Співробітник уже сидить на валізах, і тут керівництво дізнається, що місто, в якому він зібрався провести відпустку, знаходиться поруч із містом, куди потрібно з’їздити у відрядження. Поєднаємо? Запросто! А витрати? Розберемося!
З відпустки у відрядження по Україні
Наказ про відрядження та аванс. Якщо про відрядження працівника знали заздалегідь (ще до його відпустки), усе просто. Перед відпусткою складаємо наказ про майбутнє відрядження, ознайомлюємо з ним працівника, видаємо аванс на відрядження.
І нехай вас не турбує, що до нього ще ген-ген скільки часу.
Конкретні строки, в які має бути видано аванс на відрядження, законом не встановлено
Головне, щоб це сталося не раніше дати підписання керівником підприємства наказу про направлення у відрядження (див. лист Мінфіну від 18.10.2006 р. № 31-18030-07-25/21780 і лист НБУ від 08.07.2004 р. № 11-113/2295-6866).
А якщо потреба у відрядженні виникла, коли працівник був у відпустці? У цьому випадку ознайомити його з наказом можна, наприклад, електронною поштою (ви йому — наказ про відрядження, а він вам — лист із тим, що з наказом ознайомлений). Після повернення його з відрядження підпишіть у нього оригінал наказу.
У крайньому випадку, можна скористатися послугами звичайної пошти (ви йому — наказ, він вам назад — цей же наказ, але вже зі своїм підписом).
Що стосується авансу у гривні, то проблем з ним виникнути не повинно, якщо у співробітника є особиста платіжна картка ☺.
Витрати на проїзд. Тут головне запитання: чи можна компенсувати не обкладаючи ПДФО і ВЗ вартість квитка з міста, в якому співробітник був у відпустці, до місця відрядження?
Для відповіді на нього звернемося до п.п. 170.9.1 ПКУ. У його п.п. «а» зазначене: не є доходом платника податків сума витрат, що компенсуються йому, на відрядження в межах фактичних витрат, у тому числі на проїзд до місця відрядження і назад. Тобто вимоги про те, що компенсації підлягають витрати на проїзд від місця роботи до місця відрядження, у ПКУ немає.
Щоправда, приємну картину псує п. 7 Інструкції № 59*. У ньому зазначено: днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса чи іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника.
* Інструкція про службові відрядження в межах України і за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59.
Але якщо ви — госпрозрахунківець, то Інструкція № 59 для вас не указ. У своєму положенні про відрядження ви можете по-своєму написати, що вважається днем вибуття у відрядження
Та все ж будьте обережні. Дуже вже люблять контролери Інструкцію № 59. Ось і прагнуть застосувати її положення навіть до тих суб’єктів господарювання, на яких вона не поширюється. А отже, є велика ймовірність, що вони наполягатимуть, мовляв, витрати, понесені працівником на проїзд від місця відпочинку до місця відрядження, ніяк не пов’язані з відрядженням.
Крім того, і у ст. 121 КЗпП**, і в п.п. 170.9.1 ПКУ є вказівка про витрати на проїзд до місця відрядження і назад. Якщо під «назад» розуміти витрати на проїзд з місця відрядження до місця роботи, то «вперед» — це все ж таки витрати від місця роботи (а не відпочинку) до місця відрядження.
** Кодекс законів про працю України.
Та все ж є ситуація, коли можна безпечно і «бездохідно» компенсувати такі витрати! Яка саме? Якщо місто, в якому відпочивав працівник, перебуває на шляху прямування від місця роботи до місця відрядження. Ну як у ситуації, змодельованій нами в преамбулі. Дивіться, з Харкова, де знаходиться місце роботи відрядженого працівника, до Ужгороду ходить поїзд, що прямує через Львів. Тобто навіть якщо б працівник виїжджав із Харкова, він усе одно їхав би через Львів!
Скористаємося цим. І уявімо (для перевіряючих, звичайно), що все так і було. А отже, витрати на переїзд зі Львова до Ужгороду можна сміливо компенсувати працівнику як пов’язані з відрядженням, за умови, що працівник виїхав зі Львова в перший день відрядження, а не до того. А те, як працівник добирався до Львова (як би з Харкова), перевіряючих хвилювати не повинно. Можливо, він економив гроші підприємства і їхав туди автостопом від місця роботи ☺.
