Если совместить командировку и отпуск

В избранном В избранное
Печать
Акимова Лариса, Калашникова Лилия, налоговые эксперты
Налоги и бухгалтерский учет Октябрь, 2016/№ 83
Вопросы о командировках всегда злободневны. Но на этот раз мы решили посвятить нашу статью еще более интересной теме: совмещению командировки с отпуском. К примеру, работник предприятия, которое находится в городе Харькове, уезжает в отпуск во Львов, а затем, не возвращаясь домой, сразу же в командировку в Ужгород. Как быть с приказом о командировке и с авансом на нее? Можно ли возместить стоимость проезда из Львова в Ужгород? Правда, интересные вопросы? Давайте найдем на них ответы вместе. А заодно рассмотрим и другие похожие ситуации, для решения которых тоже придется покумекать.

Сотрудник уже на чемоданах, и тут руководство узнает, что город, в котором он собрался провести отпуск, находится рядом с городом, куда нужно съездить в командировку. Совместим? Запросто! А расходы? Разберемся!

Из отпуска в командировку по Украине

Приказ о командировке и аванс. Если о командировке работника знали заранее (еще до его отпуска), все просто. Перед отпуском составляем приказ о предстоящей командировке, ознакомляем с ним работника, выдаем аванс на командировку.

И пусть вас не смущает, что до нее еще ого-го сколько времени.

Конкретные сроки, в которые должен быть выдан аванс на командировку, законом не установлены

Главное, чтобы это произошло не раньше даты подписания руководителем предприятия приказа о направлении в командировку (см. письмо Минфина от 18.10.2006 г. № 31-18030-07-25/21780 и письмо НБУ от 08.07.2004 г. № 11-113/2295-6866).

А если надобность в командировке возникла, когда работник был в отпуске? В этом случае ознакомить его с приказом можно, например, по электронной почте (вы ему — приказ о командировке, а он вам — письмо о том, что с приказом ознакомлен). По возвращении его из командировки подпишете у него оригинал приказа.

В крайнем случае можно воспользоваться услугами обычной почты (вы ему — приказ, он вам обратно — этот же приказ, но уже со своей подписью).

Что касается аванса в гривне, то проблем с ним возникнуть не должно, если у сотрудника есть личная платежная карточка ☺.

Расходы на проезд. Здесь главный вопрос: можно ли компенсировать, не облагая НДФЛ и ВС, стоимость билета из города, в котором сотрудник был в отпуске, к месту командировки?

Для ответа на него обратимся к п.п. 170.9.1 НКУ. В его п.п. «а» указано: не является доходом налогоплательщика сумма компенсируемых ему расходов на командировку в пределах фактических расходов, в том числе на проезд до места командировки и назад. То есть требования о том, что компенсации подлежат расходы на проезд от места работы до места командировки, в НКУ нет.

Правда, приятную картину портит п. 7 Инструкции № 59*. В нем указано: днем выбытия в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного работника.

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.

Но если вы — хозрасчетник, то Инструкция № 59 для вас не указ. В своем положении о командировках вы можете написать свое определение дня выбытия в командировку

И все же будьте осторожны. Очень уж любят контролеры Инструкцию № 59. Вот и стараются применить ее положения даже к тем субъектам хозяйствования, на которых она не распространяется. А значит, есть большая вероятность, что они будут настаивать, дескать, расходы, понесенные работником на проезд от места отдыха к месту командировки, никак не связаны с командировкой.

Кроме того, и в ст. 121 КЗоТ**, и в п.п. 170.9.1 НКУ есть указание о расходах на проезд к месту командировки и назад. Если под «назад» понимать расходы на проезд от места командировки к месту работы, то «вперед» — это все-таки расходы от места работы (а не отдыха) к месту командировки.

** Кодекс законов о труде Украины.

И все же есть ситуация, когда можно безопасно и «бездоходно» компенсировать такие расходы! Какая именно? Если город, в котором отдыхал работник, находится на пути следования от места работы к месту командировки. Ну как в ситуации, смоделированной нами в преамбуле. Смотрите: из Харькова, где находится место работы командированного работника, в Ужгород ходит поезд, который следует через Львов. То есть даже если бы работник уезжал из Харькова, он все равно ехал бы через Львов!

