Нет, авансовый отчет составлять не нужно.
В отношении этого есть прямая норма в НКУ (см. последний абзац п.п. 170.9.4), которая гласит:
в случае если во время выполнения отдельных гражданско-правовых действий плательщик налога применил платежные инструменты, включая корпоративные (бизнесовые) или личные платежные инструменты или их реквизиты, для проведения расчетов в безналичной форме и при отсутствии налогооблагаемого дохода, авансовый отчет не составляется и не подается
Стоимость расходов в таком случае удостоверяется документом (выпиской и/или сведениями со счета) в электронной или бумажной форме, который содержит определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитирована КПК (п.п. 170.9.2 НКУ).
Означает ли это, что директор может даже не подавать в бухгалтерию чек из магазина, который бы свидетельствовал о приобретении товаров для хознужд предприятия?
По нашему мнению, такой подход к делу является уж слишком смелым, и вот почему.
Одним из условий неподачи авансового отчета, которое содержится в последнем абзаце п.п. 170.9.4 НКУ (см. выше в рамочке), является отсутствие налогооблагаемого дохода. Его не будет в том случае, если работник до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором он завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия, вернет работодателю, который выдал средства под отчет, сумму излишне израсходованных средств (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ). Их размер рассчитывается по п.п. 170.9.1 НКУ, согласно которому
налогообложению подлежит сумма, которая превышает сумму фактических расходов плательщика налога на выполнение отдельных гражданско-правовых действий
О чем здесь идет речь?
Если, скажем, работник получил под отчет 100 грн и потратил их все до копейки, приобретя товаров для хознужд предприятия на сумму 90 грн, а на остальные — жевательную резинку за 10 грн, то его фактическими расходами на выполнение этого отдельного гражданско-правового действия будет именно 90 грн, а не 100. Ведь 10 грн, потраченные им, никакого отношения к хознуждам предприятия не имеют. По сути, на эту сумму оно профинансировало личные нужды работника. И чтобы избежать налогообложения этой суммы как дополнительного блага, он должен вернуть 10 грн работодателю в установленные п.п. 170.9.3 НКУ сроки. Иначе у работника возникнет налогооблагаемый доход, в отношении которого работодатель определен налоговым агентом (п.п. 170.9.1 НКУ).
Вернемся теперь к ситуации, описанной в вопросе читателя.
Прежде всего напомним, что
средства, списанные с карточных и текущих счетов предприятия с помощью КПК, являются выданными под отчет держателю карты
То есть директор в нашем случае ничем не отличается от любого другого подотчетного лица.
Чем работодатель сможет подтвердить отсутствие налогооблагаемого дохода директора, если последний не подает ни авансового отчета, потому что рассчитывался КПК, ни кассового чека, потому что его расходы якобы подтверждает выписка с карточного счета?
Обратите внимание! Подпункт 170.9.2 НКУ говорит о стоимости (!) расходов, а не об их составе. То есть сумму, списанную с КПК, выписка со счета однозначно подтвердит и этого будет достаточно. А вот
для подтверждения состава расходов подотчетное лицо в любом случае должно подать товаросопроводительные документы
Это могут быть выданные продавцом расходная накладная, товарный чек и т. п. В розничной торговле обычно такие документы не оформляют, поскольку операции по продаже, в том числе с применением платежных карт, проводят через РРО/ПРРО. А кассовый чек содержит номенклатуру проданных товаров.
Подытожим. Директор, который рассчитался КПК за товары для хознужд предприятия, становится подотчетным лицом, однако авансовый отчет может не составлять и не подавать. Однако предоставить в бухгалтерию хоть какие-то товаросопроводительные документы он обязан. Таким документом в случае приобретения товаров в розничной торговле обычно является чек РРО. Именно на его основании работодатель будет определять хозяйственность понесенных расходов. Подотчетные средства в сумме расходов, признанных нехозяйственными, директор должен вернуть работодателю до конца месяца, следующего за месяцем, в котором он завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия. Иначе у него возникнет налогооблагаемый доход и он станет обязан подать авансовый отчет, как того требует п.п. 170.9.4 НКУ.
