Отмена командировки из-за карантина: снимаем бронирование, сдаем билеты

В избранном В избранное
Печать
Адамович Наталия, налоговый эксперт
Налоги и бухгалтерский учет Март, 2020/№ 24
Злободневная ситуация: казалось бы, все уже готово для того, чтобы отправить работника в командировку, — издан приказ, работник получил аванс, купил билеты, забронировал гостиницу. Но из-за всеобщего карантина командировку пришлось отменить. Давайте разберемся, как правильно закрыть отмененную командировку.

Отменяем командировку

Если командировка отменяется, то в день ее отмены так и не командированный работник может вернуть только суточные. Все остальное, уже потраченное на транспортные билеты, бронирование гостиницы, работник сможет вернуть только спустя какое-то время и не в полной сумме (после возврата билетов/аннулирования бронирования, дождавшись их компенсации).

При возврате билетов компании-перевозчики обычно удерживают штрафы/часть стоимости билета, а тем, кто проплатил бронирование гостиницы, могут не вернуть деньги за бронь. Возмещать ли работнику в таком случае удержанные суммы при возвратах билетов, отмене бронирования?

Не волнуйтесь, работодатель может безналогово компенсировать расходы, понесенные работником в связи с отменой командировки, в том числе в связи с возвратом билетов на поезд, самолет и т. д. Ориентироваться можно на п. 12 разд. II и п. 11 разд. III Инструкции № 591. В соответствии с этими нормами расходы, понесенные в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия:

1 Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.

1) если на то были уважительные причины (в частности, решение об отмене командировки) и

2) при наличии документов, подтверждающих стоимость таких расходов.

Решение об отмене командировки оформляют приказом

В приказе об отмене командировки следует указать причину такого решения (это может быть не только карантин, но и перенос переговорного процесса, отмена конференции, болезнь работника и т. п.), сославшись на ранее изданный приказ о командировке. Кроме того, в приказе следует прописать, что работнику возмещаются понесенные им расходы.

И несмотря на то, что командировка отменена, работник должен вернуть неизрасходованную сумму и отчитаться о расходах.

Так что, ознакомившись с приказом об отмене командировки, работник в первую очередь должен утрясти вопросы с возвратами: отменить бронь гостиницы, сдать приобретенные им билеты, обязательно получить документы на возврат, подтверждающие понесенные в связи с этим расходы.

Справившись с возвратом и получив все нужные подтверждающие документы, работник должен вернуть неизрасходованную сумму аванса и предоставить в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет2.

2 Форма которого утверждена приказом Минфина от 05.12.2012 г. № 1276.

Отмена брони гостиницы

За бронирование номера взимается оплата (предоплата), которая, как правило, учитывается в оплату услуг проживания, если иное не предусмотрено договором (п. 3.2 Правил, утвержденных приказом Гостурадминистрации от 16.03.2004 г. № 19).

Если работник забронировал номер и сделал гарантийную предоплату за проживание (например, расплатившись картой), то при отмене бронирования ему вернут не всю уплаченную сумму. С него может быть удержана компенсация за бронирование. Как правило, ее устанавливают в зависимости от стоимости оплаты услуги проживания за сутки.

Так что, подав заявку на отмену бронирования, работник должен для подтверждения таких расходов получить не только акт (счет или справку) о сумме, удержанной за бронирование, но и расчетный документ (чек РРО, расчетная квитанция, выписка с карточного счета).

При наличии таких подтверждающих документов расходы на бронирование гостиничного номера можно компенсировать в полной стоимости. Это не дополнительное благо работника.

Возврат билетов

Ж/д билеты. Сумма возврата/удержания из стоимости билета зависит, как правило, от времени обращения: до или после отправления поезда. Учтите! Если поезд, на который работник возвращает билет, отменен, то работнику должны возвратить деньги в полном объеме. Комиссионный сбор за возврат билета не взимается (пп. 19.4, 19.6 Правил, утвержденных приказом Минтранса от 27.12.2006 г. № 1196).

Согласно п. 21.2 Порядка № 331/1373 при возврате проездных/перевозочных документов, оформленных при наличном способе расчетов, на каждый экземпляр такого документа оформляют вспомогательный документ с указанием возвращаемой суммы. По требованию пассажира кассир должен предоставить ему один экземпляр вспомогательного документа.