Воспользуемся этим. И представим (для проверяющих, конечно), что все так и было. А значит, расходы на переезд из Львова до Ужгорода можно смело компенсировать работнику как связанные с командировкой, при условии, что работник выехал из Львова в первый день командировки, а не до того. А то, как работник добирался до Львова (как бы из Харькова), проверяющих волновать не должно. Может, он экономил деньги предприятия и ехал туда автостопом от места работы ☺.

Авансовый отчет***. Здесь сложностей возникнуть не должно. По возвращении из командировки работник в стандартные сроки отчитывается в бухгалтерию.

*** Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841.

С одной ситуацией разобрались. А теперь давайте посмотрим, какие сложности могут возникнуть, если ситуация с поездкой обратная уже рассмотренной. То есть вначале работник был в командировке по Украине, а потом «рванул» в отпуск.

Из командировки по Украине — в отпуск

Предположим, что сотрудника предприятия, которое находится в Харькове, командируют в Ужгород. По окончании командировки он сразу из Ужгорода отправится в отпуск во Львов.

Приказ о командировке и аванс. Здесь все «по накатанной». Ни с изданием приказа о командировке, ни с ознакомлением с ним, ни с выдачей аванса на командировку проблем возникнуть не должно.

Расходы на проезд. Увы, но работодатель в данном случае может компенсировать без обложения НДФЛ, ВС и ЕСВ только проезд работника к месту командировки и по месту командировки.

А вот расходы на проезд обратно от места отдыха в родной город не являются расходами, связанными с командировкой ☹

Причина проста — день выезда из «отпускного» города и приезда к месту работы «вываливается» за период командировки. Поэтому если они будут компенсированы, то превратятся для работника в налогооблагаемый доход. Какой именно? Считаем, что в зарплатный, как выплаты, которые имеют индивидуальный характер (см. п.п. 2.3.4 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5). А значит, здравствуйте, НДФЛ, ВС и ЕСВ.

А что с расходами на проезд от места командировки к месту отдыха? Считаем, что здесь можно также воспользоваться рассмотренным выше правилом, которое мы условно назвали «по пути следования». То есть если город, в котором работник будет отдыхать, находится по пути следования из командировки к месту работы, работодатель может включить расходы на такой переезд в командировочные расходы (при должном документальном оформлении, конечно).

Если же город, в котором работник будет проводить отпуск, находится «на отшибе», то работодатель расходы на проезд из командировки до города отпускной мечты компенсировать не обязан. А если все-таки решит компенсировать? Тогда у работника возникнет налогооблагаемый доход (см. выше).

Авансовый отчет. По завершении командировки сотрудник обязан:

1) предоставить авансовый отчет, к которому приложить документы, подтверждающие расходы, понесенные в связи с командировкой;

2) вернуть сумму излишне израсходованных средств (при наличии).

Важно!

Предельные сроки возврата излишне израсходованных денежных средств, полученных работником на командировку, совпадают со сроками предоставления авансового отчета

Ознакомиться с ними вы можете в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 40, с. 89.

Как работнику, который не возвращается после командировки на работу, а сразу отправляется в отпуск, соблюсти эти сроки? Учитывая количество существующих экспресс- и курьерских служб доставки, с отправкой авансового отчета и подтверждающих документов проблем возникнуть не должно. Главное — иметь желание и чистый бланк авансового отчета под рукой.

А что с остатком средств, полученных на командировку? Тут все просто — его следует перечислить на расчетный счет предприятия — это сейчас совсем несложно сделать через любой банк или даже платежный терминал. Главное, чтобы произошло это до или во время проведения бухгалтерией предприятия авансового отчета работника (см. последний абзац п.п. 170.9.2 НКУ).

В противном случае, если остаток аванса будет сдан после утверждения авансового отчета, предприятию грозит штраф, да и сотрудник в «сторонке» не останется (см. ниже).

С командировками и отпуском в пределах нашей родины все понятно. А если командировка/отпуск — за границу? Есть ли нюансы? Давайте смотреть.

«За бугор» в командировку/отпуск

На первый взгляд кажется, что для поднятых здесь вопросов нет разницы, где проходят командировка и отпуск работника. Но если приглядеться...

