* Впервые Налоговый расчет по новой форме, утвержденной приказом Минфина от 13.01.2015 г. № 4, налоговые агенты подавали за 1 квартал 2015 года.
Форма Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога (далее — Налоговый расчет по форме № 1ДФ) и Порядок его заполнения (далее — Порядок № 4) утверждены приказом Минфина от 13.01.2015 г. № 4.
Кто, куда и когда подает этот Налоговый расчет? Давайте вспоминать.
Кто и куда подает?
Налоговый расчет по форме № 1ДФ подают лица, которые имеют статус налоговых агентов. Это:
— юрлица (их уполномоченные обособленные подразделения);
— самозанятые лица (предприниматели и независимые профессионалы);
— представительства нерезидентов — юрлица;
— инвесторы (операторы) по соглашению о распределении продукции.
Самозанятые лица подают Налоговый расчет по форме № 1ДФ в налоговый орган по своему налоговому адресу (т. е. по месту своего проживания, по которому они состоят на учете в качестве плательщика налогов), остальные — в налоговый орган по своему местонахождению.
Заметьте: уполномоченные обособленные подразделения самостоятельно за себя формируют и подают Налоговый расчет ( абзац первый п.п. «б» п. 176.2 НКУ). При этом
в реквизитах формы № 1ДФ уполномоченное обособленное подразделение приводит свои данные
Головное предприятие данные по такому подразделению в своей форме № 1ДФ не показывает.
А если обособленное подразделение — неуполномоченное? В этом случае о доходах, начисленных работникам такого подразделения, отчитывается головное предприятие, но с определенными особенностями. Какими? Об этом мы с вами поговорим чуть ниже. Здесь же отметим следующее.
Важно! Если в течение отчетного квартала налоговый агент не начислял и не выплачивал доходы физлицам, в том числе и физлицам-предпринимателям, и/или не начислял и не уплачивал в бюджет НДФЛ и ВС с таких доходов, то форму № 1ДФ за отчетный квартал он не подает.
Какими способами подаем?
Налоговый расчет по форме № 1ДФ подают в электронной и/или бумажной форме.
Но подать Налоговый расчет на бумаге можно, только если в его табличной части количество заполненных строк не больше 10 ( п. 2.3 Порядка № 4).
Если количество строк в форме № 1ДФ 11 и более, то ее подают:
— либо средствами электронной связи в электронной форме с наложением цифровой подписи,
— либо на бумаге вместе с электронной формой на электронном носителе информации.
Налоговый расчет налоговые агенты подают так:
— со штатной численностью до 1000 работников — одной порцией. То есть, например, подавать отдельной порцией форму № 1ДФ на физлиц, которые не имеют регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов, не нужно (см. консультацию налоговиков в подкатегории 103.25 БЗ);
— со штатной численностью более 1000 работников — возможно несколькими порциями, каждая из которых является отдельным Налоговым расчетом со своим номером порции. Но все порции должны быть сданы в установленные сроки. При этом если Налоговый расчет — порция подается на бумаге вместе с электронной формой, то его листы сшиваются.
Также налоговому агенту придется повозиться с порциями, если у него есть неуполномоченное обособленное подразделение. За такое подразделение форму № 1ДФ в виде отдельной порции с данными его работников подает головное предприятие в налоговый орган по своему местонахождению. Далее копию такого расчета оно отсылает в налоговый орган по местонахождению неуполномоченного обособленного подразделения ( абзац второй п.п. «б» п. 176.2 НКУ, п. 2.6 Порядка № 4).
В какие сроки подаем?
Налоговый расчет по форме № 1ДФ формируем и подаем отдельно за каждый квартал (налоговый период) в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала ( п.п. «б» п. 176.2 НКУ, п. 2.1 Порядка № 4).
Причем если последний день срока предоставления формы № 1ДФ приходится на выходной или праздничный день, то последним днем срока будет считаться операционный (банковский день), следующий за таким днем.
Предельный срок подачи Налогового расчета за 2 квартал 2016 года — 9 августа
А теперь поговорим о том, как заполнить без ошибок разделы формы № 1ДФ.