Авансовий звіт***. Тут складнощів виникнути не повинно. Після повернення з відрядження працівник у стандартні строки звітує до бухгалтерії.
*** Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841.
З однією ситуацією розібралися. А тепер давайте поглянемо, які складнощі можуть виникнути, якщо ситуація з поїздкою протилежна розглянутій. Тобто спочатку працівник був у відрядженні в межах України, а потім «рвонув» у відпустку.
З відрядження по Україні — у відпустку
Припустимо, що співробітника підприємства, що знаходиться в Харкові, відряджають до Ужгороду. Після закінчення відрядження він одразу з Ужгороду відправиться у відпустку до Львова.
Наказ про відрядження і аванс. Тут усе по накатаній. Ані з виданням наказу про відрядження, ані з ознайомленням з ним, ані з видачею авансу на відрядження проблем виникнути не повинно.
Витрати на проїзд. На жаль, але роботодавець у цьому випадку може компенсувати без обкладення ПДФО, ВЗ і ЄСВ тільки проїзд працівника до місця відрядження і за місцем відрядження.
А ось витрати на проїзд назад з місця відпочинку до рідного міста не є витратами, пов’язаними з відрядженням ☹
Причина проста — день виїзду з «відпускного» міста і приїзду до місця роботи «вивалюється» за період відрядження. Тому, якщо вони будуть компенсовані, то перетворяться для працівника на оподатковуваний дохід. Який саме? Вважаємо, що на зарплатний, як виплати, що мають індивідуальний характер (див. п.п. 2.3.4 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5). А отже, привіт, ПДФО, ВЗ і ЄСВ!
А що з витратами на проїзд від місця відрядження до місця відпочинку? Вважаємо, що тут можна також скористатися розглянутим вище правилом, яке ми умовно назвали «на шляху прямування». Тобто якщо місто, в якому працівник відпочиватиме, знаходиться на шляху прямування з відрядження до місця роботи, роботодавець може включити витрати на такий переїзд до витрат на відрядження (при належному документальному оформленні, звичайно).
Якщо ж місто, в якому працівник проводитиме відпустку, знаходиться «на відшибі», то роботодавець витрати на проїзд із міста відрядження до міста відпускної мрії компенсувати не зобов’язаний. А якщо все ж таки вирішить компенсувати? Тоді у працівника виникне оподатковуваний дохід (див. вище).
Авансовий звіт. Після завершення відрядження співробітник зобов’язаний:
1) подати авансовий звіт, до якого додати документи, що підтверджують витрати, понесені у зв’язку з відрядженням;
2) повернути суму надміру витрачених коштів (за наявності).
Важливо!
Граничні строки повернення надміру витрачених грошових коштів, отриманих працівником на відрядження, збігаються зі строками подання авансового звіту
Ознайомитися з ними ви можете в «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 40, с. 89.
Як працівнику, який не повертається після відрядження на роботу, а одразу йде у відпустку, дотримати цих строків? Ураховуючи кількість існуючих експрес- та кур’єрських служб доставки, з надсиланням авансового звіту та підтвердних документів проблем виникнути не повинно. Головне — мати бажання і чистий бланк авансового звіту під рукою.
А що із залишком коштів, отриманих на відрядження? Тут усе просто — його слід перерахувати на розрахунковий рахунок підприємства — це зараз зовсім нескладно зробити через будь-який банк або навіть платіжний термінал. Головне, щоб відбулося це до або під час проведення бухгалтерією підприємства авансового звіту працівника (див. останній абзац п.п. 170.9.2 ПКУ).
Інакше, якщо залишок авансу буде здано після затвердження авансового звіту, підприємству загрожує штраф, та й співробітник осторонь не залишиться (див. нижче).
З відрядженнями і відпусткою в межах нашої батьківщини все зрозуміло. А якщо відрядження/відпустка за кордон? Чи є нюанси? Давайте розбиратися.
«За бугор» у відрядження/відпустку
На перший погляд здається, що для порушених тут питань немає різниці, де проходять відрядження і відпустка працівника. Але якщо придивитися…
Пам’ятайте: сума добових у разі відрядження до країни, для в’їзду на територію якої (п.п. 170.9.1 ПКУ):
— не потрібна віза (дозвіл на в’їзд), визначається згідно із наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
— необхідна віза (дозвіл на в’їзд) — згідно з наказом про відрядження і відмітками Держприкордонслужби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює.
Ваш працівник поїхав до «візової» країни? Тоді майте на увазі таке.
