Сумові помилки у формах № 1ДФ і № 4ДФ Розрахунку

Про штрафи й не лише

Ви виявили помилку у формі № 1ДФ або в додатку 4 (4ДФ) Податкового розрахунку. Але перш ніж замислюватися про виправлення такої помилки, потрібно визначитися з тим, чи є така помилка штрафонебезпечною.

Якщо помилка не штрафонебезпечна, з нею, по суті, можна й не морочитися.

Нагадаємо, що у будь-якому випадку не є штрафонебезпечними ситуації, коли помилки та/або недостовірні відомості у формі № 1ДФ (4ДФ) не спричинили зменшення або збільшення податкових зобов’язань платника податку та/або зміну платника податку.

Оскільки у рамках цієї статті ми розглядатимемо сумові помилки, то практично всі вони, за деяким винятком, можуть загрожувати штрафними санкціями.

Винятки такі. До нештрафонебезпечних сумових помилок можна віднести помилки (описки) в сумі доходу (графи 3 і 3а), за умови, що сума ПДФО (графи 4 і 4а), утриманого з нього, зазначена правильно.

До нештрафонебезпечних також можна віднести будь-які помилки, за якими минув строк позовної давності (детальніше див. с. 4 цього номера).

Крім того, як ви, напевно, знаєте, у період карантину діє звільнення від штрафних санкцій, у тому числі це стосується й помилок у формах № 1ДФ і № 4ДФ.

Але при цьому за старими помилками, які здійснені до карантину, звільнення від штрафу немає.

Карантинний штрафний мораторій звільняє від штрафів тільки за умови, що порушення податкового законодавства вчинені в період з 01.03.2020 по останній день місяця, в якому завершується дія карантину. У тому числі не штрафуються помилки у формі № 1ДФ за 1 квартал 2020 року, оскільки така звітність подана вже в період дії штрафного мораторію. Штраф застосовується не до кожного порушення окремо, а до загальної кількості порушень, перерахованих в абзаці першому п. 119.1 ПКУ і виявлених податківцями під час однієї перевірки або таких, що виправляються податковим агентом шляхом подання уточнюючого розрахунку (одного або декількох одночасно).

Так, за неподання (несвоєчасне подання) відомостей про виплачені фізичним особам доходи посадові особи підприємств і ФОП несуть адмінвідповідальність за ст. 163⁴ КпАП: попередження або штраф у розмірі від 34 до 51 грн (при повторному протягом року порушенні — від 51 до 85 грн).

Може здатися, що це «недорого», але тут є підступ. Пов’язаний він із тим, що рішення у справі про адмінправопорушення виносить суд, а отже, доведеться ще й заплатити судовий збір, який уключається до складу судових витрат. Їх зобов’язана оплачувати сторона, яка «програла». Ця сума складає 0,2 % прожитмінімуму для працездатної особи (з 1 грудня — це 496,20 грн).

Що реально може врятувати винну особу від сплати адмінштрафу, так це «строк давності» адмінправопорушення. За загальним правилом адміністративне стягнення може бути накладене не пізніше ніж через 2 місяці з дня вчинення правопорушення. При триваючому правопорушенні накласти стягнення можуть не пізніше ніж через 2 місяці з дня його виявлення. Але оскільки в цьому випадку справи про адміністративні правопорушення підвідомчі суду, то строк не 2, а 3 місяці.

І ще момент. Якщо ви все-таки наважилися виправити старі штрафонебезпечні помилки, то рішення про це приймайте зважено.

Зараз пояснимо, що ми маємо на увазі, на прикладі. Припустимо, ви помилилися, не вказавши у формі № 1ДФ неоподатковуваний дохід, виплачений фізичній особі (наприклад, у формі № 1ДФ не зазначена фіндопомога, видана працівникові або виплата доходу підприємцеві тощо). Що в результаті? Подання форми № 1ДФ не в повному обсязі (без усіх необхідних рядків).

Якщо самостійно виправити таку помилку, то підприємству «світить» штраф 1020 (2040) грн. Якщо таку помилку не виправляти і її знайдуть податківці, то штраф буде в тому ж розмірі. Якщо не виправити і податківці не знайдуть — штрафу немає. Як вчинити — кожен вирішує сам.

І зворотний приклад. Помилка в податковому номері фізичної особи. Така помилка «коштує» 1020 (2040) грн. Але! Штрафу можна уникнути, якщо виправити таку помилку самостійно, у тому числі протягом 30 календарних днів після отримання повідомлення про помилку від контролерів (п. 119.3 ПКУ). Детальніше про виправлення цієї помилки див. «Виправляємо помилки в персональних даних» цього номера.

Тепер розберемося, як виправиться у разі, якщо ви виявили сумову помилку у формі № 1ДФ або № 4ДФ. Розпочнемо з найбезпечнішого способу — перерахунку.

Виправляємо помилки шляхом перерахунку

Якщо ви неправильно оподаткували дохід фізичної особи, внаслідок чого у форму № 1ДФ або № 4ДФ Розрахунку потрапили помилкові дані, то рекомендуємо подумати про такий варіант виправлення, як перерахунок.

ПКУ передбачено два види перерахунку ПДФО: обов’язковий і добровільний. У цьому випадку ми говоримо про добровільний перерахунок сум нарахованих доходів, утриманого податку, який може проводитися за будь-який період і в будь-яких випадках для визначення правильності оподаткування (п.п. 169.4.3 ПКУ). Принципи його проведення такі ж, як і при річному перерахунку*.

* Але враховуючи, що зараз на порозі вже грудень, виправлення помилок у додатку 4ДФ можна приурочити вже й до річного перерахунку. Детальніше про перерахунок читайте в одному з наступних наших номерів.

Результати такого перерахунку ПДФО відображаємо в 4ДФ за той квартал, який входить у місяць проведення перерахунку. Подавати уточненку в цьому випадку немає необхідності.

У розділі I додатка 4ДФ:

— у рядках 3а і 3 проставляємо суму нарахованого і виплаченого доходу;

— у рядках 4а і 4 проставляємо суму ПДФО з урахуванням суми недоплати або переплати (103.25 БЗ).

Тобто якщо виявлено заниження зобов’язань, показники граф 4а і 4 збільшуємо на суму виявленого недоутримання. Якщо ж за результатами перерахунку виявлено завищення зобов’язань з ПДФО, показники граф 4а і 4 зменшуємо на суму надміру утриманого ПДФО.

Зазначимо, що спосіб виправлення зарплатних помилок шляхом перерахунку має безперечну перевагу перед «уточненкою». Так, п. 119.1 ПКУ прямо передбачено, що, виправляючи таким чином помилки, можна уникнути штрафних санкцій.

Але цей спосіб має один недолік. Щодо ВЗ проведення перерахунку не передбачене ПКУ. Отже, якщо не утримали або надміру утримали ВЗ із нарахованого/виплаченого доходу, то вихід один — виправлятися за загальними правилами.

Техніка виправлень

Тепер перейдемо до більш традиційного способу виправлення помилок — шляхом подання Податкового розрахунку з типом «Звітний новий» або «Уточнюючий» залежно від часу його подання.

Тут діють загальні принципи. Якщо виявили і виправляєте помилку до закінчення граничного строку подання звітності, то формуєте Розрахунок з типом «Звітний новий». Якщо строк подання звітності за відповідний квартал сплив — формуємо Розрахунок з типом «Уточнюючий».

Помилки в сумі доходу, ПДФО, ВЗ, допущені у звітних періодах як до 2021-го, так і у 2021 році, виправляємо за допомогою діючої на сьогодні форми Податкового розрахунку в додатку 4ДФ.

У табличній частині коригуючого 4ДФ будуть тільки рядки, які уточнюються/додаються/вилучаються.

Механізм виправлення такої помилки буде таким.

Для вилучення одного помилкового рядка із заздалегідь поданої звітності треба повторити всі графи такого рядка і в графі 10 «Ознака 0, 1» зазначити «1» — рядок на вилучення.

Приклад 1. При формуванні Податкового розрахунку за ІІІ квартал 2021 року в 4ДФ за вересень помилково включили працівника, який був звільнений у серпні 2021 року (податковий номер — 2528252825, сума зарплати — 10000 грн, ПДФО — 1800 грн, ВЗ — 150 грн). Помилка виявлена в грудні.

Для виправлення помилки формуємо Розрахунок з 4ДФ із типом «Уточнюючий». Адже строк для подання звітності за ІІІ квартал вже сплив. У розд. І 4ДФ формуємо рядок на виключення (див. рис. 1).

Рухаємося далі. Для введення нового або пропущеного рядка необхідно повністю заповнити всі його графи і в графі 10 вказати «0» — рядок на введення. Покажемо на прикладі.