Заполняем форму № 1ДФ
Налоговый расчет по форме № 1ДФ можно условно разбить на две части: реквизитную и табличную. При этом табличная часть имеет два раздела. Первый посвящен налогу на доходы, второй — военному сбору (далее — ВС).
Если подаем Налоговый расчет на бумаге, учитываем, что исправления, помарки, зачеркивания и уточнения в нем не допускаются. Незаполненные поля прочеркиваем. А вот в электронной форме они остаются незаполненными (пустыми).
Налоговый расчет заполняем в гривнях с копейками.
Для вашего удобства порядок заполнения реквизитов и граф разделов І и II Налогового расчета по форме № 1ДФ приведем в табл. 1, 2 и 3 соответственно.
Начнем с реквизитной части (см. табл. 1 на с. 9), а затем рассмотрим порядок заполнения раздела I (см. табл. 2 на с. 10).
Таблица 1. Заполняем реквизиты Налогового расчета по форме № 1ДФ
| Реквизит | Как заполняем |
| «(податковий номер юридичної особи (податковий номер або серія та номер паспорта самозайнятої фізичної особи))» | Указываем здесь: — если налоговый агент — юрлицо, его налоговый номер; — если налоговый агент — физлицо, то его регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов или серию и номер паспорта, если согласно отметке в паспорте такое физлицо имеет право осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта. Внимание! Ячейки заполняем слева направо. Если налоговый номер юрлица содержит меньше 8 значимых цифр, дополняем его слева нулями до 8 цифр ( п. 3.1 Порядка № 4) |
| «Стор.» | Проставляем порядковые номера страниц Налогового расчета |
| «Звітний/Звітний новий/Уточнюючий» | Проставляем отметку в ячейке напротив соответствующего поля: — «Звітний», если формируем документ за отчетный период впервые; — «Звітний новий», если исправляем допущенные ошибки до истечения предельного срока подачи Налогового расчета; — «Уточнюючий», если исправляемся после окончания срока подачи Налогового расчета |
| «Юридична особа» або «Самозайнята фізична особа» | Проставляем отметку в ячейке напротив соответствующего поля |
| «Звітний період» | Указываем арабскими цифрами порядковый номер отчетного квартала и год. Например, в ячейке «квартал» проставляем «02» |
| «Працювало за трудовими договорами (контрактами)» | Здесь налоговики хотят видеть количество работников, которые в отчетном квартале фактически трудились на благо работодателя ☺. Тех же, за кем сохранялось место работы (например, мобилизованные, декретчицы), при заполнении этого реквизита учитывать не нужно, даже если им начислялся доход (см. разъяснение в категории 103.25 ЗІР). В эту графу включаем и внешних совместителей. А вот работников, которые у данного работодателя работают и по основному месту работы, и по совместительству (внутреннее совместительство), на наш взгляд, нужно учитывать один раз. Имейте в виду: если в течение отчетного периода количество работников менялось в связи с приемом/увольнением, здесь указываем наибольшее количество работников, которые фактически работали по трудовым договорам в течение отчетного квартала. Внимание! Эту графу заполняем только в первой порции формы № 1ДФ, указывая сведения по всем лицам, которые работали у налогового агента по трудовым договорам (контрактам) ( абз. 9 п. 3.1 Порядка № 4) |
| «Працювало за цивільно-правовими договорами» | Как и в случае с предыдущим реквизитом, можем полагаться лишь на разъяснения контролеров (в категории 103.25 ЗІР). Они предлагают здесь проставлять количество физлиц, которые в отчетном квартале выполняли работы (предоставляли услуги) по гражданско-правовым договорам и которым был начислен доход. А вот физлиц, с которыми были заключены договоры аренды либо другие гражданско-правовые договоры, а также предпринимателей при заполнении этого реквизита учитывать не нужно. |
