Давайте знайомитися! Новий Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів ФСС (далі — Порядок № 12) запрацює вже з 1 жовтня 2018 року.
Окрім безпосередньо механізму й умов фінансування страхувальників у частині лікарняних, декретних і допомоги на поховання, Порядок № 12 визначає ще й механізм та умови фінансування виплат потерпілим на виробництві, передбачених абз. 4 ч. 3 ст. 42 Закону № 1105.
Проте сьогодні ми з вами поговоримо про фінансування виплат за загальнообов'язковим державним соцстрахуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, а саме:
1) допомоги по тимчасовій непрацездатності (включаючи догляд за хворою дитиною);
2) допомоги по вагітності та пологах;
3) допомоги на поховання (окрім поховання пенсіонерів, безробітних і осіб, що померли від нещасного випадку на виробництві).
Що ж, давайте пробіжимося по етапах роботи з лікарняними листками та іншими «непрацездатними» документами від їх отримання до власне фінансування допомоги.
Етап 1. Збираємо документи
Працівникові, працевлаштованому в роботодавця за основним місцем роботи, для підтвердження й оплати днів тимчасової непрацездатності або відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами потрібно надати своєму роботодавцеві листок непрацездатності. Причому зазвичай від працівників більше жодних документів не вимагається.
Винятки становлять сумісники (у тому числі й внутрішні сумісники) і «пільговики», встановлені Законом № 1105. Так, працівник-сумісник для оплати днів хвороби або відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами подає роботодавцю:
— копію листка непрацездатності, засвідчену підписом керівника і печаткою за основним місцем роботи;
— довідку про середню заробітну плату з основного місця роботи та інших місць роботи за сумісництвом (якщо їх декілька).
У свою чергу, працівники-«пільговики» (які мають право на допомогу в розмірі 100 % середньої зарплати незалежно від страхового стажу), окрім лікарняного надають копії відповідних документів, що підтверджують таке право. Перелік працівників-«пільговиків» наведений у п. 5 ч. 1 ст. 24 Закону № 1105.
Для підтвердження страхового стажу, що враховується при розрахунку сум допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах, знадобиться: трудова книжка працівника, копія трудової книжки — для сумісників, довідка ОК-7 (для підрахунку страхового стажу за періоди з 01.01.2011 р.).
Для отримання допомоги на поховання потрібні будуть такі документи:
1) копія свідоцтва про смерть застрахованої особи (члена сім’ї застрахованої особи);
2) оригінал витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, що видається відділом РАЦС (оригіналу довідки для отримання допомоги на поховання — якщо держреєстрація смерті проводилася виконавчим органом сільської, селищної, міської (окрім міст обласного значення) ради).
Важливо! У витягу, що видається РАЦС, зазначається прізвище, ім’я та по батькові особи, на запит якої видано цей витяг. Саме цій особі страхувальник повинен виплатити допомогу на поховання. А ось у довідці для отримання допомоги на поховання прізвище, ім’я і по батькові особи, що звернулася за її отриманням, не проставляються. Тому в цьому випадку страхувальник виплачує допомогу на поховання тій особі, яка надала всі необхідні документи для її отримання;
3) довідка з місця проживання про те, що померлий член сім’ї перебував на утриманні застрахованої особи — якщо застрахована особа отримує допомогу на поховання члена сім’ї.
Етап 2. Приймаємо рішення про призначення допомоги
Для того щоб ФСС профінансував зазначені види допомоги, має бути прийняте рішення про їх призначення комісією (уповноваженим) із соціального страхування. Рішення оформляється протоколом, на підставі якого бухгалтер розраховує суму допомоги.
Комісії із соціального страхування ст. 32 Закону № 1105 встановлені певні строки розгляду документів для призначення допомоги (див. табл. 1 нижче).
Таблиця 1. Строки розгляду документів для призначення допомоги
| Вид допомоги | Строки розгляду документів для призначення допомоги |
| Допомога по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах | Протягом 10 днів після отримання документів для призначення допомоги (п. 1 ст. 32 Закону № 1105) |
| Допомога на поховання | Не пізніше наступного дня після дня звернення за допомогою (п. 3 ст. 32 Закону № 1105) |
До речі, про прийняття рішення комісією...
Тут потрібно врахувати, що з 27.07.2018 р. оновлено форму Протоколу комісії (уповноваженого) із соцстрахування на підприємстві, в установі, організації.