3 Порядок оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденный приказом Мининфраструктуры и Миндоходов от 30.05.2013 г. № 331/137.

Если был приобретен электронный проездной/перевозочный документ, тогда при возврате такого документа формируется электронный документ на возврат (п. 21.4 Порядка № 331/137, см. приложения 16 — 19 к этому Порядку). Но учтите: его необходимо распечатать на бумажном носителе. При этом документа на возврат, распечатанного на бумажном носителе, достаточно, ведь он считается расчетным документом (п. 5.6 Порядка № 331/137).

Авиабилет. Как правило, возврат средств авиаперевозчик осуществляет в день получения информации от пассажира о желании вернуть деньги за авиабилет, но не позднее чем в течение 7 дней. Деньги возвращают лицу, указанному в билете, — в случае уплаты за перевозку наличными или банковским переводом или на счет владельца кредитной карты, которой оплачена перевозка (пп. 1, 4 разд. XVIII Правил № 12394).

4 Правила воздушных перевозок и обслуживания пассажиров и багажа, утвержденные приказом Госавиаслужбы от 26.11.2018 г. № 1239.

Размер суммы средств, возвращаемых за неиспользованный билет (его часть), зависит от использованного тарифа и тарифных нормативов авиаперевозчика. Учтите! Если рейс, на который работник возвращает билет, отменен, то работник должен получить полную стоимость билета по цене, по которой он был приобретен. При этом плата за операцию возврата средств не взимается (п.п. 4 п. 2 разд. XVIII Правил № 1239).

И в первом, и во втором случае к Отчету прилагают письмо (акт, справку) о возврате авиабилета, составленное компанией-продавцом. В нем должны быть указаны: фамилия и инициалы работника, стоимость перелета, сумма возвращенных средств, комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвратом частично использованного билета (п. 12 разд. II и п. 11 разд. III Инструкции № 59).

Кроме того, к такому документу желательно приложить сам расчетный документ, подтверждающий возврат денег (чек РРО, расчетную квитанцию, выписку с карточного счета).

Автобус. Порядок возврата неиспользованных билетов на проезд автомобильным транспортом регулируют Правила, утвержденные постановлением КМУ от 18.02.97 г. № 176. При возврате в кассу автостанции билета на автобус междугородного или международного сообщения сумма возврата/удержания из стоимости билета зависит, как правило, от времени обращения: до или после отправления.

Учтите! Если рейс, на который работник возвращает билет, отменен, то работник должен получить полную стоимость билета по цене, по которой он был приобретен.

В случае возврата проездного документа (в том числе электронного) на автобус работник должен вместе с Отчетом предоставить распечатанные на бумажном носителе документы на возврат либо письмо (акт, справку) о возврате проездного документа, составленные компанией-продавцом. В таком документе указываются сумма возвращенных средств, а также комиссионные и/или прочие сборы, связанные с возвратом билета.

Кроме того, к такому документу желательно приложить сам расчетный документ, подтверждающий возврат денег (чек РРО, расчетную квитанцию, выписку с карточного счета).

Сроки для Отчета

Теперь о сроке подачи работником Отчета и возврата аванса по несостоявшейся командировке.

Обратите внимание: Инструкция № 59 дает на все про все 3 банковских дня со дня принятия решения об отмене командировки (п. 11 разд. II и п. 18 разд. III Инструкции № 59). Однако требования этого документа для хозрасчетных предприятий носят исключительно рекомендательный характер. В то же время

другие нормативные акты, в том числе НКУ, сроков возврата наличности/подачи Отчета в случае отмены командировки не устанавливают

Поэтому, пользуясь этим, налоговики настаивают на соблюдении срока, установленного в Инструкции № 59 (см. БЗ 103.17). То есть требуют, чтобы Отчет по отмененной командировке был подан работником не позднее 3 банковских дней со дня составления приказа.

Если работник приобретал билеты за наличные средства, то при возврате деньги ему выплачиваются сразу в пункте продажи билетов. Соответственно, он сразу может погасить задолженность перед работодателем по подотчетным суммам и вовремя подать Отчет со всеми подтверждающими возврат документами.

Если приобретался электронный проездной билет (через Интернет с оплатой банковской карточкой), то возврат остатка (или даже полной суммы билета) может затянуться во времени.

