Не тримайте в голові. У наш час немає потреби запам’ятовувати все підряд, тим більше ту інформацію, яку можна легко знайти чи уточнити. Тож, викидайте з голови все, що тільки можна. Записуйте у спеціальні блокноти чи електронні файли, будьте готові запитати в того, хто може дати відповідь.
Тільки те, що важливо зараз. Розшукуйте тільки ті дані, що необхідні вам для прийняття рішень прямо зараз. Спроба утримати всю минулу інформацію чи спрогнозувати, що вам може знадобитися в далекому майбутньому, у сучасних умовах даремна. Вивчайте тільки те, чого потребуєте. Ще якихось 30 років тому інформації не вистачало, тому нею необхідно було запасатися. Сьогодні інформації занадто багато, ви можете отримати доступ до будь-яких відомостей, тільки натиснувши кнопку пошуку у браузері. Тому для того, щоб не перенавантажувати себе, знаходьте тільки ті відомості, які дійсно потрібні.
Грайте на перевагах. Знаходити та обробляти варто тільки ту інформацію, яку ви зможете корисно застосувати. Заучуєте цитату когось видатного? Збираєтеся сяйнути перед керівником і рушити вгору кар’єрними сходами? Тоді ця інформація дозволяє вам отримати перевагу. У всіх інших випадках таке заучування безглузде. І тоді краще запам’ятати будь-які дві цифри із звіту, до яких ви повертатиметеся на всіх нарадах, демонструючи своє доскональне знання того, що відбувається. При цьому запам’ятовувати весь звіт, звичайно, немає необхідності.
Сканування замість засвоєння. Необхідно змінити сам спосіб опрацювання інформації: на зміну вдумливому засвоєнню всього підряд повинен прийти скануючий підхід — швидкий («по діагоналі») перегляд будь-яких даних (чи то лист, чи то звіт) з метою визначення того, чи потрібно вам їх засвоювати взагалі. Вам принесли якусь книгу. Чи потрібно її читати? В умовах, коли книги були в дефіциті, люди читали все підряд, щоб утамувати інформаційний голод свого мозку. Сьогодні замість читання книги спершу варто проглянути зміст, глянути на анотацію та ключові слова. Ґрунтуючись на цій поверхневій інформації, ви зможете визначити, чи потрібно вам узагалі читати цю книгу, чи будуть час і зусилля, витрачені на цю дію, винагороджені, чи допоможуть вам досягти корисного результату.
Економимо на інформації. Навіть якщо ви плануєте отримати вкрай цінну інформацію, але для цього доведеться витратити забагато ресурсів — часових, фінансових, людських — краще або відмовитися від цієї інформації, або обрати економніший шлях, нехай він і скоротить обсяг або якість відомостей. Наприклад, ви розумієте, що вам потрібно підвищити кваліфікацію з того чи іншого напряму діяльності. Ви обираєте між піврічними курсами, що відберуть купу робочого часу, і семінаром на вихідні. За інших рівних умов, якщо та діяльність, в якій ви збираєтеся «прокачатися», — тільки один аспект у вашій роботі, краще (читай — дешевше) буде обрати семінар на вихідні. Загалом, збираючись знайти якусь інформацію, завжди варто оцінити, наскільки її цінність співвідносна з тими витратами, яких вимагає її отримання.
Обирайте відповідний спосіб. Інформація буває різною за своїм характером, відповідно і спосіб її передачі має бути адекватний йому. Немає сенсу диктувати телефоном усі цифри із звіту, із зазначенням окремих періодів, додаткових формул і спробою жестами та описовими конструкціями передати гармонійність графіків і таблиць — файл із звітом найкраще просто надіслати електронною поштою, попросити того, кому він призначений, поглянути, а вже після цього здзвонюватися чи зустрічатися та обговорювати. І навпаки, коли вам потрібна якась конкретна відповідь на невелике запитання, писати величезний електронний лист з усіма формулами ввічливості («Вітаю, вельмишановний Іване Івановичу!», «Переходимо до наведеного нижче…», «З повагою, Петро Петрович») немає сенсу — простіше зателефонувати. Обирайте саме той засіб передачі інформації, що якнайкраще відповідає її характеру.
Управляйте часом. Чи дійсно електронну пошту необхідно перевіряти так часто? Чи дійсно ви зобов’язані кидатися допомагати кожному, хто зателефонував вам? Виділіть собі спеціальний, не дуже тривалий, час для зосередженого перегляду електронної пошти та обговорення проблем інших співробітників. Решту часу зосередьтеся на своїй роботі.
Організовуйте інформацію. Розкладайте відомості по папках, як у реальному робочому просторі кабінету, так і у віртуальному просторі комп’ютера. Нехай кожна папка відповідає певній категорії, але при цьому таких категорій не повинно бути занадто багато — постарайтеся, щоб їх не було більше 12.
Ті папки, до яких ви звертаєтеся найчастіше, нехай і лежать якнайближче. Це та інформація, що необхідна практично щодня, а отже, зрозуміло, має бути під рукою.
Давайте всім файлам і папкам на комп’ютері зрозумілі назви. Наші люди, на жаль, тяжіють до назв «Нова папка», «Новий файл», «Папка 2», «Різне», «Важливе», «Потрібне» тощо. Замість цього краще називати файли і папки конкретно, наприклад, «Протокол наради. 01.06.2017». Якщо в документа багато редакцій, не забувайте робити приписки «версія від 02.06» або щось у цьому дусі. Так вам буде легко знайти будь-який файл, не відкриваючи його, а отже, не витрачаючи дуже багато зусиль.
Отже, не дозволяйте інформації управляти вами — управляйте нею, адже пам’ятайте: той, хто володіє інформацією, володіє світом!