Про неї ви могли прочитати на с. 3. Тут же зазначимо ще раз, що в цілому форма залишилася колишньою, втративши лише таблицю про путівки.
Важливо! З 27.07.2018 р. протоколи мають бути оформлені за новою формою!
Етап 3. Складаємо і подаємо Заяву-розрахунок
Починаючи з 1 жовтня 2018 року Заяву-розрахунок у ФСС подаємо не пізніше 5 робочих днів з дня прийняття рішення комісією (уповноваженим) із соцстрахування про виплату матеріального забезпечення. Про це говорить п. 2 Порядку № 12.
Зазначимо, що раніше таких суворих строків для подання Заяви-розрахунку не було встановлено. З 1 жовтня доведеться за цим стежити.
Тож, отримавши лікарняний від працівника, ви маєте, загалом і в цілому:
10 календарних днів на прийняття рішення про виплату допомоги і 5 робочих днів на те, щоб розрахувати і подати на неї Заяву-розрахунок у ФСС
Ідемо далі.
Як і раніше, Заява-розрахунок подається в робочий орган виконавчої дирекції ФСС за місцезнаходженням або місцем проживання страхувальника (п. 4 Порядку № 12).
Новим Порядком позначено, що подати Заяву-розрахунок можна: (1) у паперовому вигляді особисто у ФСС; (2) відправити в електронному вигляді із застосуванням електронного цифрового підпису.
Заяву-розрахунок у паперовому вигляді формуємо у двох екземплярах: один подається у ФСС, а другий зберігається у страхувальника.
Коли з’явиться можливість подати Заяву-розрахунок в електронному вигляді, страхувальник разом із підтвердними документами повинен буде зберігати в себе його роздруковану копію.
Увага! Стежте, щоб інформація, внесена до Заяви-розрахунку, повністю відповідала документам, на підставі яких здійснено призначення матеріального забезпечення, і була відображена в регістрах бухгалтерського обліку.
Етап 4. Робота ФСС із Заявою-розрахунком
Як і раніше, ФСС відведено 10 робочих днів на те, щоб перевірити Заяву-розрахунок, надати рекомендації за результатами перевірки, перерахувати страхувальникові фінансування або надати обґрунтовану відмову в прийнятті Заяви-розрахунку. За цей же час ФСС здійснює перевірку правильності нарахування виплат і за відсутності зауважень здійснює фінансування сум, зазначених у Заяві-розрахунку.
І ще! Тепер у п. 8 Порядку № 12
закріплено право ФСС за необхідності здійснювати обмін інформацією зі страхувальником шляхом направлення запиту з метою уточнення інформації, наведеної в Заяві-розрахунку
Тож не дивуйтеся, якщо отримаєте такий запит.
У разі виявлення помилок та/або недостовірних відомостей Заява-розрахунок повертається страхувальникові з відповідними рекомендаціями щодо їх усунення.
Фінансування страхувальників здійснюється згідно з реквізитами, зазначеними в Заяві-розрахунку, — на окремий спеціально відкритий поточний рахунок.
Нагадаємо, що на обов’язкове відкриття спецрахунку вказує п. 2 ст. 34 Закону № 1105.
Етап 5. Надходження коштів і їх виплата
Пунктом 2 ст. 34 Закону № 1105 обумовлено, що страхові кошти, зараховані на окремий спецрахунок у банку, можуть бути використані страхувальником виключно на надання матеріального забезпечення застрахованим особам, сплату ПДФО і ВЗ (нагадаємо, що допомога по вагітності та пологах і допомога на поховання ПДФО і ВЗ не оподатковуються). ЄСВ із суми лікарняних і декретних ми, як і раніше, платимо зі свого основного поточного рахунку.
Після надходження страхових коштів на спецрахунок роботодавець видає належні суми працівникам (застрахованим особам) з дотриманням установлених для цього в ч. 2 ст. 32 Закону № 1105 строків (п. 9 Порядку № 12). Нагадаємо про них (див. табл. 2).