Якщо він їде у відпустку, а потім у відрядження, то попередьте працівника, що в його закордонному паспорті мають бути дві відмітки про перетин українського кордону (туди і назад). А як же дати? Адже відмітка про перетин кордону «туди» буде зроблена до початку відрядження?! Нічого страшного. У п.п. 170.9.1 ПКУ немає вимоги, щоб дати відміток у закордонному паспорті «вписувалися» у період відрядження.
А якщо працівник, вирушаючи у відпустку, забув проставити відмітку про перетин кордону?
Тоді в нього можуть бути проблеми з добовими.
Податківці наполягають: добові, що були виплачені працівнику без наявності відмітки в паспорті про перетин кордону з «візовою» країною, є для нього оподатковуваним доходом у вигляді додаткового блага (див. лист Міжрегіонального ГУ ДФС від 21.01.2016 р. № 1501/10/28-10-06-11)!
Тепер розглянемо зворотну ситуацію. Працівник їде в закордонвідрядження і залишається там проводити відпустку. Чим ця ситуація відрізняється від попередньої? Проблемою з відміткою про перетин кордону «назад в Україну».
Для того, щоб працівнику, який залишився відпочивати, порахували добові, до авансового звіту він повинен додати ще й копію сторінки паспорта з відмітками про перетин кордону. Якщо працівник залишається відпочивати, а авансовий звіт надсилає якимось чином на підприємство, оскільки не встигає відзвітувати у строк, то відмітки про перетин кордону «назад в Україну» у нього в паспорті не буде. А якщо немає відмітки в закордонному паспорті на момент затвердження авансового звіту, то немає й неоподатковуваних добових. Як це не сумно, але з таких добових доведеться сплатити ПДФО і ВЗ.
Але він же може взяти відпустку на три-чотири дні і встигнути самостійно подати авансовий звіт з відрядження? — скажете ви. Так, може. У такій ситуації вважаємо, якщо на момент затвердження авансового звіту в закордонному паспорті будуть обидві відмітки про перетин кордону, добові за час перебування у відрядженні не повинні оподатковуватися. І нехай вас не бентежить, що відмітка про перетин кордону «до України» проставлена після закінчення відрядження. Добові ви розрахуєте на підставі наказу про відрядження.
Відповідальність
Перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки (див. пп. 170.9.2 і 170.9.3 ПКУ, п. 2.11 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. № 637) загрожує підприємству штрафом у розмірі 25 % від виданих під звіт сум (абзац п’ятий ст. 1 Указу Президента України «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.95 р. № 436/95).
Не пощастить тут і працівнику. Із суми надміру витрачених коштів, отриманих працівником на відрядження і не повернених в установлені законодавством строки, роботодавець повинен буде утримати ПДФО і ВЗ за ставками 18 % і 1,5 % відповідно (див. п.п. 164.2.11 ПКУ).
Важливо! До бази обкладення ПДФО такий дохід повинен потрапити збільшеним на «натуральний» коефіцієнт, що дорівнює на сьогодні 1,219512.
А від якої суми обчислювати ВЗ? Податківці вважають, що від «чистої» суми надміру витрачених коштів (див. лист ДФСУ від 08.06.2016 р. № 12626/6/99-99-13-02-03-15, а також БЗ 103.25). Ви вирішили прислухатися до їх роз’яснень? Тоді рекомендуємо отримати індивідуальну податкову консультацію з цього питання. Вона буде для вас свого роду страховкою, якщо раптом вони потім передумають.
І не забудьте відобразити такий дохід у Податковому розрахунку за формою № 1ДФ. Ознака доходу — «118».
А ось ЄСВ на суму своєчасно не повернених коштів, виданих на відрядження або під звіт, нараховувати не потрібно! Такі суми не входять до фонду оплати праці.
Це все, що ми хотіли зазначити. Упевнені, наша стаття допоможе вам розплутати клубок «відрядження + відпустка».
висновки
- Роботодавець може включити до складу витрат на відрядження витрати на проїзд від «відпускного» міста до місця відрядження, якщо «відпускне» місто знаходиться на шляху прямування від місця роботи до місця відрядження.
- Якщо на момент затвердження авансового звіту в закордонному паспорті працівника відсутні відмітки Держприкордонслужби України про перетин кордону, сума добових перетворюється для такого працівника на оподатковуваний дохід.