И для того чтобы работник мог рассчитаться с предприятием (отчитаться) о полном или частичном возврате билетов, он сперва должен получить и сам подтверждающий документ, и деньги на карту.

В идеале работник их может получить уже на третий день после подачи/рассмотрения заявки перевозчиком (согласно правилам проведения платежей деньги будут зачислены в течение 3 банковских дней). Однако не исключаем, что это может затянуться и на больший срок, например при возврате авиабилета — до 7 (10) дней. Так что не факт, что работник может получить все нужные документы и деньги до истечения 3 банковских дней с даты приказа..

Да это особо и не нужно. Считаем, что подать Отчет работник может и позже — как только получит за отмену брони/возврат билетов деньги и все необходимые подтверждающие документы. Правда, такой подход в определении сроков отчетности работника в части отмененной командировки должен быть закреплен во внутреннем Положении о командировке5 или на крайний случай указан в приказе, отменяющем командировку.

5 Напомним: внутреннее Положение о командировках должно полностью соответствовать требованиям КЗоТ и НКУ и в то же время регламентировать те вопросы, которым не уделено достаточно внимания в этих кодексах.

Ответственности за несвоевременную подачу Отчета нет.

Главное, чтобы работник подал Отчет и вернул неиспользованные денежные средства по отмененной командировке до окончания месяца, на который приходится предельный срок его подачи. Иначе предприятие будет вынуждено обложить всю сумму полученных работником средств НДФЛ и военным сбором как излишне израсходованные средства предприятия (п.п. 170.9.1 НКУ).

Учет расходов по отмененной командировке

Расходы связанные с отменой командировки, считаем, логично включать в состав командировочных расходов по направлениям (Дт 23, 91, 92, 93)6. Хотя Минфин в письме от 05.12.2005 г. № 31-34000-20-10/26183 рекомендовал отражать их в составе прочих расходов операционной деятельности (Дт 94).

6 Расходы, связанные с отменой командировки, в составе прочих расходов операционной деятельности рекомендует отражать Минфин в письме от 05.12.2005 г. № 31-34000-20-10/26183.

По налогу на прибыль объект обложения определяем от суммы финансового результата до налогообложения, рассчитанного по правилам бухучета (нормы НКУ никаких командировочных разниц не предусматривают). Так что абсолютно все расходы по отмененной командировке, подтвержденные документально, сформируют у предприятия базу обложения налогом на прибыль.

Пример. Аванс на командировку был перечислен на личную платежную карту (ЛПК) работника отдела сбыта. С применением ЛПК через платежный терминал работник оплатил: бронь в гостинице в размере 800 грн; билет на поезд в сумме 374,88 грн (НДС — 62,42 грн).

Из-за отмены командировки работнику пришлось возвратить билет (получен документ на возврат, согласно которому удержано 50 грн (НДС — 8,34 грн).

Кроме того, был удержан штраф за отмену брони в сумме 800 грн.

Учет выдачи и возврата аванса по отмененной командировке

№ п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Сумма, грн

Дт

Кт

1

Перечислен аванс на ЛПК командированного работника

372

311

3000

2

На основании утвержденного Отчета по отмененной командировке включены в состав прочих расходов:

— компенсация за отмену бронирования гостиницы

949 (93)

372

800

— компенсация за возврат билета

949 (93)

372

41,66

— на основании документа на возврат билета сумма НДС отражена в составе НК

641/ НДС

372

8,34*

3

Возвращен в кассу остаток неиспользованных денежных средств

301

372

2150

* Отражать сумму НДС в составе НК следует как по транспортным билетам, руководствуясь п.п. «а» п. 201.11 НКУ, а не как по фискальному чеку. То есть относим в налоговый кредит всю сумму НДС, указанную в документе на возврат ж/д билета, и на чековое ограничение (для НДС в размере 40 грн) внимания не обращаем.

выводы

  • Для компенсации расходов, связанных с отменой командировки, работник должен приложить к Отчету документы, подтверждающие стоимость таких расходов.
  • Налоговики требуют, чтобы Отчет по отмененной командировке был подан работником не позднее 3 банковских дней со дня составления приказа об отмене.
  • Однако подать Отчет работник может и в другие сроки, прописанные во внутреннем Положении или приказе.
Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить