Электронная трудовая книжка и пенсия

Во исполнение Указа Президента Украины от 08.11.2019 г. № 837 Пенсионным фондом в июне 2020 года начато внедрение новой системы «Автоматическое назначение пенсий», т. е. подать документы для назначения пенсии можно через личный кабинет на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда (далее — веб-портал ПФУ, portal.pfu.gov.ua) с помощью квалифицированной электронной подписи.

Особенностью новации является то, что пенсия будет назначена без личного обращения в территориальный орган Пенсионного фонда на основании поданных в обращении документов.

В личном кабинете, который работает в тестовом режиме, застрахованное лицо заполняет и подает «Анкету-заявление на автоматическое назначение пенсии». Некоторые поля заполняются автоматически по данным лица, имеющимся на портале, кое-какую информацию необходимо добавить в ручном режиме.

Вместе с Анкетой прилагаются файлы сканируемых документов, которые подтверждают приобретенный трудовой стаж и идентифицируют лицо. Файлы документов необходимо прикрепить в соответствующем разделе, каждый раздел содержит перечень необходимых документов.

Заметим, что обязательным условием такого автоматического назначения пенсии является наличие на дату приобретения права на нее электронных сведений о трудовой деятельности лица в реестре застрахованных лиц.

Нет, сейчас такой обязанности для работодателей не установлено. Сведения о трудовой деятельности работников могут подаваться через веб-портал ПФУ страхователем-работодателем или же лично работником. Это прямо указано в п. 6 Порядка № 1084*.

* Порядок учета трудовой деятельности работника, физического лица — предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме, утвержденный постановлением КМУ от 27.11.2019 г. № 1084.

Однако, учитывая то, что в общем случае трудовые книжки работников находятся у их работодателей, Пенсионный фонд обращается к предприятиям с просьбой организовать через вебпортал ПФУ предоставление сканируемых копий документов, которые подтверждают трудовой стаж работников, приобретающих право на назначение пенсии по возрасту.

Сведения о трудовой деятельности работника подаются через веб-портал ПФУ в виде скан-копий предусмотренных законодательством документов с обязательным наложением страхователем или работником квалифицированной электронной подписи.

Для того, чтобы запустить учет трудовой деятельности работника, такой работник должен дать согласие на обработку данных, предусмотренных Порядком № 1084, в электронной форме.

Если такие полномочия он делегирует работодателю (страхователю), то согласие должно быть оформлено в виде отдельного документа. До утверждения формы такого согласия Пенсионным фондом его составляют в произвольной форме. Сканируемая копия согласия является неотъемлемой составляющей сведений, поданных страхователем. Если сведения о трудовой деятельности работник предоставляет лично, то скан-копия согласия не нужна.

Да, есть. Электронные копии страниц трудовой книжки и документов о стаже, определенных Порядком подтверждения имеющегося трудового стажа.., утвержденным постановлением КМУ от 12.08.93 г. № 637, а также согласие работника на предоставление разрешения на обработку его персональных данных создаются путем их сканирования в цветном формате.

Сканируемые копии, которые изготовляются на основании оригиналов трудовой книжки и документов о стаже, должны содержать все страницы в хронологическом порядке и поля соответствующих документов, быть пригодными для восприятия их содержания.

Рекомендованная разрешающая способность при сканировании — 300 dpi. Формат изображения должен быть jpg или pdf. Размер каждого файла не должен превышать 1 Мб. Скан-копии должны быть четкими. То есть должно хорошо читаться название документа, его серийный номер (при наличии), дата выдачи, фамилия, имя и отчество владельца, печати, подписи и т. п.

Незаполненные страницы трудовой книжки (вкладыша) сканировать не нужно.

Можно сканировать:

— или отдельно каждую страницу трудовой книжки и сохранить их в формате jpg;

— или сразу все страницы трудовой книжки и сформировать один (общий) файл в формате pdf.

Внимание! Сканирование осуществляется в цветном формате. Сканированию подлежат все заполненные страницы разделов «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» и вкладыши оригинала трудовой книжки.

Шаг 1. Войдите на веб-портал ПФУ (portal.pfu.gov.ua) и в правом верхнем углу нажмите поле «Вхід».

Шаг 2. Выберите способ входа. Работодатели (как юридические лица, так и ФЛП) должны выбрать «Юридична особа».

Из списка АЦСК выберите своего предоставителя услуг ЭЦП (в котором вы получили электронную подпись). Укажите путь к вашему ключу ЭЦП и введите свой пароль к нему. Для входа в свой личный кабинет останется нажать зеленую кнопку «Увійти з ЕЦП».

Шаг 3. В разделе «Комунікації з ПФУ» найдите сервис «Надання скан-копій трудової книжки». Перед внесением скан-копий система выдает короткую инструкцию. Нажав на кнопку «Продовжити», вы перейдете непосредственно к разделу загрузки. Здесь работодатель может заполнить форму на своего работника.

Шаг 4. Добавьте:

1) скан-копии трудовой книжки (требования см. выше). Нажмите кнопку «Додати файл» и выберите заранее подготовленные скан-копии трудовой книжки;

2) сканируемую копию согласия на обработку персональных данных работника.

Готовы? Нажимайте «Відправити до ПФУ» и копия трудовой книжки будет передана Пенсионному фонду.

Обращаем ваше внимание, что в настоящее время в Верховную Раду подан законопроект № 3623 о введении учета трудовой деятельности работника в электронной форме.

В случае его принятия ст. 48 КЗоТ будет изложена в новой редакции. В данной статье будет установлено, что учет трудовой деятельности работника будет осуществляться в электронной форме в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

При этом работодатель по требованию работника обязан будет вносить в трудовую книжку, которая хранится у работника, записи о приеме на работу, переводе и увольнении.