Формою авансового звіту, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841, передбачено три підписи, а саме:
(1) керівника (уповноваженої особи), що затверджує звіт;
(2) головного бухгалтера (особи, відповідальної за ведення бухгалтерського обліку);
(3) фізичної особи — платника податків (підзвітної особи).
З останнім підписом усе зрозуміло — його має проставити підзвітна особа, що склала авансовий звіт.
Щодо першого підпису у вас теж, очевидно, запитань не виникає — це буде підпис вашого голови правління, тобто керівника ОСББ. Хоча замість себе він може делегувати таке право комусь іншому (ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік*, п. 2.12 Положення № 88**). Звісно, якщо керівник не єдиний штатний працівник вашого ОСББ.
* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.
Перелік осіб, що мають право підписувати первинні документи, керівник затверджує розпорядчим документом (наприклад, наказом) або в посадовій інструкції працівника
Залишилось визначитися з другим підписом — головного бухгалтера або особи, відповідальної за ведення бухгалтерського обліку.
Як відомо, Закон про бухоблік поширюється на всіх юридичних осіб, створених відповідно до законодавства України, незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, в тому числі й на ОСББ, які зазвичай мають статус неприбуткової організації.
Це означає, що для забезпечення ведення бухгалтерського обліку ОСББ на свій розсуд може обрати таку форму організації бухобліку, як ведення його на договірних засадах підприємством, суб’єктом підприємницької діяльності, самозайнятою особою, що провадять діяльність у сфері бухгалтерського обліку та/або аудиту (ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік).
Можливість застосування саме такої форми організації бухобліку неприбутківцем підтверджують і контролери (див. БЗ 102.04). Вони, зокрема, зазначають, що за умови ведення бухгалтерського обліку аудиторською фірмою на договірних засадах (аутсорсинг бухгалтерських послуг) з визначенням відповідальної особи за його ведення в рядку «Головний бухгалтер» реєстраційної заяви за ф. 1-РН вказуються дані керівника, оскільки лише він несе відповідальність за ведення бухгалтерського обліку на підприємстві. Так само вони роз’яснюють і порядок заповнення розділу 10 «Головний бухгалтер» заяви за ф. № 1-ОПП для всіх платників податків, що обрали таку форму організації бухобліку (БЗ 116.01).
Чи означає це, що право підпису первинних документів не може належати зовнішньому бухгалтеру, зокрема представнику аудиторської фірми, яка надає послуги з ведення бухгалтерського обліку в межах цивільно-правового договору?
З одного боку, в ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік зазначено, що підприємство самостійно визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів. Крім того, той факт, що підписувати первинку повинен саме працівник підприємства, побічно підтверджує наявність серед обов’язкових реквізитів первинних документів посади особи, відповідальної за здійснення господарської операції та правильність її оформлення (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.3 Положення № 88).
З іншого боку, Мінфін не проти підписання первинних документів, до реквізитів яких включено підпис головбуха, сторонніми особами, що здійснюють ведення бухгалтерського обліку на умовах цивільно-правового договору (див. листи від 26.09.2006 № 31-34000-20-23/20039 і від 04.04.2001 № 053-2948).
Як це оформити?
Якщо право підпису надано непрацівнику підприємства, то повноваження на підпис даються, зокрема, письмовим договором, довіреністю, актом органу юридичної особи тощо
Таким чином, якщо ви схиляєтесь до того, аби за головного бухгалтера авансові звіти та інші первинні документи підписував представник аудиторської фірми, зазначений у договорі про надання послуг як відповідальний за ведення бухобліку та подання фінансової/податкової звітності, пропишіть його відповідні повноваження в цьому ж договорі. Крім того, видайте йому довіреність на представлення вашого ОСББ при здійсненні господарських операцій із правом підпису первинних документів, що їх підтверджують.
Якщо ж із певних причин цей варіант вам не до смаку, тоді ваш керівник (голова правління) має право покласти на себе самого обов’язок підписувати первинку, в тому числі й авансові звіти за головного бухгалтера. А може уповноважити на зазначені дії будь-якого іншого працівника (знову ж таки, якщо він є у штаті). Але прізвище та ініціали слід вносити до первинних документів саме тієї особи, що фактично їх підписувала.
Врешті-решт, якщо ви щось і наплутаєте з підписами, то майте на увазі, що згідно з ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.3 Положення № 88
неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції
Але лише тоді, якщо такі недоліки:
— не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції;
— містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.
На цьому акцентують увагу і головні фіскали (БЗ 102.18), і суди (див., наприклад, постанови ВС від 02.06.2022 у справі № 160/70/19 і від 18.05.2022 у справі № 280/5989/20).
Ну і насамкінець заспокоїмо вас ще тим, що за новими правилами складання авансових звітів без них можна зовсім обійтись. Ну, майже зовсім ☺ (подробиці див. у статті «Авансовий звіт: коли він потрібен?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 65).
