Доставляем сотрудников на работу/с работы

В избранном В избранное
Печать
Костенко Нина, эксперт по вопросам оплаты труда, Нестеренко Максим, налоговый эксперт
Налоги и бухгалтерский учет Октябрь, 2017/№ 82
Работодатели, чьи производственные мощности, офисы или торговые точки расположены в плохой транспортной доступности, в качестве приятной составляющей соцпакета предлагают своим работникам доставку к месту работы и обратно. Вы тоже готовы организовать трансфер для сотрудников? Тогда разбираемся в нюансах вместе!

Когда предприятие расположено на краю света или режим его работы такой, что на общественном транспорте добраться к началу смены (уехать домой после ее окончания) нереально, чуть ли не единственный способ обеспечить присутствие сотрудников на рабочих местах — организовать их доставку до работы и обратно.

Благо вариантов такой доставки предостаточно. Можно, например, обзавестись для этих целей собственным транспортным средством (автобусом, микроавтобусом), нанимать перевозчика, компенсировать работникам стоимость проезда общественным транспортом/такси или собственным авто.

Давайте же выясним, какие налоговые последствия ожидают при этом как само предприятие, так и его работников.

Начнем с НДФЛ, ВС и ЕСВ.

Доставляем работников собственным транспортом

НДФЛ и ВС. Если работодатель организует бесплатную доставку сотрудников на работу/с работы, то формально у них возникает доход в виде дополнительного блага (абзац «е» п.п. 164.2.17 НКУ).

Но (!) если доставка не персонифицирована (т. е. когда работодатель не отслеживает, кто из работников воспользовался услугами перевозчика, а кто решил уйти домой на своих двоих☺), то о доходах конкретных работников не может быть и речи.

А значит, НДФЛ в этом случае не удерживается.

Соответственно ВС также удерживать не нужно (см. табл. 1 на с. 22).

ЕСВ. К большой радости, его тоже нет.

Ведь расходы на перевозку работников к месту работы (как собственным, так и арендованным транспортом) не включаются в фонд оплаты труда (за исключением зарплаты водителей) (п. 3.21 Инструкции № 5).

Доставляем работников с помощью перевозчика

Предположим, что ваш перевозчик — частный предприниматель.

Если он работает на общей системе налогообложения, то, чтобы не облагать его доход НДФЛ, ВС и ЕСВ, вам придется заручиться копией документа, который подтверждает госрегистрацию такого лица как субъекта предпринимательской деятельности и в котором указаны виды его деятельности (т. е. извлечения из ЕГР с видами деятельности).

А вот для неудержания НДФЛ и ВС с дохода единоналожника достаточно наличия сведений о нем в Реестре плательщиков единого налога (см. консультацию налоговиков в подкатегории 107.12 БЗ).

Так что, если находите «своего» ЧПЕНа в Реестре плательщиков единого налога, удерживать НДФЛ и ВС из суммы выплачиваемого ему вознаграждения за предоставленные услуги не нужно (см. табл. 1 на с. 21). В противном случае облагаете такой доход в общем порядке как доход обычного физлица.

Но для неудержания ЕСВ с дохода единоналожника копию извлечения из ЕГР с указанием видов его деятельности все равно получать необходимо.

Это может быть печатная копия бумажного извлечения, распечатка электронного извлечения или электронная копия электронного извлечения.

Не забывайте, что сумму выплаченного предпринимателю-перевозчику дохода придется указать в разделе І Налогового расчета по форме № 1ДФ с признаком «157».

Таблица 1. Учет расходов на доставку работников

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма, грн.