Помните: сумма суточных в случае командировки в страну, для въезда на территорию которой (п.п. 170.9.1 НКУ):

— не требуется виза (разрешение на въезд), — определяется согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;

необходима виза (разрешение на въезд) — согласно приказу о командировке и отметкам Госпогранслужбы Украины в загранпаспорте или заменяющем его документе.

Ваш работник поехал в «визовую» страну? Тогда учтите следующее.

Если он едет в отпуск, а затем в командировку, то предупредите работника, что в его загранпаспорте должны быть две отметки о пересечении украинской границы (туда и обратно). А как же даты? Ведь отметка о пересечении границы «туда» будет сделана до начала командировки?! Ничего страшного. В п.п. 170.9.1 НКУ нет требования, чтобы даты отметок в загранпаспорте «вписывались» в период командировки.

А если работник, уезжая в отпуск, забыл проставить отметку о пересечении границы?

Тогда у него могут быть проблемы с суточными.

Налоговики настаивают: суточные, которые были выплачены работнику без наличия отметки в паспорте о пересечении границы с «визовой» страной, являются для него налогооблагаемым доходом в виде допблага (см. письмо Межрегионального ГУ ГФС от 21.01.2016 г. № 1501/10/28-10-06-11)!

Теперь рассмотрим обратную ситуацию. Работник едет в загранкомандировку и остается там проводить отпуск. Чем эта ситуация отличается от предыдущей? Проблемой с отметкой о пересечении границы «обратно в Украину».

Для того чтобы работнику, который остался отдыхать, посчитали суточные, к авансовому отчету он должен приложить еще и копию страницы паспорта с отметками о пересечении границы. Если работник остается отдыхать, а авансовый отчет пересылает каким-либо образом на предприятие, поскольку не успевает отчитаться в срок, то отметки о пересечении границы «обратно в Украину» у него в паспорте не будет. А если нет отметки в загранпаспорте на момент утверждения авансового отчета, то нет и необлагаемых суточных. Как это ни грустно, но с таких суточных придется уплатить НДФЛ и ВС.

Но он же может взять отпуск на три-четыре дня и успеть самостоятельно подать авансовый отчет по командировке? — скажете вы. Да, может. В такой ситуации считаем, если на момент утверждения авансового отчета в загранпаспорте будут обе отметки о пересечении границы, суточные за время нахождения в командировке не должны облагаться налогом. И пусть вас не смущает, что отметка о пересечении границы «в Украину» проставлена после завершения командировки. Суточные вы рассчитаете на основании приказа о командировке.

Ответственность

Превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности (см. пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ, п. 2.11 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637) грозит предприятию штрафом в размере 25 % от выданных под отчет сумм (абзац пятый ст. 1 Указа Президента Украины «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» от 12.06.95 г. № 436/95).

Не повезет здесь и работнику. С суммы излишне израсходованных средств, полученных работником на командировку и не возвращенных в установленные законодательством сроки, работодатель должен будет удержать НДФЛ и ВС по ставкам 18 % и 1,5 % соответственно (см. п.п. 164.2.11 НКУ).

Важно! В базу обложения НДФЛ такой доход должен попасть увеличенным на «натуральный» коэффициент, равный на сегодня 1,219512.

А от какой суммы исчислять ВС? Налоговики считают, что от «чистой» суммы излишне израсходованных средств (см. письмо ГФСУ от 08.06.2016 г. № 12626/6/99-99-13-02-03-15, а также БЗ 103.25). Вы решили прислушаться к их разъяснениям? Тогда рекомендуем получить индивидуальную налоговую консультацию по этому вопросу. Она будет для вас своего рода страховкой, если вдруг они потом передумают.

И не забудьте отразить такой доход в Налоговом расчете по форме № 1ДФ. Признак дохода — «118».

А вот ЕСВ на сумму своевременно не возвращенных средств, выданных на командировку или под отчет, начислять не нужно! Такие суммы не входят в фонд оплаты труда.

Это все, что мы хотели сказать. Уверены, наша статья поможет вам распутать клубок «командировка + отпуск».

выводы

  • Работодатель может включить в состав командировочных расходов расходы на проезд от «отпускного» города до места командировки, если «отпускной» город находится на пути следования от места работы к месту командировки.
  • Если на момент утверждения авансового отчета в загранпаспорте работника отсутствуют отметки Госпогранслужбы Украины о пересечении границы, сумма суточных превращается для такого работника в налогооблагаемый доход.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить