Суммовые ошибки в форме № 1ДФ и № 4ДФ Расчета

О штрафах и не только

Вы обнаружили ошибку в форме № 1ДФ или в приложении 4 (4ДФ) Налогового расчета. Но, прежде чем задумываться об исправлении такой ошибки, надо определиться с тем, является ли такая ошибка штрафоопасной или нет.

Если ошибка не штрафоопасная, с ней, по сути, можно и не заморачиваться.

Напомним, что в любом случае не являются штрафоопасными ситуации, когда ошибки и/или недостоверные сведения в форме № 1ДФ (4ДФ) не повлекли за собой уменьшение или увеличение налоговых обязательств плательщика налога и/или изменение плательщика налога.

Поскольку в рамках этой статьи мы будем рассматривать суммовые ошибки, то практически все они, за некоторым исключением, могут грозить штрафными санкциями.

Исключения такие. К нештрафоопасным суммовым ошибкам можно отнести ошибки (описки) в сумме дохода (графы 3 и 3а) при условии, что сумма НДФЛ (графы 4 и 4а), удержанного с него, указана верно.

К нештрафоопасным также можно отнести любые ошибки, по которым истек срок исковой давности (подробнее см. «Дела давно минувших дней: сроки давности по старым ошибкам» этого номера).

Кроме того, как вы наверняка знаете, в период карантина действует освобождение от штрафных санкций, в том числе это касается и ошибок в формах № 1ДФ и № 4ДФ.

Но при этом по старым ошибкам, совершенным до карантина, освобождения от штрафа нет.

Карантинный штрафной мораторий освобождает от штрафов только при условии, что нарушения налогового законодательства совершены в период с 01.03.2020 по последний день месяца, в котором завершается действие карантина. В том числе не штрафуются ошибки в форме № 1ДФ за 1 квартал 2020 года, поскольку такая отчетность подана уже в период действия штрафного моратория. Штраф применяется не к каждому нарушению отдельно, а к общему количеству нарушений, перечисленных в абзаце первом п. 119.1 НКУ и выявленных налоговиками в ходе одной проверки либо исправляемых налоговым агентом путем подачи уточняющего расчета (одного или нескольких одновременно).

Так, за непредоставление (несвоевременное предоставление) сведений о выплаченных физическим лицам доходах должностные лица предприятий и ФЛП несут админответственность по ст. 163⁴ КоАП: предупреждение или штраф в размере от 34 до 51 грн (при повторном на протяжении года нарушении — от 51 до 85 грн).

Может показаться, что это «недорого», но здесь есть подвох. Связан он с тем, что решение по делу об админправонарушении выносит суд, а следовательно, придется еще и заплатить судебный сбор, который включается в состав судебных расходов. Их обязана оплачивать «проигравшая» сторона. Эта сумма составляет 0,2 % прожитминимума для трудоспособного лица (с 1 декабря — 496,20 грн).

Что реально может спасти виновное лицо от уплаты админштрафа, так это «срок давности» админправонарушения. По общему правилу административное взыскание может быть наложено не позднее чем через 2 месяца со дня совершения правонарушения. При длящемся правонарушении наложить взыскание могут не позднее чем через 2 месяца со дня его выявления. Но поскольку в рассматриваемом случае дела об административных правонарушениях подведомственны суду, то срок не 2, а 3 месяца.

И еще момент. Если вы все-таки решились исправить старые штрафоопасные ошибки, то решение об этом принимайте взвешенно.

Сейчас объясним, что мы имеем ввиду, на примере. Допустим, вы ошиблись, не указав в форме № 1ДФ необлагаемый доход, выплаченный физлицу (например, в форме № 1ДФ не указана финпомощь, выданная работнику, или выплата дохода предпринимателю и т. д.). Что в результате? Подача формы № 1ДФ не в полном объеме (без всех необходимых строк).

Если самостоятельно исправить такую ошибку, то предприятию «светит» штраф 1020 (2040) грн. Если такую ошибку не исправлять и ее найдут налоговики, то штраф будет в том же размере. Если не исправить и налоговики не найдут — штрафа нет. Как поступать — каждый решает сам.