Приклад 2. При формуванні Податкового розрахунку за ІV квартал 2021 року в 4ДФ за грудень не вказали суму вихідної допомоги, нарахованої і виплаченої звільненому працівникові (податковий номер — 2255667788, сума допомоги — 5000 грн, ПДФО — 900 грн, ВЗ — 75 грн). Розрахунок подано. Помилку виявили в січні 2022 року.

Помилку виявили до закінчення граничного строку подання звітності за ІV квартал 2021 року. Отже, її виправляємо за допомогою Розрахунку з типом «Звітний новий» (див. рис. 2).

Для заміни помилкового рядка на правильний треба вилучити помилкову інформацію, вказавши в графі 10 відмітку «1», і ввести окремим рядком правильну інформацію, проставивши в графі 10 такого рядка відмітку «0».

Тобто в цьому випадку слід заповнити два рядки, один з яких вилучає помилкову інформацію, внесену раніше, а другий — вносить правильну інформацію.

Приклад 3. Підприємство у вересні 2021 року орендувало у фізичної особи (податковий номер — 2248767874) автомобіль. Сума оренди — 20000 грн на місяць. Згодом з’ясувалося, що бухгалтер помилково не утримав із суми орендної плати ПДФО (3600 грн) і ВЗ (300 грн) і в 4ДФ Розрахунку за ІІІ квартал 2021 року показав цю виплату з ознакою доходу «157» замість «127».

У цій ситуації в розд. I додатка 4ДФ на фізичну особу треба сформувати два рядки: один (із помилковими даними) — на виключення (ознака «1» у графі 10), другий (із правильними даними) — на введення (ознака «0» у графі 10).

Розділ II додатка 4ДФ у цьому випадку не заповнюємо (див. рис. 3).

Якщо вам треба відкоригувати суми доходів і суми ВЗ, які вказувалися в рядку «Військовий збір» розд. ІІ форми № 1ДФ, діємо так. У розд. ІІ 4ДФ:

— у рядку «Військовий збір» — відображаєте правильну інформацію про нарахований і виплачений дохід та утриманий і перерахований військовий збір;

— у рядку «Військовий збір — виключення» повторюєте всі графи помилкового рядка з ВЗ із раніше поданої форми № 1ДФ.

Приклад 4. Працівниці, яка перебувала у відпустці до 3 років (податковий номер — 2345648121), у грудні 2020 року була нарахована і виплачена нецільова благодійна допомога в неоподатковуваній сумі 2940 грн. Цю суму помилково показали з ознакою доходу «101» замість «169» і утримали ПДФО (529,20 грн) та ВЗ (44,10 грн).

Для виправлення помилки формуємо уточнюючий Податковий розрахунок і 4ДФ за ІV квартал 2020 року.

Рядок 02 4ДФ до Розрахунку з типом «Уточнюючий» заповнюємо таким чином:

— вказуємо уточнюваний звітний (податковий) період — рік і квартал (у нашому випадку: «рік» — «2020»; квартал — «4»);

— номер місяця зазначаємо «3» (оскільки до 2021 року розподілу ПДФО/ВЗ за місяцями не було);

— номер Розрахунку, до якого подається додаток 4ДФ, ставимо «1»;

— номер додатка до Розрахунку — теж ставимо «1».

Також пам’ятаємо, що при виправленні помилок у додатку 4ДФ за періоди до 01.01.2021:

— суми в графах 3а, 3, 4а, 4 вказуємо без розподілу за місяцями;

— графи 5а і 5 в розд. I не заповнюємо, оскільки до 01.01.2021 розподілу ВЗ за місяцями і платниками податків не було.

У цій ситуації в розд. I додатка 4ДФ на працівницю треба сформувати два рядки: один (із помилковими даними) — на виключення (ознака «1» в графі 10), другий (із правильними даними) — на введення (ознака «0» в графі 10).

У розд. II 4ДФ виключаємо раніше відображені у формі № 1ДФ за 4 квартал 2020 року суми ВЗ і вказуємо правильні. Припустимо, що загальна сума ВЗ за ІV квартал 2020 року склала 1000 грн. Цю суму зазначаємо в рядку «Військовий збір — виключення». Тоді в рядку «Військовий збір» розд. ІІ форми № 1ДФ проставляємо суму з урахуванням коригування 956 грн (1000 - - 44). Дивимося рис. 4.