Ясно як білий день, що завдання співробітника турагентства в період перебування на курорті — не на сонечку ніжитися, а в поті чола працювати ☺, щоб потім усю отриману інформацію донести до клієнтів — потенційних туристів. А отже...
Рекламний тур = відрядження
Турагент повинен мати велику і достовірну інформацію про весь комплекс турпослуг, які продаватиме туристові. До цього його зобов’язує ст. 191 Закону про туризм. Згідно із цією статтею, будь-яка інформація, надана туроператором (турагентом), повинна містити достовірні відомості про умови договору на туристичне обслуговування.
При цьому ще до укладення такого договору суб’єкт турдіяльності зобов’язаний проінформувати клієнта про всі деталі майбутньої подорожі, зокрема про:
— програму туробслуговування;
— характеристику готелів та інших об’єктів, які призначені для надання послуг з тимчасового розміщення, у тому числі про місце їх розташування, категорію;
— умови харчування під час подорожі;
— види і тематику екскурсійного обслуговування, порядок здійснення зустрічі і супроводу туристів;
— стан навколишнього природного середовища, санітарне й епідеміологічне благополуччя тощо.
Тобто надання клієнтові правдивої інформації про країну перебування, її звичаї, устої, пам’ятки, маршрут подорожі, умови розміщення, харчування, перевезення —
одна з істотних умов договору на туристичне обслуговування
Як краще за все турагенту отримати таку інформацію про турпродукт? Звичайно, побачити все на власні очі. Для цього і призначені рекламно-ознайомлювальні тури, організовані туроператором.
Так що поїздка менеджера з туризму має суто діловий характер і викликана виробничою необхідністю. Тобто такий інформаційний вояж за розпорядженням керівника турагентства повною мірою можна вважати службовим відрядженням працівника. Про це ви можете згадати й у власному внутрішньому Положенні про службові відрядження.
Проте щоб подорож у теплі краї стопудово мала відрядне забарвлення (зв’язок із госпдіяльністю), а не виглядала фінансуванням особистих потреб працівника (тобто його оподатковуваним доходом), оформіть цю поїздку документально як належить.
Документи вам на допомогу
Для надання «рекламнику» відрядного статусу насамперед підготуйте письмовий наказ (розпорядження) керівника підприємства про направлення працівника у відрядження. Без цього документа відрядження — не відрядження!
У наказі (розпорядженні) про відрядження повинна фігурувати така інформація:
— пункт призначення;
— підприємство, куди прямує працівник;
— мета поїздки (її службовий характер), наприклад: «Ознайомлення з новим туристичним маршрутом для оцінки можливості укладення договору з туроператором»;
— строк відрядження (дати його початку і закінчення);
— розмір добових (якщо він не встановлений в окремому документі, наприклад, у Положенні про службові відрядження, що діє на вашому підприємстві).
А ще нехай працівник після повернення з відрядження підготує звіт про виконання службового завдання, для якого він власне і відряджався в далекі краї.
Добру службу в наданні рекламному турне відрядного статусу послужить і акт наданих послуг, складений туроператором.
Чи потрібний аванс на відрядження при «all inclusive»?
Ми з вами визначилися, що працівник, вирушаючи в рекламний тур, фактично вирушає у відрядження. Тобто роботодавець зобов’язаний видати йому перед від’їздом грошовий аванс, як того вимагає ч. 2 ст. 121 КЗпП.
Взагалі, такий аванс повинен покривати витрати працівника, що відряджається, на оплату проїзду, наймання житла, добові (харчування й інші особисті потреби фізособи, які не вимагають документального підтвердження), вартість обов’язкової страховки і віз, якщо вони передбачені.
Проте в нашому випадку у вартість рекламного туру, наданого туроператором, входить практично все — проїзд, проживання, харчування, навіть вартість екскурсій і послуг гідів-перекладачів.
Чи належний працівникові аванс при такому повному пансіоні? Так, належний.
Але складатися аванс на відрядження буде лише з добових
Не видати аванс — означає порушити законодавство про працю. За це винним посадовим особам підприємства загрожує адмінштраф у розмірі від 510 до 1700 грн. ( ч. 1 ст. 41 КпАП), а самому підприємству — штраф у розмірі десяти мінзарплат (на сьогодні — 32000 грн., абзац четвертий ч. 2 ст. 265 КЗпП). Про це нагадує Мінсоцполітики в листі від 07.11.2013 р. № 998/13/155-13.
Інша справа, що роботодавець може «погратися» з розміром добових. Наприклад, у Положенні про службові відрядження можна передбачити:
I варіант — зменшення розміру добових залежно від того, включене харчування в готельний рахунок (у вартість рекламного туру) чи ні. Пропишіть, наприклад, що розмір добових зменшується на вартість харчування і складає 80 % — при одноразовому харчуванні; 55 % — при дворазовому; 35 % — при триразовому;
II варіант — різні розміри добових залежно від виду відрядження і без прив’язки до того, включено харчування в рахунок чи ні. Так, наприклад, для звичайних відряджень за кордон ви можете встановити розмір добових в еквіваленті 50 євро, для відряджень-інфотурів — 25 євро.
А чи потрібно, виплачуючи добові без урахування харчування, вартість цього харчування, що «сидить» у вартості рекламного туру, обкладати ПДФО і ВЗ як додблаго, та ще і з «натуральним» коефіцієнтом? Ні, не потрібно! Адже сума відшкодованих відрядженій особі витрат на «оплату вартості проживання в готелях (мотелях), а також включених у такі рахунки витрат на харчування» не вважається її доходом ( абзац другий п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ).
Так що витрати на харчування у складі інфотуру — самі по собі, а добові — самі по собі. Розумієте? Тобто навіть якщо ваш працівник у відрядженні випробовує на собі (у прямому розумінні цього слова ☺ усі принади «all inclusive», добові за цей період йому все одно належні. Не виплачувати їх узагалі ви не маєте права.
висновки
- Рекламний тур за розпорядженням керівника турагентства повною мірою можна вважати службовим відрядженням працівника.
- Щоб поїздка мала відрядне забарвлення, а не виглядала фінансуванням особистих потреб працівника, оформіть її документально як належить.
- Роботодавець зобов’язаний видати працівникові перед від’їздом грошовий аванс у вигляді добових.
