I. Общие положения
1.1. Этот Перечень разработан в соответствии с Законом Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях», Порядком образования и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 08 августа 2007 года № 1004.
1.2. Во время разработки этого Перечня был использован Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 года № 578/5, зарегистрированный в Министерстве юстиции Украины 17 апреля 2012 года под № 571/20884 (далее — Перечень типовых документов).
1.3. В этот Перечень включены виды документов, которые могут быть использованы для подтверждения законных прав и интересов граждан.
1.4. Этот Перечень является нормативно-правовым актом, предназначенным для использования всеми учреждениями, предприятиями, организациями, которые не относятся к источникам формирования Национального архивного фонда (далее — организации) при определении сроков хранения документов во время проведения их экспертизы ценности в связи с ликвидацией организации.
1.5. Этот Перечень имеет целью обеспечение сохранности документов для их дальнейшего использования при выполнении запросов социально-правового характера в соответствии с требованиями действующего законодательства.
1.6. Этот Перечень используется при отборе документов и подготовке описей дел, подлежащих передаче в архивные учреждения в связи с ликвидацией организации.
II. Структура Перечня и порядок его применения
2.1. Документы в этом Перечне размещены по степени значимости их видов и вопросов, которые в них отражаются, в логической последовательности.
Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа 1). В этом Перечне приведены обобщенные названия видов документов, к которым отнесены документы по кадровым вопросам (личному составу), в том числе связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, а также некоторые виды организационно-предписывающих документов, которые содержат информацию о ликвидированной организации и по вопросам акционирования (графа 2). При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу употребляется термин «документы», а в скобках раскрываются названия основных видов документов, включенных в статью.
2.2. Сроки хранения документов, указанных в этом Перечне (графа 3), не противоречат срокам хранения, которые определены Перечнем типовых документов.
По Перечню типовых документов некоторым видам документов установлен срок хранения «До ликвидации организации» (это значит, что документы бессрочно хранятся в организации, а в случае ликвидации организации документы подлежат повторной экспертизе ценности и в зависимости от ее результатов те из них, которые затрагивают права граждан, передаются в архивные учреждения).
В этом Перечне для облегчения проведения повторной экспертизы ценности документов ликвидированных организаций включены виды документов, которые используются архивными учреждениями во время выполнения запросов социально-правового характера в соответствии с требованиями действующего законодательства и которым определен срок хранения 75 лет.
2.3. Исчисление сроков хранения документов проводится с 01 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2012 году, начинается с 01 января 2013 года.
2.4. Примечания, применяемые в этом Перечне (графа 4), комментируют и уточняют сроки хранения документов.
2.5. Экспертиза ценности документов в организациях и порядок передачи документов в случае их ликвидации осуществляются согласно действующему законодательству.
По результатам экспертизы ценности для дальнейшего хранения отбираются отдельные виды документов, указанные в этом Перечне, и передаются в упорядоченном состоянии по описям дел органу высшего уровня, если он существует на территории Автономной Республики Крым, соответствующей области, городов Киева, Севастополя.
Если органов высшего уровня на территории отмеченных регионов не существует, указанные документы передаются в архивные учреждения сельского, поселкового, городского совета, которые осуществляют централизованное временное хранение архивных документов, накопленных в процессе документирования служебных, трудовых и прочих правоотношений юридических и физических лиц, не относящихся к Национальному архивному фонду; архивным учреждениям, основанным физическими лицами и/или юридическими лицами частного права (в случае наличия их на соответствующей территории (района, города) и если указанные документы не принадлежат государству и территориальным громадам).
2.6. Внесение документов в описи дел в случае ликвидации организаций определяется экспертно-проверочными комиссиями и экспертными комиссиями государственных архивных учреждений, архивных отделов городских советов.
2.7. Контроль за правильностью применения этого Перечня осуществляют Государственная архивная служба Украины и уполномоченные ею государственные архивные учреждения и архивные отделы городских советов.