| Если договор на работы/услуги заключен со штатным работником, то его также учитывают при заполнении этого реквизита. Внимание! Эту графу заполняем только в первой порции формы № 1ДФ, указывая данные по всем лицам, которые работали у налогового агента по гражданско-правовым договорам ( абз. 9 п. 3.1 Порядка № 4) | |
| «Порція» | Здесь приводим номер порции. Несколько порций может быть, если у вас штатная численность работников более 1000 либо если у вашего предприятия есть неуполномоченные обособленные подразделения |
Таблица 2. Заполняем раздел І Налогового расчета по форме № 1ДФ
| Графа | Как заполняем |
| Графа 1 «№ з/п» | В этой графе проставляем порядковый номер заполняемой строки. В общем случае на каждое физлицо заполняем столько строк, сколько видов доходов с разными признаками ему начислили/выплатили в отчетном квартале. Перечень возможных признаков доходов вы можете найти в п. 1 приложения к Порядку № 4. Заполнять нескольких строк с одним признаком доходов (зарплатным «101») можно только в двух случаях: 1) если работника в отчетном квартале уволили с работы, а потом приняли на нее (либо неоднократно принимали на работу и увольняли с нее). Тогда на этого работника заполняем столько строк с одним признаком дохода, сколько раз информация об изменении его места работы встречается в отчетном квартале; 2) если к зарплате работника в отчетном квартале применяли налоговую социальную льготу (далее — НСЛ) с разными признаками. В этом случае количество строк с признаком дохода «101» (зарплата) будет равно количеству льгот с разными признаками |
| Графа 2 «Податковий номер або серія та номер паспорта» | Здесь указываем регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов — физлица, о котором приводим информацию в Налоговом расчете. Если физлицо отказалось от получения такого номера и имеет соответствующую отметку в паспорте, в этой графе проставляем серию и номер его паспорта. Причем в этом случае дополнить незаполненные клеточки нулями не нужно. Клеточки заполняем слева направо без пропусков между серией и номером |
| Графа 3а «Сума нарахованого доходу (грн, коп.)» | Отражаем суммы доходов (как облагаемых, так и не облагаемых НДФЛ), начисленных физлицу в отчетном квартале, в разрезе признаков доходов и признаков налоговой соцльготы (при наличии права на нее) согласно п. 1 и п. 2 приложения к Порядку № 4 соответственно. Начисленный доход указываем независимо от того, выплачен он физлицу в отчетном квартале или нет. Сумму дохода проставляем без вычета НДФЛ, ВС и НСЛ (при наличии права на нее). Если физлицу в отчетном квартале начислили доход в натуральной форме, его сумму в эту графу вписываем с учетом «натурального» коэффициента, предусмотренного п. 164.5 НКУ (см. консультацию налоговиков в категории 103.25 ЗІР) |
| Графа 3 «Сума виплаченого доходу (грн, коп.)» | В разрезе признаков доходов и налоговой соцльготы отражаем суммы фактически выплаченных физлицу доходов (также без вычета НДФЛ, ВС и НСЛ (при наличии права на нее)). Исключение — доход в виде зарплаты. Если выплачиваем зарплату в установленные сроки в месяце, следующем за месяцем начисления, то ее сумму также отражаем как выплаченную в графе 3 формы № 1ДФ за тот квартал, к которому относится месяц начисления зарплаты |
| Графа 4а «Сума утриманого податку (грн, коп.), нарахованого» | В этой графе проставляем сумму НДФЛ, которая удержана с конкретного дохода, начисленного физлицу |
| Графа 4 «Сума утриманого податку (грн, коп.), перерахованого» | Здесь указываем сумму НДФЛ, которая была фактически перечислена в бюджет с конкретного вида дохода. А вот НДФЛ, уплаченный со своевременно выплаченной зарплаты, отражаем в форме № 1ДФ за тот отчетный квартал, в который входит месяц ее начисления |
| Графа 5 «Ознака доходу» | Здесь проставляем признаки доходов согласно справочнику, приведенному в п. 1 приложения к Порядку № 4 |
