Филиальная наличка

Что такое подразделение?

В правовом смысле к обособленным подразделения относят, по сути, только те филиалы, которые внесены в ЕГР (ч. 5 ст. 95 ГКУ и абзац второй ч. 2 ст. 28 ХКУ). Однако для целей осуществления кассовых операций руководствоваться следует специальным «кассовым» нормативным документом — Положением № 148. В соответствии с ним (см. ч. 2 п. 3 Положения № 148) к обособленным подразделениям относятся, в частности, структурные подразделения (стационарное или передвижное), где реализуются товары, предоставляются услуги и осуществляются расчетные операции.

Таким образом,

Кстати, налоговики соглашаются с тем, что для целей определения порядка оприходования наличности должен применяться термин «обособленное подразделение» именно согласно Положению № 148 (см. 109.01 БЗ).

Касса и кассовая книга

Касса — это помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи и хранения наличности, прочих ценностей и кассовых документов (п.п. 8 п. 3 Положения № 148).

В свою очередь, «обособленная» кассовая книга ведется подразделением совершенно независимо от кассовой книги предприятия и по той же типовой форме № КО-4 (приложение 5 к Положению № 148), что и кассовую книгу предприятия. При этом бывают ситуации, когда обособленное подразделение, имея свою кассу, вполне может обойтись без «обособленной» кассовой книги.

Одна касса и без кассовой книги. В обособленном подразделении может быть одна касса, например, когда в торговой точке (киоск, палатка, магазин) для проведения наличных расчетов установлен РРО. Здесь касса — это место проведения наличных расчетов с применением РРО.

Даже если наличность не помещается в ящике РРО, никакого отдельного помещения под кассу все равно отводить не нужно. Налоговики допускают хранение наличности в сейфе, находящемся на месте проведения расчетов (109.02 БЗ). Подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 41, с. 84; 2018, № 73, с. 27.

Причем в таком случае нет также необходимости заводить «обособленную» кассовую книгу* (естественно, при отсутствии других оснований) (109.15 БЗ).

* Учтите: в период с 05.01.2018 г. до 01.06.2018 г. (т. е. до вступления в силу постановления № 54) оприходование наличности обособленного подразделения было возможно только путем внесения соответствующих записей в кассовую книгу. Это не позволяло отказаться от «обособленной» кассовой книги подразделениям, которые самостоятельно сдавали наличную выручку в банк.

Впрочем, при желании можно, кроме РРО, создать еще отдельную кассу с ведением кассовой книги. Это не запрещено.

Одна касса и обязательно кассовая книга. Без кассовой книги не обойтись, если подразделение предприятия проводит операции по приему наличности за проданную продукцию (товары, работы, услуги) с оформлением ПКО, а также по выдаче наличности на выплаты, связанные с оплатой труда, производственные (хозяйственные) нужды и другие операции с оформлением их РКО и ведомостями на выплату наличности.

В таком случае, помимо РРО обязательно ведение «обособленной» кассовой книги (п. 39 Положения № 148).

Две кассы и одна кассовая книга. Как минимум две кассы и одна «обособленная» кассовая книга понадобятся, если деньги изымаются из ящика РРО и перекладывают в другое место (например, складывают в сейф, находящийся в отдельном помещении).

В такой ситуации при проверке контролирующим органом может быть выявлено несоответствие наличности на месте проведения расчетных операций, что грозит плательщику штрафами (п. 1 ст. 17 Закона об РРО).

Поэтому придется помимо РРО (место осуществления наличных расчетов) создавать отдельно кассу на месте, где будут приниматься, храниться и выдаваться денежные средства и кассовые документы. Как правило, эту схему работы используют в подразделениях со значительным количеством используемых РРО или если сумма наличных не помещается в ящике РРО.

Оприходуем наличность

Предприятия обязаны разработать и утвердить внутренним документом Порядок оприходования наличности в своей кассе. Такой Порядок должен соответствовать требованиям Положения № 148 и не противоречить законодательству Украины. Для обособленных подразделений он устанавливается и доводится внутренним документом предприятия (п. 12 Положения № 148).

