Давайте знакомиться! Новый Порядок финансирования страхователей для предоставления материального обеспечения застрахованным лицам в связи с временной потерей трудоспособности и отдельных выплат потерпевшим на производстве за счет средств ФСС (далее — Порядок № 12) заработает уже с 1 октября 2018 года.
Помимо непосредственно механизма и условий финансирования страхователей в части больничных, декретных и пособия на погребение Порядок № 12 определяет также механизм и условия финансирования выплат потерпевшим на производстве, предусмотренных абз. 4 ч. 3 ст. 42 Закона № 1105.
Однако сегодня мы с вами поговорим о финансировании выплат по общеобязательному государственному соцстрахованию в связи с временной потерей трудоспособности, а именно:
1) пособия по временной нетрудоспособности (включая уход за больным ребенком);
2) пособия по беременности и родам;
3) пособия на погребение (кроме погребения пенсионеров, безработных и лиц, умерших от несчастного случая на производстве).
Что ж, давайте пробежимся по этапам работы с больничными листами и другими «нетрудоспособными» документами от их получения до собственно финансирования пособий.
Этап 1. Собираем документы
Работнику, трудоустроенному у работодателя по основному месту работы, для подтверждения и оплаты дней временной нетрудоспособности или отпуска в связи с беременностью и родами нужно предоставить своему работодателю листок нетрудоспособности. Причем обычно от работников больше никаких документов не требуется.
Исключения составляют совместители (в том числе и внутренние совместители) и «льготники», установленные Законом № 1105. Так, работник-совместитель для оплаты дней болезни или отпуска в связи с беременностью и родами подает работодателю:
— копию листка нетрудоспособности, заверенную подписью руководителя и печатью по основному месту работы;
— справку о средней заработной плате с основного места работы и других мест работы по совместительству (если их несколько).
В свою очередь, работники-«льготники» (которые имеют право на пособие в размере 100 % средней зарплаты независимо от страхового стажа), помимо больничного, предоставляют копии соответствующих документов, подтверждающих такое право. Перечень работников-«льготников» приведен в п. 5 ч. 1 ст. 24 Закона № 1105.
Для подтверждения страхового стажа работника, учитываемого при расчете сумм пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, понадобятся: трудовая книжка работника, копия трудовой книжки — для совместителей, справка ОК-7 (для подсчета страхового стажа за периоды с 01.01.2011 г.).
Для получения пособия на погребение нужны будут такие документы:
1) копия свидетельства о смерти застрахованного лица (члена семьи застрахованного лица);
2) оригинал извлечения из Государственного реестра актов гражданского состояния граждан, выдаваемого отделом РАГС (оригинал справки для получения пособия на погребение — если госрегистрация смерти проводилась исполнительным органом сельского, поселкового, городского (кроме городов областного значения) совета).
Важно! В извлечении, выдаваемом РАГС, указываются фамилия, имя и отчество лица, на запрос которого выдано это извлечение. Именно этому лицу страхователь должен выплатить пособие на погребение. А вот в справке для получения пособия на погребение фамилия, имя и отчество лица, обратившегося за ее получением, не проставляются. Поэтому в этом случае страхователь выплачивает пособие на погребение тому лицу, которое предоставило все необходимые документы для его получения;
3) справка с места проживания о том, что умерший член семьи находился на иждивении застрахованного лица, — если застрахованное лицо получает пособие на погребение члена семьи.
Этап 2. Принимаем решение о назначении пособия
Для того чтобы ФСС профинансировал указанные виды пособий, должно быть принято решение об их назначении комиссией (уполномоченным) по социальному страхованию. Решение комиссии оформляется протоколом, на основании которого бухгалтер рассчитывает сумму пособия.
Комиссии по социальному страхованию ст. 32 Закона № 1105 установлены определенные сроки рассмотрения документов для назначения пособий. Приведем их в табл. 1.
Таблица 1. Сроки рассмотрения документов для назначения пособий
| Вид пособия | Сроки рассмотрения документов для назначения пособий |
| Пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам | В течение 10 дней после получения документов для назначения пособия (п. 1 ст. 32 Закона № 1105) |
| Пособие на погребение | Не позднее следующего дня после дня обращения за пособием (п. 3 ст. 32 Закона № 1105) |
Кстати, о принятии решения комиссией...