Дт

Кт

Доставка работников служебным транспортом

1

Приобретение/использование ГСМ

1.1

Выданы средства под отчет для покупки ГСМ

372

301

2400

1.2

Получены ГСМ от подотчетного лица (составлен авансовый отчет)

203

372

2000

1.3

Отражен налоговый кредит по НДС (на дату подачи авансового отчета)

641/НДС

372

400

1.4

Списаны ГСМ на расходы (на основании путевого листа)

91, 93, 949

203

600

2

Начисление амортизации транспортного средства

2.1

Начислена амортизация транспортного средства за месяц

91, 93, 949

131

500

3

Начисление зарплаты водителю

3.1

Начислена заработная плата водителю за месяц

91, 93, 949

661

4500

3.2

Начислен ЕСВ (4500 грн. х 22 % : 100 %)

91, 93, 949

651

990

3.3

Удержаны:

— НДФЛ (4500 грн. х 18 % : 100 %)

661

641/НДФЛ

810

— ВС (4500 грн. х 18 % : 1,5 %)

661

642

67,50

3.4

Уплачены:

— ЕСВ

651

311

990

— НДФЛ

641/НДФЛ

311

810

— ВС

642

311

67,50

3.5

Выплачена зарплата водителю на карточный счет в банке (4500 грн. - 810 грн. - 67,50 грн.)

661

311

3622,50

Доставка работников перевозчиком-ФЛП* (в том числе единоналожником**)

1

Составлен акт предоставленных услуг

91, 93, 949

631

2700

2

Перечислены перевозчику средства в оплату транспортной услуги

631

311

2700

* Предположим, что предприниматель-перевозчик предоставил необходимые документы, которые позволяют не удерживать с его дохода НДФЛ, ВС и ЕСВ.

** В нашем примере единоналожник — неплательщик НДС.

Компенсируем работнику стоимость билетов/талонов

Для компенсации работникам стоимости проезда общественным транспортом или такси понадобятся подтверждающие документы (билеты, талоны, чеки пополнения карточек метрополитена, квитанции об оплате проезда и т. п.).

Ясно как белый день, что такие расходы — персонифицированные и будут для работника налогооблагаемым доходом. Каким именно? Считаем, что зарплатой. Ведь п.п. 2.3.4 Инструкции № 5 считает сумму компенсации работникам стоимости проезда на работу (с работы) одной из составляющих оплаты труда.

Но если возможность такой компенсации не указана в утвержденном на предприятии документе, устанавливающем перечень зарплатных выплат (в разделе «Оплата труда» колдоговора, трудового договора, заключенного с работником), есть вероятность, что налоговики при проверке будут настаивать, что такая компенсация для целей НДФЛ является допблагом на основании п.п. «г» п.п. 164.2.17 НКУ.

Важно! Поскольку выплата «компенсационного» дохода будет производиться в денежной форме, то в базу налогообложения он войдет без увеличения на натуральный коэффициент, а на руки работник получит сумму компенсации за вычетом НДФЛ и ВС. Да-да! ВС с такой выплаты также придется удержать.

В форме № 1ДФ компенсацию-зарплату отражайте в общей сумме зарплаты, начисленной работнику за отчетный квартал, с признаком дохода «101».

Если же вы не готовы согласиться с налоговиками и признать компенсацию допблагом для целей НДФЛ, то в Налоговом расчете отразите ее с признаком дохода «126».

А вот для целей ЕСВ сумма компенсации работникам стоимости проезда на работу (с работы) — однозначно зарплата (см. п.п. 2.3.4 Инструкции № 5, п.п. 5 п. 3 разд. IV Инструкции № 449). Следовательно, от начисления ЕСВ никак не уйти.

Пример. Оклад инженера отдела автоматизированных систем управления производством — 5800 грн. В соответствии с Положением о заработной плате, утвержденным на предприятии, всем работникам инженерно-технического отдела предприятия компенсируются расходы на проезд общественным транспортом.

Фактическая сумма компенсации проезда составляет 512,20 грн.

В бухгалтерском учете компенсацию работнику стоимости проезда отражаем так, как показано в табл. 2.

Таблица 2. Учет компенсации работникам стоимости проезда

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Бухгалтерский учет

Сумма, грн.

Дт

Кт

1

Начислена работнику заработная плата за месяц (5800 грн. + 512,20 грн.)

