15.07.2019
Операции по выплате/возврату средств на загранкомандировку относят к операциям, осуществляемым по текущему счету субъекта хозяйствования1 (СХ) (п.п. 16 п. 109 Положения № 52). Проводить расчеты по обеспечению расходов на командировку работников за границу СХ могут и с использованием наличной иностранной валюты, снятой для этих целей с собственных текущих счетов (п. 42 Положения № 23). А вот торговля иностранной валютой в наличной форме (валютно-обменные операции) осуществляется только между уполномоченными учреждениями (в том числе банками) и физлицами (п. 13 Положения № 14).
1 К ним относят резидентов-юрлиц, физлиц-предпринимателей, представительства юрлиц-нерезидентов.
2 Утверждено постановлением Правления НБУ от 02.01.2019 г. № 5.
3 Утверждено постановлением Правления НБУ от 02.01.2019 г. № 2.
4 Утверждено постановлением Правления НБУ от 02.01.2019 г. № 1.
То есть, как и прежде,
купить наличную валюту (например, в обменнике), тем самым обеспечив работника инвалютным авансом, предприятие не имеет права
Приобрести валюту можно только через банк и только при наличии валютного счета, документально подтвердив планируемые расходы (п.п. 1 п. 56 Положения № 5).
За нарушение валютных правил грозит штраф в размере до 100 % суммы операции, проведенной с нарушением валютного законодательства (ч. 4 ст. 14 Закона № 24735). Эта мера воздействия может быть применена фискалами в течение 6 месяцев со дня выявления нарушения, но не позднее чем через 3 года со дня его совершения (ч. 2 ст. 15 Закона № 2473).
5 Закон Украины «О валюте и валютных операциях» от 21.06.2018 г. № 2473-VIII.
Предусмотрена и админответственность:
— за нарушение порядка осуществления валютных операций — в размере от 17000 до 51000 грн. (ст. 1621 КоАП);
— за нарушение порядка расчетов при осуществлении операций купли-продажи валюты — в размере от 51 до 102 грн. За повторное аналогичное нарушение в течение года — от 102 до 255 грн. (ст. 1551 КоАП).
Протокол о таком админнарушении составляют налоговики (п. 1 ст. 255 КоАП), а рассматривает дело и налагает штраф суд (ст. 221 КоАП).
Работодатель обязан выплатить командированному работнику денежный аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, найма жилого помещения и суточные расходы. Об этом сказано в ст. 121 КЗоТ. Поэтому направлять работника в командировку без выдачи аванса — значит нарушать трудовое законодательство.
Подтверждение этому находим в письмах Минфина от 23.07.2009 г. № 31-26030-13-25/20122 и Минсоцполитики от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13.
Выявить такое нарушение могут инспекторы труда в ходе проверки. За невыдачу аванса:
— работодателю грозит трудовой штраф в размере одной минимальной заработной платы (на сегодня — 4173 грн.) в соответствии с абзацем восьмым ч. 2 ст. 265 КЗоТ;
— должностным лицам предприятия (ФЛП) — в общем случае админштраф от 510 до 1700 грн. (см. ч. 1 и 2 ст. 41 КоАП).
Поскольку приобретать валюту без валютного счета предприятию запрещено, а выдать работнику аванс необходимо, можно выдать его в гривне.
Ведь КЗоТ не содержит норм, которые бы обязывали выдавать работнику аванс именно в иностранной валюте. Нет каких бы то ни было ограничений на этот счет и в НКУ (загранкомандировочные расходы, проавансированные гривней, отражают в налоговом учете в общем порядке). Необходимость обеспечения командированных за границу работников именно валютой (страны, в которую направлен работник, или свободно конвертируемой) на нормативном уровне закреплена только для бюджетников (см. п. 5 разд. III Инструкции № 596, п. 5 постановления № 987). Так что хозрасчетники решают этот вопрос самостоятельно и прописывают свое решение в Положении о командировках.
7 Постановление КМУ от 02.02.2011 г. № 98.
Гривневый аванс на загранкомандировку можно выдать:
— наличными денежными средствами либо
— в безналичной форме — путем перечисления на корпоративную платежную карту (КПК) или на личную карту работника.
Получив наличный аванс в гривне, работник вправе конвертировать ее в валюту любым способом: в обменке, положить на свою личную карту. В данном случае он действует не от имени предприятия, а от своего лица.
В классическом варианте (если аванс на загранкомандировку выдан в иностранной валюте):
— проавансированные инвалютные загранкомандировочные расходы пересчитывают по курсу на дату выдачи аванса (поскольку именно на дату выдачи аванса происходит первоначальное признание валютной операции — возникает валютная задолженность работника перед предприятием);
— инвалютные расходы сверх суммы аванса отражаем по курсу на дату утверждения авансового отчета (ведь такая валютная сумма впервые засвечивается в учете только на эту дату).
Но в вашем случае аванс выдается в гривне. Поэтому на дату перечисления аванса пересчитывать просто нечего (нет валютной операции).
Только на дату утверждения авансового отчета появятся основания отразить в учете понесенные работником валютные расходы. Значит, и пересчитать их нужно по курсу НБУ на эту дату (подробнее об этом см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 52, с. 26).
В остальном отражение и оформление валютных командировочных расходов, проавансированных гривней, ничем не отличаются от аналогичных расходов, проавансированных иностранной валютой.
Пример 1. Работнику, направленному в загранкомандировку (продолжительность — 4 дня), выдан аванс в сумме 15000 грн. Загрансуточные на предприятии установлены в размере 1500 грн./сутки. По возвращении работник предоставил авансовый отчет, согласно которому документально подтвержденные расходы на проезд составили 250 €, расходы на проживание — 150 €. Курс НБУ на дату утверждения авансового отчета — 30 грн./€.