| Графа 6 «Дата прийняття на роботу (дд/мм/рррр)» | Эту графу заполняем только на тех физлиц, которых в отчетном периоде приняли на работу по трудовым договорам (контрактам) и которым в этом отчетном периоде был начислен доход. Если в отчетном квартале работник был принят на работу, но зарплата ему не начислялась, строку без суммовых показателей, но с датой приема на работу в графе 6 на него не формируем! Дату принятия физлица на работу проставляем так: число, порядковый номер месяца, год. В остальных случаях (в том числе, если с физлицом был заключен гражданско-правовой договор) графу 6 не заполняем |
| Графа 7 «Дата звільнення з роботи (дд/мм/рррр)» | Эту графу заполняем лишь на тех работников, которые работали по трудовым договорам (контрактам) и были уволены: — либо в отчетном периоде, — либо до начала отчетного периода, но им была начислена/выплачена зарплата в отчетном периоде. Если уволенному в отчетном квартале работнику вы не начисляли зарплату, то строку без суммовых показателей, но с датой увольнения в графе 7 формы № 1ДФ на него не заполняем. Дату увольнения физлица с работы проставляем в таком же формате, как и дату принятия на работу |
| Графа 8 «Ознака подат. соц. пільги» | Здесь указываем признак налоговой соцльготы согласно справочнику, приведенному в п. 2 приложения к Порядку № 4. Эту графу заполняем только по работникам, к зарплате которых в отчетном квартале применяли соцльготу. Учтите: даже если работник пользовался соцльготой не во всех месяцах отчетного квартала, на него формируем одну строку с зарплатным признаком «101». При этом в графе 8 проставляем признак примененной соцльготы. То есть заполнение графы 8 свидетельствует о том, что к зарплате работника хотя бы в одном месяце применялась соцльгота с таким признаком. |
| Если же в течение отчетного квартала к зарплате работника применялись льготы с разными признаками, количество строк с зарплатой (признак дохода «101») будет соответствовать количеству льгот с разными признаками | |
| Графа 9 «Ознака (0, 1)» | Эту графу заполняем, только если подаем «Звітний новий» или «Уточнюючий» Налоговый расчет. Важно! Порядок исправления ошибки через «Звітний новий» и «Уточнюючий» Налоговый расчет идентичен! В разделе I таких форм № 1ДФ должна быть приведена только информация по строкам, которые вы исправляете/добавляете/убираете. При этом поступаем так: — чтобы исключить ошибочную строку из ранее введенной информации, дублируем все ее графы и в графе 9 указываем «1» — на исключение строки; — чтобы ввести новую строку, формируем строку с нужной информацией и в графе 9 указываем «0» — на ввод строки; — чтобы заменить строку с ошибочной информацией на верную, повторяем строку с ошибочной информацией, в графе 9 указывая «1» — строка на исключение, и формируем строку с верной информацией, проставляя в ее графе 9 — «0» — строка на ввод |
| Строка «Всього» | Здесь приводим общие суммы: — начисленного дохода — по графе 3а; — выплаченного дохода — по графе 3; — начисленного НДФЛ — по графе 4а; — перечисленного НДФЛ — по графе 4 |
А что, если в отчетном квартале провели перерасчет по НДФЛ? При таких обстоятельствах результат перерасчета отражаем в Налоговом расчете по форме № 1ДФ за тот отчетный квартал, в который входит месяц его проведения.
Теперь переходим к порядку заполнения строк раздела ІІ Налогового расчета по форме № 1ДФ.
Обычных работодателей в этом разделе интересуют только строки с ВС. А вот строки с налогообложением процентов заполняют только те налоговые агенты, в частности банки, кредитные союзы, которые в отчетном квартале начисляли доходы в виде процентов. Строки же с налогообложением выигрышей (призов) в лотерею — только налоговые агенты — операторы лотереи.
Учитывая приведенное, давайте с вами поговорим о том, что интересно всем нам, а именно: о заполнении строк с ВС раздела ІІ Налогового расчета по форме № 1ДФ. Тем более что поговорить есть о чем.
Информацию в строках с ВС отражаем общими суммами без персонификации. О том, как заполнить графы строки «Військовий збір» раздела ІІ формы № 1ДФ, вам расскажет табл. 3 на с. 12.
