 940,50 |
| 15 | Перечислен НДФЛ от суммы пособия по временной нетрудоспособности | 641/НДФЛ | 315 | 78,30 |
| 16 | Перечислен ВС из суммы заработной платы и оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности (67,50 грн. + 10,88 грн.) | 642/ВС | 311 | 78,38 |
| 17 | Перечислен ВС из суммы пособия по временной нетрудоспособности | 642/ВС | 315 | 6,52 |
| 18 | Получены в кассу денежные средства на выплату заработной платы и оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности | 301 | 311 | 4206,12 |
| 19 | Получено в кассу пособие по временной нетрудоспособности | 301 | 315 | 350,18 |
| 20 | Выплачена заработная плата работнику (4500,00 грн. - 810,00 грн. - 67,50 грн.) | 661 | 301 | 3622,50 |
| 21 | Выплачена сумма больничных (725,00 грн. + 435,00 грн. - - 130,50 грн. - 78,30 грн. - 10,88 грн. - 6,52 грн.) | 663 | 301 | 933,80 |
| Депонирование заработной платы и больничных в случае их невыплаты по вине работника | ||||
| 22 | Депонирована сумма больничных | 663 | 662 | 933,80 |
| 23 | Депонирована заработная плата | 661 | 662 | 3622,50 |
14.2. Расчеты с подотчетными лицами
Работник предприятия может получать от работодателя суммы средств на командировку или под отчет. Под отчет выдают средства для исполнения отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, предоставившего средства (т. е. предприятия). Средства, выданные на командировку, обеспечивают поездку работника для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
Предприятие, которое направляет работника в командировку, обязано обеспечить его денежными средствами (авансом) в размерах, установленных нормативно-правовыми актами о служебных командировках.
Аванс может быть выдан наличными или перечислен в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек
Имейте в виду: аванс на командировку или под отчет можно выдавать только тем работникам, которые полностью отчитались за предыдущий аванс.
Учет расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете ведут на субсчете 372 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого субсчета отражают выдачу денежных средств под отчет, по кредиту — признанную сумму израсходованных подотчетным лицом средств, а также возврат неиспользованных сумм.
Сальдо субсчета 372 может быть как дебетовым, так и кредитовым. Такие показатели отражают в Балансе развернуто: дебетовое сальдо — в составе оборотных активов, а кредитовое— в составе обязательств.
При выдаче наличности из кассы на командировку или под отчет субсчет 372 корреспондирует с кредитом субсчета 301 или 302 в зависимости от того, в какой валюте (национальной или иностранной) выданы денежные средства. Если выдача аванса осуществляется в безналичной форме, учет расчетов зависит от того, на какую карточку его перечислили — на корпоративную, или личную.
Как правило, для операций с корпоративной платежной карточкой предприятия открывают дополнительный счет в банке. Именно на этот счет с текущего счета перечисляют определенные суммы средств, специально выделенных держателю корпоративной платежной карточки на хознужды или на командировку. Денежные средства на таком дополнительном счете отражают на субсчете 313 «Прочие счета в банке в национальной валюте» или 314 «Прочие счета в банке в иностранной валюте».
При этом помните:
передача корпоративной платежной карточки подотчетному лицу еще не означает передачу ему самих денежных средств
Денежные средства, находящиеся на текущем счете предприятия, являются его собственностью. Только списанные со счета юридического лица с применением корпоративной платежной карточки денежные средства считаются выданными под отчет держателю такой карточки.
Если же подотчетные денежные средства перечисляют на личную платежную карточку работника, все средства считаются выданными ему под отчет. Такую операцию отражают следующей проводкой: Дт 372 — Кт 311.
По возвращении из командировки или по завершении выполнения отдельного гражданско-правового действия подотчетное лицо должно отчитаться за полученные денежные средства — подать Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет* (далее — авансовый отчет), в сроки, установленные пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ.
* Утвержден приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841.
Остаток денежных средств, не израсходованный на соответствующие цели, должен быть возвращен в кассу или перечислен работником на банковский счет работодателя. Сделать это нужно до или во время подачи авансового отчета. В противном случае такие суммы придется обложить НДФЛ и ВС на основании п.п. 164.2.11 НКУ.
Типовые операции, связанные с расчетами с подотчетными лицами, для предприятий, применяющих счета класса 8, приведем в табл. 14.3.
Таблица 14.3. Учет расчетов с подотчетными лицами
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | |
| Дт | Кт | ||
| Выдача денежных средств работнику | |||
| 1 | Выданы работнику денежные средства из кассы предприятия под отчет | 372 | 301 (302) |
| 2 | Подотчетные суммы перечислены на личную платежную карточку работника | 372 | 311 (312) |
| 3 | Подотчетные суммы перечислены на корпоративную платежную карточку предприятия* | 313 (314) | 311 (312) |
| * При выдаче корпоративной платежной карточки работнику в аналитическом учете делают соответствующую запись. | |||
| Использование подотчетных денежных средств | |||
| 1 | Списана сумма, полученная работником наличными в банкомате с применением корпоративной платежной карточки | 372 | 313 (314) |
| 2 | Списана комиссия банка | 92 | 313 (314) |
| 3 | Оплата стоимости ТМЦ (необоротных активов, работ, услуг) безналичными денежными средствами с применением корпоративной платежной карточки | 372 | 313 (314) |
| 4 | На основании утвержденного авансового отчета оприходованы приобретенные подотчетным лицом: | ||
| — необоротные активы | 15 | 372 | |
| — производственные запасы | 20 | ||
| — МБП | 22 | ||
| — товары | 281 | ||
| 5 | Командировочные расходы работника на основании утвержденного авансового отчета включены в первоначальную стоимость приобретенных в командировке: | ||
| — необоротных активов | 15 | 372 | |
| — производственных запасов | 20 | ||
| — МБП | 22 | ||
| — товаров | 281 | ||
| 6 | Списаны расходы на командировку работников: | 84 | 372 |
| — аппарата управления цехами, участками | 91 | 84 | |
| — административно-управленческого персонала | 92 | ||
| — отдела сбыта | 93 | ||
| — занятых исследованиями и разработками | 941 | ||
| — занятых содержанием объектов жилищно-коммунальных хозяйств и социально-культурной сферы | 949 | ||
| 7 | Отражена сумма налогового кредита по НДС, уплаченному в составе стоимости ТМЦ и необоротных активов, приобретенных подотчетным лицом, а также в составе стоимости расходов на проезд и проживание в командировке (при наличии соответствующих подтверждающих документов) | 641/НДС | 372 |
| Осуществление расчетов между предприятием и работником | |||
| 1 | Возвращен в кассу предприятия неиспользованный остаток подотчетных сумм | 301 (302) | 372 |
| 2 | Удержан из заработной платы работника НДФЛ в связи с невозвратом остатка не использованных в командировке денежных средств | 661 | 641/НДФЛ |
| 3 | Удержан из заработной платы работника ВС в связи с невозвратом остатка не использованных в командировке денежных средств | 661 | 642/ВС |
| 4 | Подотчетному лицу возмещен перерасход денежных средств | 372 | 301 (311) |
14.3. Займы работникам
Порядок отражения операций по выдаче и погашению займа работнику предприятия в бухгалтерском учете зависит от срока погашения займа.
Пункт 4 П(С)БУ 10 подразделяет дебиторскую задолженность на долгосрочную и текущую. В связи с этим предприятие сумму займа, срок возврата которого:
— не превышает 12 месяцев с момента предоставления, — учитывает как текущую дебиторскую задолженность на субсчете 377 «Расчеты с прочими дебиторами». По дебету этого субсчета показывают возникновение дебиторской задолженности при выдаче займа, а по кредиту — ее погашение;
— превышает 12 месяцев с момента предоставления, — учитывает как долгосрочную дебиторскую задолженность на субсчете 183 «Прочая дебиторская задолженность». При наступлении срока погашения займа в течение 12 месяцев с даты баланса задолженность работника перед предприятием необходимо перевести из долгосрочной дебиторской задолженности в состав текущей. В этом случае делают запись: Дт 377 — Кт 183.
Рассмотрим пример отражения расчетов по займам работникам в учете (см. табл. 14.4).
Таблица 14.4. Учет расчетов по займам
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | Сумма, грн. | |
| Дт | Кт | |||
| Выдача займа | ||||
| 1 | Получены в кассу денежные средства для выдачи займа работнику | 301 | 311 | 12300,00 |
| 2 | Выдан работнику долгосрочный заем | 183 | 301 | 12300,00 |
| 3 | Часть долгосрочной дебиторской задолженности, подлежащая погашению в течение 12 месяцев с даты баланса, переведена в состав текущей задолженности | 377 | 183 | 4100,00 |
| Погашение займа путем удержания из заработной платы | ||||
| 1 | Начислена заработная плата | 93* | 661 | 4000,00 |
| * По условиям примера заемщик является работником отдела сбыта. | ||||
| 2 | Начислен ЕСВ (4000,00 грн. х 22 % : 100 %) | 93 | 651 | 880,00 |
| 3 | Удержан НДФЛ (4000,00 грн. х 18 % : 100 %) | 661 | 641/НДФЛ | 720,00 |
| 4 | Удержан ВС (4000,00 грн. х 1,5 % : 100 %) | 661 | 642/ВС | 60,00 |
| 5 | Перечислен ЕСВ | 651 | 311 | 880,00 |
| 6 | Перечислен НДФЛ | 641/НДФЛ | 311 | 720,00 |
| 7 | Перечислен ВС | 642/ВС | 311 | 60,00 |
| 8 | Произведены отчисления в счет погашения займа | 661 | 377 | 500,00 |
| 9 | Выплачена заработная плата | 661 | 301 | 2720,00 |
выводы
Расходы на оплату труда в зависимости от места работы персонала отражают на счетах 15, 23, 24, 91, 92, 93 или 94.
Из заработной платы работников в обязательном порядке удерживают НДФЛ и ВС, а «сверху» на нее начисляют ЕСВ.
Выданными под отчет держателю корпоративной платежной карточки считаются списанные с ее применением денежные средства.
Если срок погашения долгосрочного займа наступает в течение 12 месяцев с даты баланса, задолженность работника перед предприятием необходимо перевести из долгосрочной дебиторской задолженности (субсчет 183) в состав текущей (субсчет 377).