И обратный пример. Ошибка в налоговом номере физлица. Такая ошибка «стоит» 1020 (2040) грн. Но! Штрафа можно избежать, если исправить такую ошибку самостоятельно, в том числе в течение 30 календарных дней после получения уведомления об ошибке от контролеров (п. 119.3 НКУ). Подробнее об исправлении этой ошибки см. «Исправляем ошибки в персональных данных» этого номера.

Теперь разберемся, как исправиться в случае, если вы обнаружили суммовую ошибку в форме № 1ДФ или № 4ДФ. Начнем с самого безопасного способа — перерасчета.

Исправляем ошибки путем перерасчета

Если вы неверно обложили доход физлица, в результате чего в форму № 1ДФ или № 4ДФ Расчета попали ошибочные данные, то рекомендуем подумать о таком варианте исправления, как перерасчет.

НКУ предусмотрено два вида перерасчета НДФЛ: обязательный и добровольный. В данном случае мы говорим о добровольном перерасчете сумм начисленных доходов, удержанного налога, который может проводиться за любой период и в любых случаях для определения правильности налогообложения (п.п. 169.4.3 НКУ). Принципы его проведения такие же, как и при годовом перерасчете*.

* Но учитывая, что сейчас уже декабрь, исправление ошибок в приложении 4ДФ можно приурочить уже и к годовому перерасчету. Подробнее о перерасчете читайте в одном из следующих номеров.

Результаты такого перерасчета НДФЛ отражаем в 4ДФ за тот квартал, в который входит месяц проведения перерасчета. Подавать уточненку в этом случае нет необходимости.

В разделе I приложения 4ДФ в строках:

— 3а и 3 проставляем сумму начисленного и выплаченного дохода;

— 4а и 4 проставляем сумму НДФЛ с учетом суммы недоплаты или переплаты (103.25 БЗ).

То есть, если выявлено занижение обязательств по НДФЛ, показатели граф 4а и 4 увеличиваем на сумму обнаруженного недоудержания. Если же по результатам перерасчета обнаружено завышение обязательств по НДФЛ, показатели граф 4а и 4 уменьшаем на сумму излишне удержанного НДФЛ.

Заметим, что способ исправления зарплатных ошибок путем перерасчета имеет неоспоримое преимущество перед уточненкой. Так, п. 119.1 НКУ прямо предусмотрено, что, исправляя таким образом ошибки, можно избежать штрафных санкций.

Но этот способ имеет один недостаток. По ВС проведение перерасчета не предусмотрено НКУ. Следовательно, если не удержали или излишне удержали ВС с начисленного/выплаченного дохода, то выход один — исправляться по общим правилам.

Техника исправлений

Теперь перейдем к более традиционному способу исправления ошибок — путем подачи Налогового расчета с типом «Звітний новий» либо «Уточнюючий» в зависимости от времени его предоставления.

Тут действуют общие принципы. Если выявили и исправляете ошибку до окончания предельного срока подачи отчетности, то формируете Расчет с типом «Звітний новий». Если срок подачи отчетности за соответствующий квартал истек — формируем Расчет с типом «Уточнюючий».

Ошибки в сумме дохода, НДФЛ, ВС, допущенные в отчетных периодах как до 2021, так и в 2021 году, исправляем с помощью действующей на сегодня формы Налогового расчета в приложении 4ДФ.

В табличной части корректирующего 4ДФ будут только строки, которые уточняются/добавляются/изымаются.

Механизм исправления такой ошибки будет следующим.

Для изъятия одной ошибочной строки из предварительно поданной отчетности нужно повторить все графы такой строки и в графе 10 «Ознака 0, 1» указать «1» — строка на изъятие.

Пример 1. При формировании Налогового расчета за ІІІ квартал 2021 года в 4ДФ за сентябрь ошибочно включили работника, который был уволен в августе 2021 года (налоговый номер — 2528252825, сумма зарплаты — 10000 грн, НДФЛ — 1800 грн, ВС — 150 грн). Ошибка выявлена в декабре.

Для исправления ошибки формируем Расчет с 4ДФ с типом «Уточнюючий», ведь срок для подачи отчетности за ІІІ квартал уже истек. В разд. І 4ДФ формируем строку на исключение (см. рис. 1).

