15.07.2019
Операції з виплати/повернення коштів на закордонвідрядження відносять до операцій, здійснюваних за поточним рахунком суб’єкта господарювання1 (СГ) (п.п. 16 п. 109 Положення № 52). Проводити розрахунки із забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон СГ можуть і з використанням готівкової іноземної валюти, знятої для цих цілей з власних поточних рахунків (п. 42 Положення № 23). А ось торгівля іноземною валютою в готівковій формі (валютно-обмінні операції) здійснюється тільки між уповноваженими установами (у тому числі банками) і фізичними особами (п. 13 Положення № 14).
1 До них відносять резидентів-юросіб, фізосіб-підприємців, представництва юросіб-нерезидентів.
2 Затверджено постановою Правління НБУ від 02.01.2019 р. № 5.
3 Затверджено постановою Правління НБУ від 02.01.2019 р. № 2.
4 Затверджено постановою Правління НБУ від 02.01.2019 р. № 1.
Тобто, як і раніше,
купити готівкову валюту (наприклад, в обміннику), тим самим забезпечивши працівника інвалютним авансом, підприємство не має права
Придбати валюту можна тільки через банк і тільки за наявності валютного рахунку, документально підтвердивши плановані витрати (п.п. 1 п. 56 Положення № 5).
За порушення валютних правил загрожує штраф у розмірі до 100 % суми операції, проведеної з порушенням валютного законодавства (ч. 4 ст. 14 Закону № 24735). Він може бути застосований фіскалами протягом 6 місяців з дня виявлення порушення, але не пізніше ніж через 3 роки з дня його вчинення (ч. 2 ст. 15 Закону № 2473).
5 Закон України «Про валюту і валютні операції» від 21.06.2018 р. № 2473-VIII.
Передбачена й адмінвідповідальність:
— за порушення порядку здійснення валютних операцій — у розмірі від 17000 до 51000 грн. (ст. 1621 КпАП);
— за порушення порядку розрахунків при здійсненні операцій купівлі-продажу валюти — у розмірі від 51 до 102 грн. За повторне аналогічне порушення протягом року — від 102 до 255 грн. (ст. 1551 КпАП).
Протокол про таке адмінпорушення складають податківці (п. 1 ст. 255 КпАП), а розглядає справу і накладає штраф суд (ст. 221 КпАП).
Роботодавець зобов’язаний виплатити працівникові, що відряджається, грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найму житла і добові витрати. Про це сказано в ст. 121 КЗпП. Тому направляти працівника у відрядження без видачі авансу — означає порушувати трудове законодавство. Підтвердження цьому знаходимо в листах Мінфіну від 23.07.2009 р. № 31-26030-13-25/20122 і Мінсоцполітики від 07.11.2013 р. № 998/13/155-13.
Виявити таке порушення можуть інспектори праці в ході перевірки. За невидачу авансу:
— роботодавцеві загрожує трудовий штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати (на сьогодні — 4173 грн.) відповідно до абзацу восьмого ч. 2 ст. 265 КЗпП;
— посадовим особам підприємства (ФОП) — у загальному випадку адмінштраф від 510 до 1700 грн. (див. ч. 1 і 2 ст. 41 КпАП).
Що ж робити підприємству, якщо придбавати валюту без валютного рахунку йому не можна, а видати аванс необхідно?
Оскільки придбавати валюту без валютного рахунку підприємству не можна, а видати працівнику аванс необхідно, можна видати його в гривні.
Адже КЗпП не містить норм, які б зобов’язували видавати працівникові аванс саме в іноземній валюті. Немає жодних обмежень із цього приводу і в ПКУ (витрати на закордонвідрядження, проавансовані гривнею, відображають у податковому обліку в загальному порядку). Необхідність забезпечення працівників, що відряджаються за кордон, саме валютою (країни, в яку направлений працівник, або вільно конвертованою) на нормативному рівні закріплена тільки для бюджетників (див. п. 5 розд. III Інструкції № 596, п. 5 постанови № 987). Тож госпрозрахунківці вирішують це питання самостійно і прописують своє рішення в Положенні про відрядження.
7 Постанова КМУ від 02.02.2011 р. № 98.
Аванс на закордонвідрядження можна видати:
— готівковими грошовими коштами або
— у безготівковій формі — шляхом перерахування на корпоративну платіжну картку (КПК) або на особисту картку працівника.
Отримавши аванс готівкою у гривні, працівник має право конвертувати її у валюту будь-яким способом: в обміннику, покласти на свою особисту картку. У цьому випадку він діє не від імені підприємства, а від свого імені.
У класичному варіанті (якщо аванс на закордонвідрядження виданий в іноземній валюті):
— проавансовані інвалютні витрати на закордонвідрядження перераховують за курсом на дату видачі авансу (оскільки саме на дату видачі авансу відбувається первісне визнання валютної операції — виникає валютна заборгованість працівника перед підприємством);
— інвалютні витрати понад суму авансу відображаємо за курсом на дату затвердження авансового звіту (адже така валютна сума уперше засвічується в обліку тільки на цю дату).
Але у вашому випадку аванс видається в гривні. Тому на дату перерахування авансу перераховувати просто нічого (немає валютної операції). Тільки на дату затвердження авансового звіту з’являться підстави відобразити в обліку понесені працівником валютні витрати. Отже, і перерахувати їх треба за курсом НБУ на цю дату (детальніше про це див. «Податки та бухгалтерський облік», 2019, № 52, с. 26).
В іншому відображення і оформлення валютних витрат на відрядження, проавансованих гривнею, нічим не відрізняється від аналогічних витрат, проавансованих іноземною валютою.
Приклад 1. Працівникові, направленому в закордонвідрядження (тривалість — 4 дні), виданий аванс в сумі 15000 грн. Закордондобові на підприємстві встановлені у розмірі 1500 грн./доба. Після повернення працівник надав авансовий звіт, згідно з яким документально підтверджені витрати на проїзд склали 250 €, витрати на проживання — 150 €. Курс НБУ на дату затвердження авансового звіту 30 грн./€.
Таблиця 1. Аванс готівковою гривнею і закордонвідрядження
№ з/п | Зміст господарської операції | Кореспонденція рахунків | Сума, €/грн. | |
Дт | Кт | |||
1 | Видано аванс на закордонвідрядження | 372 | 301 | 15000 |
2 | На підставі затвердженого авансового звіту включено до складу витрат: | |||
— добові (1500 грн. х 4 дні) | 92 | 372 | 6000 | |
— витрати на проїзд (250 € х 30 грн./€) | 92 | 372 | 7500 | |
— витрати на проживання (150 € х 30 грн./€) | 92 | 372 | 4500 | |
3 | Погашено заборгованість перед працівником | 372 | 301 | 30008 |
8 Заборгованість перед працівником погашено на дату затвердження авансового звіту. |
Точно так, як і при видачі авансу готівкою, кошти вважаються виданими під звіт з моменту їх перерахування на картку працівника: Дт 372 — Кт 311. Та й взагалі порядок відображення витрат на закордонвідрядження при перерахуванні гривневого авансу на особисту картку працівника буде повністю ідентичний викладеному в прикладі 1.
Ні зарахування коштів на КПК, ні видача КПК працівникові ще не означають видачу йому грошей (авансу) під звіт. Виданими під звіт кошти стають, тільки коли почнуть здійснюватися операції з використанням КПК, тобто при знятті працівником готівки у банкоматі або при проведенні безготівкових розрахунків із застосуванням КПК.
Саме на цю дату (дату використання КПК з можливістю конвертації) фактично відбудеться придбання валюти для підприємства уповноваженим банком за комерційним курсом. Тому в разі перерахування авансу на гривневу КПК витрати на відрядження визнають на дату затвердження авансового звіту, проте за курсами НБУ, що діяли на дати авансування працівника — дні зняття готівки у банкоматі або проведення працівником розрахунків із використанням КПК. Причому навіть у тих випадках, коли зняття готівки/здійснення розрахунків з використанням КПК здійснюється в один день, а придбання валюти банком і списання коштів з карткового рахунку — в інший.
Зауважте: за «валютними» правилами такі суми більше не перераховують (курсові різниці тут не виникають, оскільки заборгованість працівника — немонетарна стаття).
Приклад 2. Директор підприємства перебував у закордонвідрядженні з 20.05.2019 р. по 23.05.2019 р. На гривневу КПК 16.05.2019 р. перераховані грошові кошти в сумі 20000 грн.
21.05.2019 р. директор сплатив з КПК 5000 грн. за квитки на проїзд, а 22.05.2019 р. — $200 за проживання. Для оплати рахунку банком 22.05.2019 р. були придбані долари США за комерційним курсом 27,2 грн./$.
Після повернення з відрядження директор склав авансовий звіт, який був затверджений 24.05.2019 р. у сумі 5000 грн. (витрати на проїзд) + $200 (плата за проживання) + 8000 грн. (добові 2000 грн. х 4 дні).
Таблиця 2. Використання гривневої КПК у закордонвідрядженні
№ з/п | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, $/грн., грн. | |
Дт | Кт | |||
1 | Перераховано кошти на картрахунок | 313/1 | 311 | 20000 |
2 | Придбано працівником квитки на проїзд | 372 | 313/1 | 5000 |
Використання працівником КПК у відрядженні за кордоном (курс НБУ на 21.05.2019 р. — 27,0 грн./$) | ||||
3 | Витрачено кошти на оплату за проживання | 372 | 333 | $200 5400 |
4 | Заблоковано кошти банком для придбання валюти | 313/2 | 313/1 | 5600 |
Придбання валюти банком (курс НБУ на 22.05.2019 р. — 27,1 грн./$; комерційний курс — 27,2 грн./$) | ||||
5 | Списано кошти для придбання валюти ($200 х 27,2 грн./$) | 333 | 313/2 | $200 5440 |
6 | Відображено різницю між комерційним курсом і курсом НБУ на дату придбання валюти ($200 х (27,2 грн./$ - 27,1 грн./$)) | 942 | 333 | 20 |
7 | Відображено різницю між курсами НБУ на дату придбання валюти і на дату використання КПК ($200 х (27,1 грн./$ - 27,0 грн./$)) | 949 | 333 | 20 |
8 | Відображено комісію банку за придбання валюти | 92 | 313/2 | 100 |
9 | Розблоковано залишок гривень на рахунку | 313/1 | 313/2 | 60 |
Затвердження звіту (курс НБУ на 24.05.2019 р. — 27,2 грн./$) | ||||
10 | Відображено витрати на підставі затвердженого звіту: | |||
— на проживання | 92 | 372 | $200 5400 | |
— на проїзд | 92 | 372 | 5000 | |
— добові | 92 | 372 | 8000 | |
11 | Видано добові з каси підприємства | 372 | 301 | 8000 |
Може статися так, що працівник за кордоном зняв із гривневої КПК валюту, але витратив її не повністю. Як бути з таким невитраченим валютним залишком?
Оскільки підприємство валютного рахунку не має, то можна прийняти від працівника валюту і залишити її в касі (до речі, в такому разі немонетарна заборгованість працівника трансформується в монетарну, тобто на дату погашення її треба буде перерахувати). Наприклад, до наступного відрядження чи до моменту, коли підприємство надумає відкрити валютний рахунок.
Якщо ж ви не хочете возитися з валютою, то залишок невикористаної суми працівник може повернути в гривнях до або разом із авансовим звітом (п.п. 170.9.2 ПКУ).
А щоб такої ситуації не виникло, ще до відрядження краще попросити працівника знімати інвалютну готівку (понад розмір добових) з обережністю — під конкретні витрати чи оплачувати їх у відрядженні за допомогою КПК.