Узагалі-то, на сьогодні подавати авансовий звіт треба лише в разі (п.п. 170.9.4 ПКУ):
1) виникнення оподатковуваного доходу;
2) готівкових розрахунків, крім випадку, коли використана готівка не перевищила суму належних працівнику добових.
Подробиці — в статті «Авансовий звіт: коли він потрібен?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 65.
Тобто водієві достатньо буде подати до бухгалтерії підприємства лише документи, що підтверджують понесені витрати (у нашому випадку — касовий чек). Однак якщо підприємство не бажає відмовлятися від прийнятого раніше порядку звітування, тоді є сенс дотримуватися загального порядку складання авансового звіту.
Проте і в такому разі перераховувати на зворотному боці авансового звіту витрати на особисті потреби не слід, якщо компенсувати ці витрати працівникові підприємство точно не буде. Разом з тим, якщо працівник відзвітує щодо всіх здійснених ним витрат, керівник підприємства може прийняти рішення щодо їх повної компенсації з відповідним оподаткуванням у частині особистих витрат або затвердити авансовий звіт у сумі витрат, пов’язаних із госпдіяльністю.
Переконатися в тому, що Порядок № 841* не містить суворої регламентації щодо заповнення зворотної частини авансового звіту, ви можете самостійно.
Так, у п. 3 Порядку № 841 сказано, що
в таблиці на зворотному боці авансового звіту зазначаються реквізити документів, які підтверджують понесені платником податку суми фактичних витрат коштів на відрядження або для виконання окремих цивільно-правових дій
При цьому в п.п. «б» п.п. 170.9.1 ПКУ йдеться про оподаткування коштів, виданих платнику податку під звіт та не повернутих ним протягом установленого п.п. 170.9.3 ПКУ строку, у сумі, що перевищує суму фактичних витрат на виконання окремих цивільно-правових дій. Тож можна припустити, що під фактичними витратами як ПКУ, так і підзаконна нормативка розуміють саме витрати, пов’язані з діяльністю підприємства.
У такому разі було б логічно, щоб працівник, який за рахунок виданого авансу готівкою придбав товари/послуги для особистих цілей разом із товарами/послугами для підприємства, зазначив у авансовому звіті на лицьовому боці всю суму, отриману під звіт, а на зворотному — тільки госпвитрати. При цьому на лицьовому боці він також визначить залишок авансу, витрачений на особисті покупки. Його слід повернути до кінця місяця, наступного за місяцем, у якому було завершено виконання окремої цивільно-правової дії (п.п. 170.9.3 ПКУ).
Водночас, на нашу думку,
не буде помилкою, якщо працівник оформить авансовий звіт на повну суму понесених витрат згідно з касовим чеком
Такий звіт підприємство може затвердити тільки в тій частині, яку визнає потрібною (у нашому випадку — тільки в частині придбання палива). Або ж вирішить затвердити авансовий звіт на всю суму, зазначену в чеку, але суми відшкодування в частині особистих витрат потраплять до доходу працівника як додаткове благо з відповідним оподаткуванням ПДФО і ВЗ.
В обох варіантах заповнення авансового звіту легітимність касового чека як документа, що підтверджує суму господарських витрат, залишається непохитною. Те, що за першим варіантом заповнення авансового звіту його сума не збігається із сумою чека, не має жодного значення. Головне тут — наявність оригіналу первинного документа (касового чека), що підтверджує в тому числі витрати на оплату наданих послуг (виконаних робіт), придбання товарів для потреб підприємства.