III. Виды документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, не относящихся к источникам формирования Национального архивного фонда
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Номер статьи | Виды документов | Срок хранения документов | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Учредительные документы (учредительный акт, учредительный договор (устав), положение) и изменения к ним; список учредителей (участников); выписка из Единого государственного реестра | 75 лет | |
| 2 | Протоколы общих собраний, съездов, конференций высшего органа (трудового коллектива, участников, учредителей, акционеров, пайщиков) организации: | ||
| а) о создании, переименовании, реорганизации, ликвидации (банкротстве), смене руководства, учредителей (физических лиц), изменении их долей и паев | 75 лет | ||
| б) о распределении акций, изменении уставного фонда организации | 75 лет | ||
| в) о рассмотрении кадровых вопросов (назначении, увольнении и т. п.) | 75 лет | ||
| 3 | Приказы, распоряжения организаций по основной деятельности: |
| |
| а) о создании, переименовании, реорганизации, ликвидации | 75 лет | ||
| б) об аттестации рабочих мест | 75 лет | ||
| 4 | Приказы, распоряжения организаций по кадровым вопросам (личному составу) о: |
| |
| а) приеме на работу, перемещении по должности, переводе на другую работу, совместительстве, увольнении | 75 лет | ||
| б) аттестации, повышении квалификации, стажировке, ежегодной оценке госслужащих, продлении срока пребывания на государственной службе, допуске и разрешении к государственной тайне | 75 лет | ||
| в) присвоении званий (повышении ранга, категории, разряда) | 75 лет | ||
| г) изменении биографических данных | 75 лет | ||
| ґ) поощрении (награждении, премировании), оплате труда, начислении разных надбавок, доплат, материальной помощи | 75 лет | ||
| д) всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпусков по уходу за ребенком, отпусков за свой счет | 75 лет | ||
| е) долгосрочных командировках в пределах Украины и за границу | 75 лет | ||
| є) командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда | 75 лет | ||
| ж) командировках для работников для участия в ликвидации последствий техногенных катастроф, аварий | 75 лет | ||
| 5 | Документы (постановления, решения, акты, определения и т. п.) о реорганизации, переименовании, переподчинении, ликвидации (банкротстве) | 75 лет | |
| 6 | Трудовые договоры (контракты, соглашения), договоры гражданско-правового характера с физическими лицами (о выполнении работ, предоставлении услуг и т. п.) | 75 лет | |
| 7 | Штатные расписания и перечни изменений к ним | 75 лет1 | 1 По месту составления и утверждения |
| 8 | Положение о структурных подразделениях организации | 75 лет | |
| 9 | Положения об общей долевой собственности, выпуске и распределении акций, ценных бумаг, образцы акций, проспект эмиссии акций | 75 лет | |
| 10 | Должностные инструкции научных сотрудников, а также должностные и рабочие инструкции работников, работающих на тяжелых работах, на работах с вредными и опасными условиями труда | 75 лет | |
| 11 | Доверенности на передачу авторских прав | 75 лет | |
| 12 | Документы (сертификаты, свидетельства, акты) на прием-передачу акций (пакетов акций) | 75 лет | |
| 13 | Реестры (списки) акционеров, аффилированных лиц, владельцев ценных бумаг; пайщиков, лиц, имеющих право на получение дивидендов, лиц, имеющих право участия в общем собрании акционеров | 75 лет | |
| 14 | Журналы (книги) учета работы с акциями и выдачи выписок из реестра акционеров | 75 лет | |
| 15 | Журналы (книги) учета выдачи свидетельств о внесении вкладов, паев | 75 лет | |
| 16 | Расчетно-платежные ведомости (лицевые счета) работников, аспирантов, студентов | 75 лет | |
| 17 | Ведомости на выплату денег (аванса, заработной платы и т. п.) | 75 лет1 | 1 При отсутствии расчетно-платежных ведомостей (лицевых счетов) |
| 18 | Документы (отчеты, справки, заключения, докладные записки) о переводе работников на сокращенный рабочий день или неполную рабочую неделю в случае тяжелых, вредных, опасных условий труда | 75 лет | |
| 19 | Тарификационные ведомости (списки) | 25 лет | |
| 20 | Сведения о застрахованном лице, которое подлежит общеобязательному государственному социальному страхованию (персонифицированный учет)1 | 75 лет | 1 С 2011 года — отчет о суммах начисленной заработной платы застрахованных лиц и суммах начисленных страховых взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование, единого взноса на общеобязательное социальное страхование (персонифицированный учет) |