Таблиця 2. Строки виплати допомоги
| Вид допомоги | Строки виплати допомоги |
| Допомога по тимчасовій непрацездатності внаслідок захворювання або травми, у зв'язку з необхідністю догляду за хворою дитиною, у зв'язку з необхідністю догляду за хворим членом сім’ї | У найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати зарплати (п. 2 ст. 32 Закону № 1105) |
| Допомога по вагітності та пологах | |
| Допомога на поховання | Не пізніше наступного робочого дня після отримання страхових коштів від ФСС на спецрахунок (п. 3 ст. 32 Закону № 1105) |
Як бачимо, строки для виплати допомоги, встановлені ст. 32 Закону № 1105, роботодавець може виконати тільки при виплаті допомоги на поховання. А все тому, що цей строк прив’язаний до дня отримання страхових коштів від ФСС.
А ось строки виплати допомоги по тимчасовій непрацездатності і допомоги по вагітності та пологах прив’язані в Законі № 1105 до дня призначення допомоги. А отже, легко можна і не встигнути. ☹
Заради справедливості зазначимо, що в п. 9 Порядку № 12 зазначено, що роботодавець зобов’язаний здійснити виплату відповідного матеріального забезпечення (допомоги по тимчасовій непрацездатності, допомоги по вагітності та пологах) після надходження коштів, зазначених у Заяві-розрахунку, на рахунок страхувальника, але не пізніше ніж у строки, визначені в ч. 2 ст. 32 Закону № 1105 (ср. ). Тому вважаємо, що:
1) суму оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності, які оплачуються за рахунок роботодавця, потрібно виплачувати в найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати зарплати;
2) суму допомоги по тимчасовій непрацездатності і допомоги по вагітності та пологах, що фінансуються за рахунок коштів ФСС, потрібно виплачувати не пізніше ніж у найближчий після дня отримання коштів від ФСС строк, установлений для виплати зарплати. До речі, можна й не чекати цього граничного строку і виплатити раніше, наприклад наступного дня після отримання коштів від ФСС (див. лист ФСС з ТВП від 21.11.2016 р. № 2.4-16-2036).
А що робити, якщо сума допомоги по тимчасовій непрацездатності чи допомоги по вагітності та пологах, яка зайшла на спецрахунок роботодавця і була знята для виплати працівникам, з якихось причин не отримана ними в строк?
У Порядку № 12 прямої відповіді на це запитання немає. Тому продовжуємо користуватися на цей випадок «старенькими» роз’ясненнями-листами ФСС (ще з ТВП) від 31.03.2011 р. № 01-16-707 і від 21.11.2016 р. № 2.4-16-2036: «суми допомоги, не отримані застрахованою особою в строк (відрядження, хвороба), можуть бути віднесені на рахунок депонентів до отримання їх застрахованою особою».
Незмінними залишилися вимоги стосовно повернення помилково отриманих коштів ФСС:
1. Якщо роботодавець виявив у себе помилку і сума отриманих від ФСС коштів перевищує фактичні витрати на проведення виплат, то невикористану суму протягом 3 робочих днів потрібно повернути на рахунок ФСС (п. 12 Порядку № 12). Додатково листом направляється пояснення причин повернення.
2. У разі виявлення страхувальником помилок при нарахуванні виплат за минулі періоди (за межами діючого бюджетного року) надміру нараховані і виплачені кошти також повертаються страхувальником до ФСС. Одночасно направляється лист-пояснення причин повернення (п. 13 Порядку № 12).
Етап 6. Подаємо Повідомлення
А ось це нове і найцікавіше.
З 01.10.2018 р. вводиться обов’язок страхувальників повідомляти ФСС про проведення виплат застрахованим особам
Отримавши «соцстрахівські» кошти на рахунок і виплативши їх працівникам, страхувальник тепер зобов’язаний відзвітувати перед ФСС, направивши Повідомлення про те, що кошти виплачені в повному обсязі й у призначений строк (строки).
Форму Повідомлення можна знайти в додатку 2 до Порядку № 12.
Таке Повідомлення роботодавець може направити ФСС (п. 10 Порядку № 12):
— в електронному вигляді з використанням електронного цифрового підпису;
— листом із повідомленням;
— особисто у відділення ФСС.
Строк подання Повідомлення — 1 місяць з дня проведення виплат.
Детальніше про заповнення Повідомлення читайте на с. 26 цього номера.
висновки
- З 01.01.2018 р. набирає чинності нова форма Заяви-розрахунку. Установлений строк на її подання: не пізніше 5 робочих днів з дня прийняття рішення комісією із соцстрахування.
- З 01.01.2018 р. вводиться обов’язок страхувальників повідомляти ФСС про проведення виплат застрахованим особам шляхом подання Повідомлення за затвердженою формою.