Здесь нужно учесть, что с 27.07.2018 г. обновлена форма Протокола комиссии (уполномоченного) по соцстрахованию на предприятии, в учреждении, организации. О ней вы могли прочесть на с. 3. Здесь же отметим еще раз, что в целом форма осталась прежней, потеряв лишь таблицу о путевках.
Важно! С 27.07.2018 г. протоколы должны быть оформлены по новой форме!
Этап 3. Составляем и подаем Заявление-расчет
Начиная с 1 октября 2018 года Заявление-расчет в ФСС подаем не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения комиссией (уполномоченным) по соцстрахованию о выплате материального обеспечения. Об этом говорит п. 2 Порядка № 12.
Отметим, что ранее таких строгих сроков для подачи Заявления-расчета не было установлено. С 1 октября придется за этим следить.
Так что, получив больничный от работника, у вас, в общем и целом:
10 календарных дней на принятие решения о выплате пособия и 5 рабочих дней на то, чтобы рассчитать и подать на него Заявление-расчет в ФСС
Идем дальше.
Как и раньше, Заявление-расчет подается в рабочий орган исполнительной дирекции ФСС по местонахождению или месту проживания страхователя (п. 4 Порядка № 12).
Новым Порядком обозначено, что подать Заявление-расчет можно:
— в бумажном виде лично в ФСС;
— отправив в электронном виде с применением электронной цифровой подписи. Заявление-расчет в бумажном виде формируем в двух экземплярах: один подается в ФСС, а второй хранится у страхователя вместе с документами, на основании которых назначено материальное обеспечение.
Когда появится возможность подать Заявление-расчет в электронном виде, страхователь вместе с подтверждающими документами должен будет хранить у себя его распечатанную копию.
Внимание! Следите, чтобы информация, внесенная в Заявление-расчет, полностью соответствовала документам, на основании которых осуществлено назначение материального обеспечения, и была отражена в регистрах бухгалтерского учета.
Этап 4. Работа ФСС с Заявлением-расчетом
Как и раньше, ФСС отведено 10 рабочих дней на то, чтобы проверить Заявление-расчет, предоставить рекомендации по результатам проверки, перечислить страхователю финансирование или предоставить обоснованный отказ в принятии Заявления-расчета.
За это же время ФСС осуществляет проверку правильности начисления выплат и при отсутствии замечаний осуществляет финансирование сумм, указанных в Заявлении-расчете.
И еще! Теперь в п. 8 Порядка № 12
закреплено право ФСС при необходимости осуществлять обмен информацией со страхователем путем направления запроса с целью уточнения информации, приведенной в Заявлении-расчете
Так что не удивляйтесь, если получите такой запрос.
В случае выявления ошибок и/или недостоверных сведений Заявление-расчет возвращается страхователю с соответствующими рекомендациями по их устранению.
Финансирование страхователей осуществляется согласно реквизитам, указанным в Заявлении-расчете, — на отдельный специально открытый текущий счет.
Напомним, что обязательного открытия спецсчета требует п. 2 ст. 34 Закона № 1105.
Этап 5. Поступление средств и их выплата
Пунктом 2 ст. 34 Закона № 1105 оговорено, что страховые средства, зачисленные на отдельный спецсчет в банке, могут быть использованы страхователем исключительно на предоставление материального обеспечения застрахованным лицам, уплату НДФЛ и ВС (напомним, что пособие по беременности и родам и пособие на погребение НДФЛ и ВС не облагаются). ЕСВ с суммы больничных и декретных мы по-прежнему платим со своего основного текущего счета.
После поступления страховых средств на спецсчет работодатель выдает надлежащие суммы работникам (застрахованным лицам) с соблюдением установленных для этого в ч. 2 ст. 32 Закона № 1105 сроков (п. 9 Порядка № 12). Напомним о них (см. табл. 2).
