Формой авансового отчета, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 № 841, предусмотрены три подписи, а именно:
(1) руководителя (уполномоченного лица), который утверждает отчет;
(2) главного бухгалтера (лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета);
(3) физического лица — налогоплательщика (подотчетного лица).
С последней подписью все понятно — ее должно проставить подотчетное лицо, которое составило авансовый отчет.
В отношении первой подписи у вас тоже, очевидно, вопросов не возникает — это будет подпись вашего председателя правления, то есть руководителя ОСМД. Хотя вместо себя он может делегировать такое право кому-то другому (ч. 5 ст. 8 Закона о бухучете*, п. 2.12 Положения № 88**). Конечно, если руководитель не единственный штатный работник вашего ОСМД.
* Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-XIV.
Перечень лиц, которые имеют право подписывать первичные документы, руководитель утверждает распорядительным документом (например, приказом) или в должностной инструкции работника
Осталось определиться со второй подписью — главного бухгалтера или лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета.
Как известно, Закон о бухучете распространяется на все юридические лица, созданные в соответствии с законодательством Украины, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, в том числе и на ОСМД, которые обычно имеют статус неприбыльной организации.
Это значит, что для обеспечения ведения бухгалтерского учета ОСМД по своему усмотрению может выбрать такую форму организации бухучета, как ведение его на договорных началах предприятием, субъектом предпринимательской деятельности, самозанятым лицом, которые осуществляют деятельность в сфере бухгалтерского учета и/или аудита (ч. 4 ст. 8 Закона о бухучете).
Возможность применения именно такой формы организации бухучета неприбыльщиком подтверждают и контролеры (см. БЗ 102.04). Они, в частности, указывают, что при условии ведения бухгалтерского учета аудиторской фирмой на договорных началах (аутсорсинг бухгалтерских услуг) с определением ответственного лица за его ведение в строке «Головний бухгалтер» регистрационного заявления по ф. 1-РН указываются данные руководителя, поскольку только он несет ответственность за ведение бухгалтерского учета на предприятии. Так же они разъясняют и порядок заполнения раздела 10 «Головний бухгалтер» заявления по ф. № 1-ОПП для всех налогоплательщиков, которые выбрали такую форму организации бухучета (БЗ 116.01).
Означает ли это, что право подписи первичных документов не может принадлежать внешнему бухгалтеру, в частности представителю аудиторской фирмы, которая предоставляет услуги по ведению бухгалтерского учета в пределах гражданско-правового договора?
С одной стороны, в ч. 5 ст. 8 Закона о бухучете указано, что предприятие самостоятельно определяет права работников на подписание бухгалтерских документов. Кроме того, тот факт, что подписывать первичку должен именно работник предприятия, косвенно подтверждает наличие среди обязательных реквизитов первичных документов должности лица, ответственной за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете, п. 2.3 Положения № 88).
С другой стороны, Минфин не против подписания первичных документов, в реквизиты которых включена подпись главбуха, сторонними лицами, которые осуществляют ведение бухгалтерского учета на условиях гражданско-правового договора (см. письма от 26.09.2006 № 31-34000-20-23/20039 и от 04.04.2001 № 053-2948).
Как это оформить?
Если право подписи дано неработнику предприятия, то полномочия на подпись даются, в частности, письменным договором, доверенностью, актом органа юридического лица и т. п.
Таким образом, если вы склоняетесь к тому, чтобы за главного бухгалтера авансовые отчеты и другие первичные документы подписывал представитель аудиторской фирмы, указанный в договоре о предоставлении услуг как ответственный за ведение бухучета и подачу финансовой/налоговой отчетности, пропишите его соответствующие полномочия в этом же договоре. Кроме того, выдайте ему доверенность на представление вашего ОСМД при осуществлении хозяйственных операций с правом подписи первичных документов, которые их подтверждают.
Если же по определенным причинам этот вариант вам не по вкусу, тогда ваш руководитель (председатель правления) имеет право возложить на себя самого обязанность подписывать первичку, в том числе и авансовые отчеты за главного бухгалтера. А может уполномочить на указанные действия любого другого работника (опять же, если он есть в штате). Но фамилию и инициалы следует вносить в первичные документы именно того лица, которое фактически их подписывало.
В конце концов, если вы что-то и напутаете с подписями, то имейте в виду, что согласно ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете и п. 2.3 Положения № 88
несущественные недостатки в документах, которые содержат сведения о хозяйственной операции, не являются основанием для непризнания хозяйственной операции
Но только в том случае, если такие недостатки:
— не препятствуют возможности идентифицировать лицо, которое участвовало в осуществлении хозяйственной операции;
— содержат сведения о дате составления документа, названии предприятия, от имени которого составлен документ, содержании и объеме хозяйственной операции и т. п.
На этом акцентируют внимание и главные фискалы (БЗ 102.18), и суды (см., например, постановления ВС от 02.06.2022 по делу № 160/70/19 и от 18.05.2022 по делу № 280/5989/20).
Ну и в конце успокоим вас еще тем, что по новым правилам составления авансовых отчетов без них можно совсем обойтись. Ну, почти совсем ☺ (подробности см. в статье «Авансовый отчет: когда он нужен?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65).