Способ оприходования наличности в обособленном подразделении зависит от условий проведения наличных расчетов (п. 11 Положения № 148). Покажем эту зависимость в таблице ниже.

Оприходование наличности обособленным подразделением

Обратите внимание: с 01.10.2018 г. при проведении расчетных операций через РРО уже не надо ежедневно проводить записи о движении средств и сумме расчетов в КУРО. То есть при определенных условиях РРошные правила, утвержденные приказом Минфина от 14.06.2016 г. № 547, позволяют вообще отказаться от КУРО, зарегистрированных на РРО (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 41, с. 84). При этом полноценным оприходованием наличности считается проведение субъектами хозяйствования ее учета в кассе на полную сумму фактических поступлений, в частности в фискальном отчетном чеке (Z-отчете) (п.п. 18 п. 3 Положения № 148). То есть формирование Z-отчета в электронном виде является достаточным условием для оприходования налички.

В то же время для обособленных подразделений до 15.02.2019 г. сдерживающим фактором был п. 11 Положения № 148, который обязывал распечатывать Z-отчеты и подклеивать их к соответствующим страницам КУРО. И только после этой даты подразделения могут отказаться от ведения КУРО на РРО.

Но учтите: в случае добровольной регистрации КУРО на РРО информация согласно Z-отчетам, по мнению контролеров, должна ежедневно заноситься в КУРО (письмо ГФСУ от 05.03.2019 г. № 904/6/99-99-14-05-01-15/ІПК). Поддерживают эту позицию и Нацбанк (см. письмо НБУ от 25.04.2019 г. № 50-0006/22839). Так что, если вы ведете КУРО на РРО и не хотите спорить с контролерами, то безопаснее это делать так, как они того требуют.

Лимит подразделений

Лимит кассы устанавливают для каждого обособленного подразделения отдельно и доводят до сведения таких подразделений внутренним документом предприятия (абзац третий п. 50 Положения № 148). При определении лимита учитывают режим и специфику работы конкретного подразделения, его отдаленность от банка, объем кассовых оборотов, установленные сроки сдачи наличных и т. д.

Кроме того, предприятие вправе пересмотреть лимит в отдельно выбранном обособленном подразделении, составив для него новый расчет и приказ об утверждении нового лимита. То есть никаких требований одновременного пересмотра всех установленных лимитов нет. И помните:

Для обособленного подразделения лимит кассы устанавливают в целом на подразделение, без распределения его на каждую кассу (на каждый РРО), входящую в состав данного обособленного подразделения. Рассчитывают лимит в общем порядке одним из следующих способов:

— на основании расчета среднедневного поступления наличных в кассу;

— на основании расчета среднедневной выдачи наличных из кассы.

Причем способы расчета лимитов касс для разных подразделений могут различаться.

Сдаем «обособленную» выручку

По общим правилам наличность может находиться в кассах подразделения в пределах, не превышающих лимит, установленный для него предприятием (п. 15 Положения № 148). Сверхлимитная наличность должна, как правило, ежедневно сдаваться: либо (1) в кассу предприятия, (2) либо в банк или небанковские финучреждения для ее перевода и зачисления на банковские счета предприятия (в том числе и через службу инкассации).

В то же время если график работы обособленного подразделения, установленный внутренним трудовым распорядком и графиками сменности, не позволяет обеспечить сдачу наличности в день ее поступления, то допускается сдавать наличные средства на следующий день после их поступления в кассу подразделения (п.п. 2 п. 48 Положения № 148). Кстати, не считается наличность сверхлимитной в день ее поступления, если не позднее следующего рабочего дня она будет сдана в банк или выдана под отчет (п. 54 Положения № 148).

Если режим работы обособленных подразделений не совпадает с распорядком функционирования бухгалтерии предприятия (в том числе в выходные и праздничные дни), необходимо внутренним документом определить порядок взаимодействия обособленных подразделений с бухгалтерией предприятия в соответствии с действующим законодательством (п. 40 Положения № 148).

И завершая статью на позитивной ноте, напомним, что с 23 июня сего года канул в Лету Указ № 436, а с ним, в частности, штраф за сверхлимитный остаток наличности в кассе (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 52, с. 2).