Таблица 2. Сроки выплаты пособий
| Вид пособия | Сроки выплаты пособий |
| Пособие по временной нетрудоспособности вследствие заболевания или травмы, в связи с необходимостью ухода за больным ребенком, в связи с необходимостью за больным членом семьи | В ближайший после дня назначения пособия срок, установленный для выплаты зарплаты (п. 2 ст. 32 Закона № 1105) |
| Пособие по беременности и родам | |
| Пособие на погребение | Не позднее следующего рабочего дня после получения страховых средств от ФСС на спецсчет (п. 3 ст. 32 Закона № 1105) |
Как видим, сроки для выплаты пособия, установленные ст. 32 Закона № 1105, работодатель может соблюсти только при выплате пособия на погребение.
А все потому, что этот срок привязан ко дню получения страховых средств от ФСС.
А вот сроки выплаты пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам привязаны в Законе № 1105 ко дню назначения пособия. А значит, легко можно и не успеть. ☹
Справедливости ради отметим, что в п. 9 Порядка № 12 указано, что работодатель обязан осуществить выплату соответствующего материального обеспечения (пособия по временной нетрудоспособности, пособия по беременности и родам) после поступления средств, указанных в Заявлении-расчете, на счет страхователя, но не позднее чем в сроки, определенные в ч. 2 ст. 32 Закона № 1105 (ср. ). Поэтому считаем, что:
1) сумму оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности, оплачиваемых за счет работодателя, нужно выплачивать в ближайший после дня назначения пособия срок, установленный для выплаты зарплаты;
2) сумму пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам, финансируемых за счет средств ФСС, нужно выплачивать не позднее чем в ближайший после дня получения средств от ФСС срок, установленный для выплаты зарплаты.
Кстати, можно и не ждать этого предельного срока и выплатить раньше, например, на следующий день после получения средств от ФСС (см. письмо ФСС по ВПТ от 21.11.2016 г. № 2.4-16-2036).
А что делать, если сумма пособия по временной нетрудоспособности либо пособия по беременности и родам, которая зашла на спецсчет работодателя и была снята для выплаты работникам, по каким-либо причинам не получена ими в срок?
В Порядке № 12 прямого ответа на этот вопрос нет. Поэтому продолжаем пользоваться на этот случай «старенькими» разъяснениями-письмами ФСС (еще по ВПТ) от 31.03.2011 г. № 01-16-707 и от 21.11.2016 г. № 2.4-16-2036:
«суммы пособий, не полученные застрахованным лицом в срок (командировка, болезнь), могут быть отнесены на счет депонентов до получения их застрахованным лицом».
Неизменными остались требования в отношении возврата ошибочно полученных средств ФСС:
1. Если работодатель обнаружил у себя ошибку и сумма полученных от ФСС средств превышает фактические расходы на проведение выплат, то неиспользованную сумму в течение 3 рабочих дней надо вернуть на счет ФСС (п. 12 Порядка № 12). Дополнительно письмом направляется объяснения причин возврата.
2. В случае выявления страхователем ошибок при начислении выплат за прошлые периоды (за пределами действующего бюджетного года) излишне начисленные и выплаченные средства также возвращаются страхователем в ФСС.
Одновременно направляется письмо — объяснение причин возврата (п. 13 Порядка № 12).
Этап 6. Подаем Уведомление
А вот это новое и самое интересное.
С 01.10.2018 г. вводится обязанность страхователей уведомлять ФСС о проведении выплат застрахованным лицам
Получив «соцстраховские» средства на счет и выплатив их работникам, страхователь теперь обязан отчитаться перед ФСС, направив Уведомление о том, что средства выплачены в полном объеме и в положенный срок (сроки).
Форму Уведомления можно найти в приложении 2 к Порядку № 12.
Такое Уведомление работодатель может направить ФСС (п. 10 Порядка № 12):
— в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи;
— письмом с уведомлением;
— лично в отделение ФСС.
Срок подачи Уведомления — 1 месяц со дня проведения выплат.
Подробнее о заполнении Уведомления читайте на с. 26 этого номера.
выводы
- С 01.01.2018 г. вводится в действие новая форма Заявления-расчета. Установлен срок на его подачу: не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения комиссией по соцстрахованию.
- С 01.01.2018 г. вводится обязанность страхователей уведомлять ФСС о проведении выплат застрахованным лицам путем подачи Уведомления по утвержденной форме.