Идем дальше. Для ввода новой или пропущенной строки необходимо полностью заполнить все ее графы и в графе 10 указать «0» — строка на ввод. Покажем на примере.

Пример 2. При формировании Налогового расчета за ІV квартал 2021 года в 4ДФ за декабрь не указали сумму выходного пособия, начисленного и выплаченного уволенному работнику (налоговый номер — 2255667788, сумма пособия — 5000 грн, НДФЛ — 900 грн, ВС — 75 грн.). Расчет сдан. Ошибку выявили в январе 2022 года.

Ошибку выявили до окончания предельного срока подачи отчетности за ІV квартал 2021 года. Следовательно, ее исправляем с помощью Расчета с типом «Звітний новий» (см. рис. 2).

Для замены ошибочной строки на правильную нужно изъять ошибочную информацию, указав в графе 10 отметку «1», и ввести отдельной строкой правильную информацию, проставив в графе 10 такой строки отметку «0».

То есть в этом случае следует заполнить две строки, одна из которых изымает ошибочную информацию, внесенную ранее, а вторая — вносит правильную.

Пример 3. Предприятие в сентябре 2021 года арендовало у физлица (налоговый номер — 2248767874) автомобиль. Сумма аренды — 20000 грн в месяц. Впоследствии выяснилось, что бухгалтер по ошибке не удержал с суммы арендной платы НДФЛ (3600 грн) и ВС (300 грн) и в 4ДФ Расчета за ІІІ квартал 2021 года показал эту выплату с признаком дохода «157» вместо «127».

В разд. I приложения 4ДФ на физлицо нужно сформировать две строки: одну (с ошибочными данными) — на исключение (признак «1» в графе 10), вторую (с правильными данными) — на ввод (признак «0» в графе 10). Раздел II приложения 4ДФ в данном случае не заполняем.

Если вам нужно откорректировать суммы доходов и сумм ВС, которые указывались в строке «Військовий збір» разд. ІІ формы № 1ДФ, действуем так. В разд. ІІ 4ДФ в строке:

— «Військовий збір» — отражаете правильную информацию о начисленном и выплаченном доходе и удержанном и перечисленном военном сборе;

— «Військовий збір — виключення» повторяете все графы ошибочной строки с ВС из ранее поданной формы № 1ДФ.

Пример 4. Работнице, находившейся в отпуске до 3 лет (налоговый номер — 2345648121), в декабре 2020 года была начислена и выплачена нецелевая благотворительная помощь в необлагаемой сумме 2940 грн. Эту сумму ошибочно показали с признаком дохода «101» вместо «169» и удержали НДФЛ (529,20 грн) и ВС (44,10 грн).

Формируем уточняющий Налоговый расчет и 4ДФ за IV квартал 2020 года.

Строку 02 4ДФ к Расчету с типом «Уточнюючий» заполняем следующим образом:

— указываем уточняемый отчетный (налоговый) период — год и квартал (в нашем случае: «рік» — «2020»; квартал — «4»);

— номер месяца указываем «3» (поскольку до 2021 года распределения НДФЛ/ВС по месяцам не было);

— номер Расчета, к которому подается приложение 4ДФ, ставим «1»;

— номер приложения к Расчету — тоже ставим «1».

Также помним, что при исправлении ошибок в приложении 4ДФ за периоды до 01.01.2021:

— суммы в графах 3а, 3, 4а, 4 указываем без распределения по месяцам;

— графы 5а и 5 в разд. I не заполняем, поскольку до 01.01.2021 распределения ВС по месяцам и плательщикам налогов не было.

В разд. I приложения 4ДФ на работницу нужно сформировать две строки: одну (с ошибочными данными) — на исключение (признак «1» в графе 10), вторую (с правильными данными) — на ввод (признак «0» в графе 10).

В разд. II 4ДФ исключаем ранее отраженные в форме № 1ДФ за 4 квартал 2020 года суммы ВС и указываем правильные. Предположим, что общая сумма ВС за ІV квартал 2020 года составила 1000 грн. Эту сумму указываем в строке «Військовий збір — виключення». Тогда в строке «Військовий збір» разд. ІІ формы № 1ДФ проставляем сумму с учетом корректировки 956 грн (1000 - 44). Смотрим рис. 4.