Вообще-то, на сегодня подавать авансовый отчет надо только в случае (п.п. 170.9.4 НКУ):
1) возникновения налогооблагаемого дохода;
2) наличных расчетов, кроме случая, когда использованная наличность не превысила сумму положенных работнику суточных.
Подробности — в статье «Авансовый отчет: когда он нужен?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65.
То есть водителю достаточно будет подать в бухгалтерию предприятия только документы, которые подтверждают понесенные расходы (в нашем случае — кассовый чек). Однако если предприятие не желает отказываться от принятого ранее порядка подачи отчетности, тогда есть смысл соблюдать общий порядок составления авансового отчета.
Однако и в таком случае перечислять на обратной стороне авансового отчета расходы на личные нужды не следует, если компенсировать эти расходы работнику предприятия точно не будет. Вместе с тем, если работник отчитается в отношении всех осуществленных им расходов, руководитель предприятия может принять решение об их полной компенсации с соответствующим налогообложением в части личных расходов или утвердить авансовый отчет в сумме расходов, связанных с хоздеятельностью.
Убедиться в том, что Порядок № 841* не содержит суровой регламентации в отношении заполнения обратной части авансового отчета, вы можете самостоятельно.
Так, в п. 3 Порядка № 841 сказано, что
в таблице на обратной стороне авансового отчета указываются реквизиты документов, которые подтверждают понесенные плательщиком налога суммы фактических расходов средств на командировку или для выполнения отдельных гражданско-правовых действий
При этом в п.п. «б» п.п. 170.9.1 НКУ речь идет о налогообложении средств, выданных плательщику налога под отчет и не возвращенных им в течение установленного п.п. 170.9.3 НКУ срока, в сумме, которая превышает сумму фактических расходов на выполнение отдельных гражданско-правовых действий. Поэтому можно допустить, что под фактическими расходами как НКУ, так и подзаконная нормативка понимают именно расходы, связанные с деятельностью предприятия.
В таком случае было бы логично, чтобы работник, который за счет выданного аванса наличностью приобрел товары/услуги для личных целей вместе с товарами/услугами для предприятия, указал в авансовом отчете на лицевой стороне всю сумму, полученную под отчет, а на обратной — только хозрасходы. При этом на лицевой стороне он также определит остаток аванса, потраченный на личные покупки. Его следует вернуть до конца месяца, следующего за месяцем, в котором было завершено выполнение отдельного гражданско-правового действия (п.п. 170.9.3 НКУ).
В то же время, по нашему мнению,
не будет ошибкой, если работник оформит авансовый отчет на полную сумму понесенных расходов согласно кассовому чеку
Такой отчет предприятие может утвердить только в той части, которую признает нужной (в нашем случае — только в части приобретения топлива). Или же решит утвердить авансовый отчет на всю сумму, указанную в чеке, но суммы возмещения в части личных расходов попадут в доход работника как дополнительное благо с соответствующим обложением НДФЛ и ВС.
В обоих вариантах заполнения авансового отчета легитимность кассового чека как документа, подтверждающего сумму хозяйственных расходов, остается несомненной. То, что по первому варианту заполнения авансового отчета его сумма не совпадает с суммой чека, не имеет никакого значения. Главное здесь — наличие оригинала первичного документа (кассового чека), который подтверждает в том числе расходы на оплату предоставленных услуг (выполненных работ), приобретения товаров для нужд предприятия.
