Ясно как белый день, что задача сотрудника турагентства в период пребывания на курорте — не на солнышке нежиться, а в поте лица трудиться ☺, чтобы потом всю полученную информацию донести до клиентов — потенциальных туристов. А значит...
Рекламный тур = командировка
Турагент должен обладать обширной и достоверной информацией обо всем комплексе туруслуг, которые будет продавать туристу. К этому его обязывает ст. 191 Закона о туризме. Согласно данной статье любая информация, предоставленная туроператором (турагентом), должна содержать достоверные сведения об условиях договора на туристическое обслуживание.
При этом еще до заключения такого договора субъект турдеятельности обязан проинформировать клиента обо всех деталях будущего путешествия, в частности о:
— программе туробслуживания;
— характеристике отелей и других объектов, которые предназначены для предоставления услуг по временному размещению, в том числе о месте их расположения, категории;
— условиях питания во время путешествия;
— видах и тематике экскурсионного обслуживания, порядке осуществления встречи и сопровождения туристов;
— состоянии окружающей природной среды, санитарного и эпидемиологического благополучия и т. п.
То есть предоставление клиенту правдивой информации о стране пребывания, ее обычаях, нравах, достопримечательностях, маршруте путешествия, условиях размещения, питания, перевозки —
одно из существенных условий договора на туристическое обслуживание
Как лучше всего турагенту получить такую информацию о турпродукте? Конечно, увидеть все своими глазами. Для этого и предназначены рекламно-ознакомительные туры, организованные туроператором.
Так что поездка менеджера по туризму носит сугубо деловой характер и вызвана производственной необходимостью. А значит, такой информационный вояж по распоряжению руководителя турагентства в полной мере можно считать служебной командировкой работника. Об этом вы можете упомянуть и в собственном внутреннем Положении о служебных командировках.
Однако чтобы путешествие в теплые края стопудово имело командировочную окраску (связь с хоздеятельностью), а не выглядело финансированием личных нужд работника (т. е. его налогооблагаемым доходом), оформите эту поездку документально как положено.
Документы вам в помощь
Для придания «рекламнику» командировочного статуса первым делом подготовьте письменный приказ (распоряжение) руководителя предприятия о направлении работника в командировку. Без этого документа командировка — не командировка!
В приказе (распоряжении) о командировке должна фигурировать такая информация:
— пункт назначения;
— предприятие, куда направляется работник;
— цель поездки (ее служебный характер), например: «Ознакомление с новым туристическим маршрутом для оценки возможности заключения договора с туроператором»;
— срок командировки (даты ее начала и окончания);
— размер суточных (если он не установлен в отдельном документе, например, в Положении о служебных командировках, действующем на вашем предприятии).
А еще пусть работник после возвращения из командировки подготовит отчет о выполнении служебного задания, для которого он собственно и был командирован в дальние края.
Добрую службу в придании рекламному турне командировочного статуса сослужит и акт предоставленных услуг, составленный туроператором.
Нужен ли аванс на командировку при «all inclusive»?
Мы с вами определились, что работник, отправляясь в рекламный тур, фактически убывает в командировку. А значит, работодатель обязан выдать ему перед отъездом денежный аванс, как того требует ч. 2 ст. 121 КЗоТ.
По идее, такой аванс должен покрывать расходы командированного работника на оплату проезда, наем жилья, суточные (питание и другие личные нужды физлица, которые не требуют документального подтверждения), стоимость обязательной страховки и виз, если они предусмотрены.
Однако в нашем случае в стоимость рекламного тура, предоставленного туроператором, входит практически все — проезд, проживание, питание, даже стоимость экскурсий и услуг гидов-переводчиков.
Положен ли работнику аванс при таком полном пансионе? Да, положен.
Но состоять аванс на командировку будет лишь из суточных
Не выдать аванс — значит нарушить законодательство о труде. За это виновным должностным лицам предприятия грозит админштраф в размере от 510 до 1700 грн. ( ч. 1 ст. 41 КоАП), а самому предприятию — штраф в размере десяти минзарплат (на сегодня — 32000 грн., абзац четвертый ч. 2 ст. 265 КЗоТ). Об этом напоминает Минсоцполитики в письме от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13.
Другое дело, что во власти работодателя «поиграться» с размером суточных. Например, в Положении о служебных командировках можно предусмотреть:
I вариант — уменьшение размера суточных в зависимости от того, включено питание в гостиничный счет (в стоимость рекламного тура) или нет. Пропишите, например, что размер суточных уменьшается на стоимость питания и составляет: 80 % — при одноразовом питании; 55 % — при двухразовом; 35 % — при трехразовом;
II вариант — разные размеры суточных в зависимости от вида командировки и без привязки к тому, включено питание в счет или нет. Так, например, для обычных командировок за границу вы можете установить размер суточных в эквиваленте 50 евро, для командировок-инфотуров — 25 евро.
А нужно ли, выплачивая суточные без учета питания, стоимость этого питания, «сидящего» в стоимости рекламного тура, облагать НДФЛ и ВС как допблаго, да еще и с «натуральным» коэффициентом? Нет, не нужно! Ведь сумма возмещенных командированному лицу расходов на «оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание» не считается его доходом ( абзац второй п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ).
Так что расходы на питание в составе инфотура — само собой, а суточные — само собой. Понимаете? То есть даже если ваш работник в командировке испытывает на себе (в прямом смысле этого слова ☺) все прелести «all inclusive», суточные за этот период ему все равно положены. Не выплачивать их вообще вы не имеете права.
выводы
- Рекламный тур по распоряжению руководителя турагентства в полной мере можно считать служебной командировкой работника.
- Чтобы поездка имела командировочную окраску, а не выглядела финансированием личных нужд работника, оформите ее документально как положено.
- Работодатель обязан выдать работнику перед отъездом денежный аванс в виде суточных.