| 21 | Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавок за выслугу лет и документы (представления, справки, анкеты) к ним; стажевые книги | 75 лет1 | 1 При отсутствии приказов об установлении надбавок |
| 22 | Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность | 75 лет | |
| 23 | Документы (протоколы, представления, анкеты, акты) об установлении персональных окладов, надбавок, доплат | 75 лет1 | 1 При отсутствии приказов об установлении и изменении окладов |
| 24 | Списки работающих на производстве с вредными условиями труда | 75 лет | |
| 25 | Табели, наряды работников, задействованных на работах с вредными условиями труда | 75 лет | |
| 26 | Документы (протоколы, справки, заключения) о вредных условиях труда, травматизме, профессиональных заболеваниях | 75 лет | |
| 27 | Документы (протоколы, решения, перечни стандартов и норм, перечни и планы рабочих мест, заключения, акты, карты условий труда и т. п.) по вопросам аттестации рабочих мест на соответствие нормативно-правовым актам по охране труда | 75 лет | |
| 28 | Документы (акты, заключения, протоколы, аварийные карточки) о расследовании причин аварий и несчастных случаев на производстве | 45 лет1 | 1 Связанные со значительными материальными убытками и человеческими жертвами — 75 лет |
| 29 | Документы (договоры, заявления, акты, протоколы, экспертные заключения, справки, решения суда, расчеты и т. п.) о выплатах страхового возмещения за вред, причиненный жизни и здоровью | 75 лет | |
| 30 | Документы (списки, представления, удостоверения о командировке) об участии работников в ликвидации последствий техногенных катастроф и аварий | 75 лет | |
| 31 | Документы (справки, заявления, списки, копии приказов о командировке, удостоверения о командировке, протоколы вручения, журналы регистрации удостоверений, табели рабочего времени и т. п.) граждан, пострадавших в результате Чернобыльской катастрофы | 75 лет | |
| 32 | Акты расследования профессиональных заболеваний и отравлений | 45 лет | |
| 33 | Журналы регистрации лиц, пострадавших от несчастных случаев | 45 лет1 | 1 После окончания журнала |
| 34 | Личные дела уволенных работников организации | 75 лет | |
| 35 | Личные дела аспирантов, студентов, учащихся профессионально-технических училищ (заявления, автобиографии, анкеты, характеристики, копии приказов о зачислении, окончании, переводе, отчислении, объявлении благодарностей и взысканий, учебные личные карточки учащихся, студентов, копии дипломов, аттестатов, свидетельств, справки о предоставлении академического отпуска), окончивших учебные заведения или отчисленных со старших курсов1 | 75 лет | 1 Если обучению на дневном отделении предшествовала трудовая деятельность или служба в армии |
| 36 | Личные карточки работников (в том числе временных и работающих по совместительству) | 75 лет | |
| 37 | Списки (штатно-учетный состав) работников организации | 75 лет | |
| 38 | Списки, картотеки, карточки учета: |
| 1 При отсутствии приказов по кадровым вопросам (личному составу), а также личным делам и лицевым счетам |
| а) руководящих работников | 75 лет1 | ||
| б) инженерно-технических работников организации с высшим и средним специальным образованием | 75 лет1 | ||
| в) научных работников | 75 лет1 | ||
| г) ветеранов и участников Великой Отечественной войны, партизанского и подпольного движения, участников боевых действий | 75 лет | ||
| ґ) временных работников | 75 лет1 | ||
| д) учащихся, студентов учебных заведений | 75 лет1 | ||
| е) защитивших диссертации и получивших ученые степени и ученые звания | 75 лет | ||
| є) получающих персональные оклады | 75 лет1 | ||
| 39 | Оригиналы личных документов официального происхождения (дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, трудовые книжки) | До востребования, не востребованные — не менее 50 лет | |
| 40 | Книги (журналы) регистрации выдачи дипломов, аттестатов, свидетельств, удостоверений об окончании учебных заведений, институтов, факультетов и курсов повышения квалификации в учебных заведениях | 75 лет | |
| 41 | Протоколы заседаний экзаменационных комиссий высших учебных заведений | 75 лет | |
| 42 | Сводные личные ведомости успеваемости | 25 лет1 | 1 После окончания учебного заведения |
| 43 | Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, личные листки по учету кадров, выписки из решений и т. п.) о представлении к награждению государственными, ведомственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении премий | 75 лет | |
| 44 | Списки лиц, награжденных государственными и другими наградами, почетными званиями, премиями | 75 лет | |
| 45 | Коллективные договоры, соглашения, изменения и приложения к ним | 75 лет |
Директор Департамента взаимодействия с органами власти Е. В. Зеркаль