91

661

6312,20

2

Начислен ЕСВ (6312,20 грн. х 22 % : 100 %)

91

651

1390,66

3

Удержаны:

— НДФЛ (6312,20 грн. х 18 % : 100 %)

661

641/НДФЛ

1136,20

— ВС (6312,20 грн. х 1,5 % : 100 %)

661

642

94,68

4

Уплачены:

— ЕСВ

651

311

1390,66

— НДФЛ

641/НДФЛ

311

1136,20

— ВС

642

311

94,68

5

Перечислена сумма зарплаты (с учетом суммы компенсации) на картсчет работника

661

311

5081,32

Компенсируем работнику стоимость ГСМ

Часто работники добираются на работу на личном транспорте. В такой ситуации работодатель вполне может компенсировать работнику стоимость ГСМ.

С НДФЛ, ВС и ЕСВ дела в этом случае обстоят так же, как и в случае компенсации работникам стоимости проезда общественным транспортом или такси (см. предыдущий раздел).

Расходы на доставку в учете предприятия

Налог на прибыль. Объект обложения налогом на прибыль благодаря п.п. 134.1.1 НКУ полностью базируется на бухгалтерском финрезультате.

А в бухучете расходы на перевозку работников к месту службы и обратно предприятие признает в том отчетном периоде, в котором их осуществило. Их отражают по дебету счетов 91 «Общепроизводственные расходы», 93 «Расходы на сбыт», субсчета 949 «Прочие расходы операционной деятельности».

И не беспокойтесь о хоз/нехозокраске этих затрат — сейчас она важна далеко не всегда

По крайней мере если речь не идет об основных средствах, которые в случае нехозяйственности использования нужно переводить в непроизводственные.

Но даже в дореформенное время контролеры полностью соглашались с хозяйственностью «перевозочных» расходов предприятия*, правда, если:

* См. утратившую с 01.01.2015 г. силу консультацию в подкатегории 502.07.04 БЗ.

1) необходимость таких перевозок предусмотрена коллективным или трудовым договором;

2) в наличии есть документы, подтверждающие связь такой перевозки с хоздеятельностью налогоплательщика. Имеются в виду: приказ руководства предприятия, путевые листы и т. д. (при перевозке собственным транспортом), договор о предоставлении услуг по перевозке, акт приема-передачи услуг или любой другой документ, подтверждающий фактическое предоставление услуг (при перевозке сторонним лицом — перевозчиком).

НДС. Приобретение предприятием ГСМ и/или услуг сторонних организаций по перевозке для своих работников с НДС в НДС-учете сопровождается отражением налогового кредита (п. 198.2 НКУ).

Нужно ли предприятию по таким приобретениям начислять «компенсирующие» налоговые обязательства согласно п. 198.5 НКУ? По нашему мнению, нет. Конечно, если такая «соцпакетная» мера предусмотрена в коллективном договоре. И хотя она может быть неперсонифицированной (например, в случае аренды автобуса и т. п.), такие расходы все равно следует рассматривать как связанные с хозяйственной деятельностью.

А как мы уже сказали выше, аналогичную точку зрения ранее занимали и налоговики, обращая внимание, что расходы на перевозку работников предприятия до места работы можно считать связанными с хозяйственной деятельностью. При условии, что необходимость таких расходов предусмотрена коллективным или трудовым договором, а также при наличии документов, подтверждающих такую связь.

Если же речь идет о компенсации работникам стоимости проезда и такая компенсация предусмотрена коллективным или трудовым договором в разделе «Оплата труда», то в целях налогообложения прибыли эти суммы попадают в расходы предприятия без каких-либо разниц, а в целях НДС проходят мимо и налогового кредита, и налоговых обязательств.

Ну вот, с доставкой работников на работу/с работы разобрались. Хорошо бы теперь позаботиться и о физической форме сотрудников. Как раз об этом — наша следующая статья.

выводы

  • Если доставка не персонифицирована, то о доходах конкретных работников не может быть и речи.
  • Компенсация работникам стоимости проезда общественным транспортом или такси имеет зарплатную «окраску».
  • Суммы компенсации работникам ГСМ включаются в фонд оплаты труда.
  • Расходы на перевозку работников связаны с хозяйственной деятельностью предприятия, а поэтому при их осуществлении не нужно начислять «компенсирующий» НДС согласно п. 198.5 НКУ.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить