В чем основная проблема? Отсутствие больничного листа = невозможность получить выплаты в связи с временной нетрудоспособностью. Ведь основанием для назначения больничных является должным образом оформленный листок нетрудоспособности.
А вот выдаваемые учреждениями здравоохранения справки всего лишь подтверждают факт отсутствия на работе по уважительной причине.
На основании справки назначать больничные (оплату первых пяти дней за счет предприятия и пособие по временной нетрудоспособности, финансируемое ФСС) нельзя
Вместе с тем считаем, что факт отказа в назначении больничных должен быть зафиксирован комиссией (уполномоченным) по соцстрахованию в протоколе. Зачем? Чтобы зафиксировать срок обращения застрахованного лица за материальным обеспечением.
Ведь работодатель вправе выплатить больничные застрахованному лицу только в том случае, если обращение за их назначением поступило не позднее 12 календарных месяцев со дня восстановления трудоспособности. Однако надеемся, что так долго ждать работникам, когда появятся бланки больничных листов, не придется.
Заметим: обмен справки на больничный лист происходит по месту ее выдачи. Работнику при себе нужно иметь паспорт и оригинал справки. Соответственно, предприятию не лишним будет оставить у себя копию справки, заверив ее должным образом.
Учетно-отчетное
Табель учета использования рабочего времени. В нем дни болезни «по справке» табелируем кодом «НН» — неоплачиваемая временная нетрудоспособность.
Работник заменил справку на больничный лист, а комиссия по соцстрахованию дала согласие на его оплату? Тогда на основании соответствующего приказа вносите изменения в табель, заменяя код «НН» на код «ТН» — оплачиваемая временная нетрудоспособность.
ЕСВ с «минималки». Вопрос с уплатой ЕСВ с минзарплаты (МЗП) возникает по тем работникам, у которых из-за неоплачиваемой справки база начисления ЕСВ оказалась ниже МЗП. Как быть в такой ситуации: определять ЕСВ-разницу и доначислять на нее ЕСВ или платить ЕСВ с факта и ждать больничный лист?
На наш взгляд, в этом случае безопаснее выполнить требование об уплате ЕСВ с МЗП. Ведь по всем документам у работника нетрудоспособность неоплачиваемая (справка + протокол комиссии по соцстрахованию с отказом + табель учета рабочего времени с кодом «НН»).
Работник предоставил больничный лист? Тогда начисляем больничные, относим их к месяцам, за которые они начислены, и проводим сравнительные расчеты с МЗП для целей уплаты ЕСВ с МЗП.
Суммы больничных отражаем в Отчете по форме № Д4 за тот отчетный период, в котором они были фактически начислены. При необходимости (если ранее определяли ЕСВ-разницу и доначисляли на нее ЕСВ) с помощью кода типа начислений «3» в графе 10 таблицы 6 убираем всю сумму доплаты до МЗП или ее часть, за тот месяц, на который пришлась болезнь.