Таблица 1. Аванс наличной гривней и загранкомандировка
№ п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | Сумма, €/грн. | |
Дт | Кт | |||
1 | Выдан аванс на загранкомандировку | 372 | 301 | 15000 |
2 | На основании утвержденного авансового отчета включены в состав расходов: | |||
— суточные (1500 грн. х 4 дня) | 92 | 372 | 6000 | |
— расходы на проезд (250 € х 30 грн./€) | 92 | 372 | 7500 | |
— расходы на проживание (150 € х 30 грн./€) | 92 | 372 | 4500 | |
3 | Погашена задолженность перед работником | 372 | 301 | 3000* |
* Задолженность перед работником погашена на дату утверждения авансового отчета. |
Точно так же, как и при выдаче аванса наличными, средства считаются выданными под отчет с момента их перечисления на карту работника: Дт 372 — Кт 311. Да и вообще порядок отражения загранкомандировочных расходов при перечислении гривневого аванса на личную карту работника будет полностью идентичен изложенному в примере 1.
Ни зачисление средств на КПК, ни выдача КПК работнику еще не означают выдачу ему денег (аванса) под отчет. Выданными под отчет средства становятся, только когда начнут осуществляться операции с использованием КПК, т. е. при снятии работником наличных в банкомате или при проведении безналичных расчетов с применением КПК.
Именно на эту дату (дату использования КПК с возможностью конвертации) фактически произойдёт приобретение валюты для предприятия уполномоченным банком по коммерческому курсу. Поэтому в случае перечисления аванса на гривневую КПК командировочные расходы признают на дату утверждения авансового отчета, однако по курсам НБУ, действовавшим на даты авансирования работника — дни снятия наличных в банкомате или проведения работником расчетов с использованием КПК. Причем даже в тех случаях, когда снятие наличных/осуществление расчетов с использованием КПК осуществляется в один день, а покупка валюты банком и списание средств с карточного счета — в другой.
Заметьте: по «валютным» правилам такие суммы в дальнейшем не пересчитывают (курсовые разницы по ним не возникают, так как задолженность работника — немонетарная статья).
Пример 2. Директор предприятия находился в загранкомандировке с 20.05.2019 г. по 23.05.2019 г. На гривневую КПК 16.05.2019 г. перечислены денежные средства в сумме 20000 грн.
20.05.2019 г. директор оплатил с КПК 5000 грн. за билеты на проезд. А 21.05.2019 г. — $200 за проживание. Для оплаты счета банком 22.05.2019 г. были приобретены доллары США по коммерческому курсу 27,2 грн./$.
По возвращении из командировки директор составил авансовый отчет, который был утвержден 24.05.2019 г. в сумме 5000 грн. (расходы на проезд) + $200 (оплата за проживание) + 8000 грн. (суточные 2000 грн. х 4 дня).
Таблица 2. Использование гривневой КПК в загранкомандировке
№ п/п | Содержание хозяйственной операции | Бухгалтерский учет | Сумма, $/грн., грн. | |
Дт | Кт | |||
1 | Перечислены средства на картсчет | 313/1 | 311 | 20000 |
2 | Приобретены работником билеты на проезд | 372 | 313/1 | 5000 |
Использование работником КПК в командировке за границей (курс НБУ на 21.05.2019 г. — 27,0 грн./$) | ||||
3 | Потрачены средства на оплату за проживание | 372 | 333 | $200 5400 |
4 | Заблокированы средства банком для покупки валюты | 313/2 | 313/1 | 5600 |
Покупка валюты банком (курс НБУ на 22.05.2019 г. — 27,1 грн./$; коммерческий курс — 27,2 грн./$) | ||||
5 | Списаны средства для покупки валюты ($200 х 27,2 грн./$) | 333 | 313/2 | $200 5440 |
6 | Отражена разница между коммерческим курсом и курсом НБУ на дату покупки валюты ($200 х (27,2 грн./$ - 27,1 грн./$) | 942 | 333 | 20 |
7 | Отражена разница между курсами НБУ на дату приобретения валюты и на дату использования КПК ($200 х (27,1 грн./$ - 27,0 грн./$) | 949 | 333 | 20 |
8 | Отражена комиссия банка за покупку валюты | 92 | 313/2 | 100 |
9 | Разблокирован остаток гривень на счете | 313/1 | 313/2 | 60 |
Утверждение отчета (курс НБУ на 24.05.2019 г. — 27,2 грн./$) | ||||
10 | Отражены расходы на основании утвержденного отчета: | |||
— на проживание | 92 | 372 | $200 5400 | |
— на проезд | 92 | 372 | 5000 | |
— суточные | 92 | 372 | 8000 | |
11 | Выданы суточные из кассы предприятия | 372 | 301 | 8000 |
Может случиться так, что работник за границей снял с гривневой КПК валюту, но потратил ее не полностью. Как быть с таким непотраченным валютным остатком?
Поскольку предприятие валютного счета не имеет, то можно принять от работника валюту и оставить ее в кассе (кстати, в таком случае немонетарная задолженость работника трансформируется в монетарную, то есть на дату погашения её нужно будет пересчитать). Например, до следующей командировки. Или до момента, когда предприятие надумает открыть валютный счет. Если же вы не хотите возиться с валютой, то остаток неиспользованной суммы работник может вернуть в гривнях до или вместе с авансовым отчетом (п.п. 170.9.2 НКУ).
А чтобы такой ситуации не возникло, еще до командировки лучше попросите работника снимать инвалютную наличность (сверх размера суточных) с осторожностью — под конкретные расходы. Или оплачивать их в командировке посредством КПК.