Таблица 3. Отражаем ВС в разделе ІІ Налогового расчета по форме № 1ДФ
| Графа | Как заполняем |
| «Загальна сума нарахованого доходу» | Начиная с отчета за 1 квартал 2016 года, в этой графе указываем общую сумму доходов, которые были начислены физлицам, в том числе и самозанятым лицам, в отчетном квартале, — как облагаемых, так и не облагаемых ВС (см. консультацию налоговиков в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 23, с. 29). Так, например, у вас в эту графу попадут суммы нецелевой благотворительной помощи, пособия по беременности и родам, а также доходы, начисленные физлицам-предпринимателям, в том числе предпринимателям-единоналожникам, и т. п. |
| «Загальна сума виплаченого доходу» | В графе показываем общую сумму выплаченных доходов в отчетном квартале, как облагаемых, так и не облагаемых ВС. При заполнении этой графы учите особый порядок отражения зарплатных доходов, выплаченных своевременно. То есть суммы своевременно выплаченной зарплаты следует относить к месяцу ее начисления. Сведения о несвоевременно выплачиваемой зарплате и/или прочем доходе отражаем по факту |
| «Загальна сума утриманого податку, збору (грн, коп.)» нарахованого/перерахованого | В этих графах отражаем начисленный в отчетном квартале и перечисленный в бюджет ВС соответственно. При этом ВС, уплаченный с зарплаты, которая была выплачена в установленные сроки, следует отнести к месяцу его начисления |
Таким образом, в общем случае, итоговые значения граф 3а и 3 раздела I формы № 1ДФ будут совпадать со значениями граф «Загальна сума нарахованого доходу» и «Загальна сума виплаченого доходу» по строке «Вiйськовий збiр» раздела II соответственно.
Расхождения могут быть, если, например, налогоплательщику начислили доходы, которые не облагаются НДФЛ, но включаются в базу обложения ВС. К таким доходам относятся, в частности, реинвестированные дивиденды; доходы от сдачи (продажи) вторсырья, бытовых отходов, лома цветных металлов и др.
Формируете «Звітний новий» или «Уточнюючий» Налоговый расчет, поскольку допустили ошибки в строке с ВС? Тогда:
— в строке «Військовий збір — виключення****» повторите все графы ошибочной строки из уже поданного Налогового расчета;
— в строке «Військовий збір» отразите правильную информацию.
Заметьте: если ошибка в ранее поданном отчете была допущена только в строке с ВС и вы ее сейчас исправляете, то дублировать правильную информацию, которую вы отражали в разделе I формы № 1ДФ, не нужно! То есть в такой ситуации вы заполняете только «дотабличную» часть новой отчетной (уточняющей) формы № 1ДФ и ее раздел II, информацию которого корректируете.
Обращаем внимание тех, кто подает Налоговый расчет по форме № 1ДФ несколькими порциями. В такой ситуации всю информацию по ВС следует отразить один раз в разделе ІІ первой порции формы № 1ДФ (см. консультацию в подкатегории 103.25 БЗ).
То есть не нужно «дробить» доходы, начисленные/выплаченные налогоплательщикам в отчетном квартале, и ВС, начисленный/удержанный с облагаемых таким сбором доходов, в зависимости от того, в какую порцию попала информация о том или ином налогоплательщике. Всю информацию по ВС отражаем один раз в первой порции.
Это справедливо и для случая с неуполномоченными обособленными подразделениями.
Ну вот, наш экскурс по строкам Налогового расчета по форме № 1ДФ закончен. Желаем вам заполнить его без ошибок и подать своевременно!
выводы
- Юрлица и их уполномоченные обособленные подразделения Налоговый расчет по форме № 1ДФ подают в налоговый орган по своему местонахождению.
- Подавать отдельной порцией форму № 1ДФ на физлиц, которые не имеют регистрационного номера учетной карточки плательщика налогов — физлица, не нужно.
- Налоговый расчет по форме № 1ДФ заполняйте в гривнях с копейками.
- Сумму начисленного дохода в Налоговом расчете указываем независимо от того, выплачен он физлицу в отчетном квартале или нет.
