Не держите в голове. В наше время нет нужды запоминать все подряд, тем более ту информацию, которую можно легко найти или уточнить. Так что выбрасывайте из головы все, что только можно. Записывайте в специальные блокноты или электронные файлы, будьте готовы спросить у того, кто может дать ответ.
Только то, что важно сейчас. Разыскивайте только те данные, которые необходимы вам для принятия решений прямо сейчас. Попытка удержать всю прошлую информацию или спрогнозировать, что вам может понадобиться в нескором будущем, в современных условиях бесполезна. Изучайте только то, в чем нуждаетесь. Еще каких-то 30 лет тому назад информации не хватало, поэтому ею необходимо было запасаться впрок. Сегодня информации слишком много, вы можете получить доступ к любым сведениям, лишь нажав кнопку поиска в браузере. Поэтому для того, чтобы не перегружать себя, находите только те сведения, которые действительно нужны.
Играйте на преимуществах. Находить и обрабатывать стоит только ту информацию, которую вы сможете полезно применить. Заучиваете цитату великого? Собираетесь блеснуть перед руководителем и двинуться вверх по карьерной лестнице? Тогда эта информация позволит вам получить преимущество. Во всех остальных случаях такое заучивание бессмысленно. И тогда лучше запомнить какие-нибудь две цифры из отчета, к которым вы будете возвращаться на всех совещаниях, демонстрируя свое доскональное знание того, что происходит. При этом запоминать весь отчет, естественно, нет необходимости.
Сканирование вместо усвоения. Необходимо изменить сам способ обработки информации: на смену вдумчивому усвоению всего подряд должен прийти сканирующий подход. Сканирующий подход — беглый просмотр любых данных, будь то письмо или отчет, с целью определения того, нужно ли вам их усваивать вообще. Вам принесли какую-то книгу. Нужно ли ее читать? В условиях, когда книги были в дефиците, люди читали все подряд, лишь бы утолить информационный голод своего мозга. Сегодня вместо чтения книги для начала стоит просмотреть содержание, глянуть на аннотацию и ключевые слова. Основываясь на этой поверхностной информации, вы сможете определить, нужно ли вам вообще читать эту книгу, будут ли время и усилия, затраченные на это действие, вознаграждены, помогут ли вам достичь полезного результата.
Экономим на информации. Даже если вы планируете получить крайне ценную информацию, но для этого придется затратить слишком много ресурсов — временных, финансовых, человеческих — лучше либо отказаться от этой информации, либо выбрать более экономный путь, пусть он и сократит объем или качество сведений. К примеру, вы понимаете, что вам нужно повысить квалификацию по тому или иному направлению деятельности. Вы выбираете между полугодичными курсами, которые отнимут кучу рабочего времени, и семинаром на выходные. При прочих равных условиях, если та деятельность, в которой вы собираетесь «прокачаться», — лишь один аспект в вашей работе, лучше (читай — дешевле) будет выбрать семинар на выходные. В общем, собираясь добыть какую-то информацию, всегда стоит оценить, насколько ее ценность соотносима с теми затратами, которых потребует ее получение.
Выбирайте подходящий способ. Информация бывает разной по своему характеру, соответственно и способ ее передачи должен быть адекватен ему. Нет смысла диктовать по телефону все цифры из отчета, с указанием отдельных периодов, дополнительных формул и попыткой жестами и описательными конструкциями передать гармоничность графиков и таблиц, файл с отчетом лучше просто отправить электронной почтой, попросить того, кому он предназначен, посмотреть, а уже после этого созваниваться или встречаться и обсуждать. И наоборот, когда вам нужен какой-то конкретный ответ на небольшой вопрос, писать огромное электронное письмо, со всеми формулами вежливости («Здравствуйте, глубокоуважаемый Иван Иванович», «Переходим к нижеследующему…», «С уважением, Петр Петрович») нет смысла, проще позвонить. Выбирайте именно то средство передачи информации, которое наилучшим образом соответствует ее характеру.
Управляйте временем. Действительно ли электронную почту необходимо проверять так часто? Действительно ли вы обязаны бросаться помогать каждому, кто позвонил вам по телефону? Выделите себе специальное, не очень большое, время для сосредоточенного просматривания электронной почты и обсуждения проблем других сотрудников. В остальное время сосредоточьтесь на своей работе.
Организуйте информацию. Раскладывайте сведения по папочкам, как в реальном рабочем пространстве кабинета, так и в виртуальном пространстве компьютера. Пусть каждая папочка соответствует определенной категории, но при этом таких категорий не должно быть слишком много, постарайтесь, чтобы их было не больше 12.
Те папочки, к которым вы обращаетесь чаще всего, пусть и лежат ближе всего. Это та информация, которая необходима практически каждый день, а значит, определенно, должна быть под рукой.
Давайте всем файлам и папкам на компьютере понятные названия. Наши люди, к сожалению, тяготеют к названиям «Новая папка», «Новый файл», «Папка 2», «Разное», «Важное», «Нужное» и т. п. Вместо этого лучше называть файлы и папки конкретно, к примеру, «Протокол совещания. 01.06.2017». Если у документа много редакций, не забывайте делать приписки «версия от 02.06» или что-то в этом духе. Так вам будет легко найти любой файл, не открывая его, а значит, не затрачивая слишком много усилий.
Итак, не позволяйте информации управлять вами, управляйте ею. Помните — тот, кто владеет информацией, владеет миром.
