Осуществлять пересчет вам нужно по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета. Если иное прямо не предусмотрено в Положении о командировках. Поясним подробнее.
Операции в иностранной валюте при первоначальном признании отражают в валюте отчетности путем пересчета суммы в иностранной валюте по курсу НБУ на дату осуществления операции (даты признания активов, обязательств, собственного капитала, доходов и расходов) (п. 5 П(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов»). То есть тут работает своего рода правило «первого события». В классическом варианте (если аванс на загранкомандировку выдан в иностранной валюте):
— проавансированные инвалютные расходы (в том числе суточные, если они установлены в иностранной валюте) пересчитываем по курсу НБУ на дату выдачи аванса (поскольку именно на дату выдачи аванса происходит первоначальное признание валютной операции — возникает валютная задолженность работника перед предприятием);
— инвалютные расходы сверх суммы аванса отражаем по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета (ведь такая валютная сумма впервые засвечивается в учете только на эту дату).
Но в вашем случае аванс перечисляется в гривне. Поэтому
на дату перечисления аванса пересчитывать просто нечего (нет валютной операции)
Только на дату утверждения авансового отчета появятся основания отразить в учете валютные расходы в размере установленных на предприятии загрансуточных. Значит, и пересчитать их нужно по курсу НБУ на эту дату.
Как быть, если ранее суточные пересчитывались по курсу НБУ на дату выдачи аванса (перечисления гривень на личную карту работника)?
Конечно, можно исправить допущенную оплошность — пересчитать все неверно рассчитанные суточные по правильному курсу и вернуть работнику/получить от работника возникшую курсовую разницу. Правда, в таком случае у работника может возникнуть налогооблагаемый доход (по излишне потраченным средствам, не возвращенным в установленный п.п. 170.9.2 НКУ срок). Причем, если предельные «безналоговые» сроки возврата прошли, а НДФЛ и ВС с такой суммы не были удержаны, то уплатить их придется из кармана предприятия (см. п. 127.1 НКУ).
Возможно, в вашем случае будет проще уточнить в Положении о командировках, что размер суточных составляет 75 евро по курсу НБУ на дату выдачи аванса. Тогда у вас все будет посчитано верно. А валютная операция при таких условиях вообще не возникнет (суточные расходы будут отражены на дату утверждения авансового отчета в соответствующей сумме гривень). Конечно, только в том случае, если аванс на командировку перечисляется в гривне.
Помните: предельный размер необлагаемых суточных — 80 евро за каждый день командировки по обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ в расчете на каждый такой день командировки (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ). То есть независимо от того, что прописано в Положении о командировках, предельную сумму необлагаемых суточных определяют путем пересчета по курсу НБУ, установленному на каждый день командировки.
Хотя у вас (благодаря запасу в 5 евро) превышений быть не должно. В вашем случае необходимость налогообложения загрансуточных может возникнуть только при существенных колебаниях курса.
