Ні, авансовий звіт складати не потрібно.
Щодо цього є пряма норма в ПКУ (див. останній абзац п.п. 170.9.4), яка проголошує:
у разі якщо під час виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) або особисті платіжні інструменти чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та за відсутності оподатковуваного доходу, авансовий звіт не складається і не подається
Вартість витрат у такому випадку засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано КПК (п.п. 170.9.2 ПКУ).
Чи означає це, що директор може навіть не подавати до бухгалтерії чек із магазину, який би свідчив про придбання товарів для госппотреб підприємства?
На нашу думку, такий підхід до справи є аж надто сміливим, і ось чому.
Однією з умов неподання авансового звіту, що міститься в останньому абзаці п.п. 170.9.4 ПКУ (див. вище в рамочці), є відсутність оподатковуваного доходу. Його не буде в тому разі, якщо працівник до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому він завершує виконання окремої цивільно-правової дії, поверне роботодавцю, який видав кошти під звіт, суму надміру витрачених коштів (п.п. «б» п.п. 170.9.3 ПКУ). Їх розмір розраховується за п.п. 170.9.1 ПКУ, згідно з яким
оподаткуванню підлягає сума, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання окремих цивільно-правових дій
Про що тут ідеться?
Якщо, скажімо, працівник отримав під звіт 100 грн і витратив їх усі до копійки, придбавши товарів для госппотреб підприємства на суму 90 грн, а на решту — жувальну гумку за 10 грн, то його фактичними витратами на виконання цієї окремої цивільно-правової дії буде саме 90 грн, а не 100. Адже 10 грн, витрачені ним, жодного відношення до госппотреб підприємства не мають. По суті, на цю суму воно профінансувало особисті потреби працівника. І щоб уникнути оподаткування цієї суми як додаткового блага, він має повернути 10 грн роботодавцеві у встановлені п.п. 170.9.3 ПКУ строки. Інакше у працівника виникне оподатковуваний дохід, щодо якого роботодавець визначений податковим агентом (п.п. 170.9.1 ПКУ).
Повернемося тепер до ситуації, описаної в запитанні читача.
Перш за все нагадаємо, що
кошти, списані з карткових і поточних рахунків підприємства за допомогою КПК, є виданими під звіт держателеві картки
Тобто директор у нашому випадку нічим не відрізняється від будь-якої іншої підзвітної особи.
Чим роботодавець зможе підтвердити відсутність оподатковуваного доходу директора, якщо останній не подає ні авансового звіту, бо розраховувався КПК, ні касового чека, бо його витрати буцімто підтверджує виписка з карткового рахунку?
Зверніть увагу! Підпункт 170.9.2 ПКУ говорить про вартість (!) витрат, а не про їх склад. Тобто суму, списану з КПК, виписка з рахунку однозначно підтвердить і цього буде достатньо. А от
для підтвердження складу витрат підзвітна особа в будь-якому разі має подати товаросупровідні документи
Це можуть бути видані продавцем видаткова накладна, товарний чек тощо. У роздрібній торгівлі зазвичай такі документи не оформляють, оскільки операції з продажу, в тому числі з застосуванням платіжних карток, проводять через РРО/ПРРО. А касовий чек містить номенклатуру проданих товарів.
Підсумуємо. Директор, який розрахувався КПК за товари для госппотреб підприємства, стає підзвітною особою, однак авансовий звіт може не складати і не подавати. Проте надати до бухгалтерії хоч якісь товаросупровідні документи він зобов’язаний. Таким документом у разі придбання товарів у роздрібній торгівлі зазвичай є чек РРО. Саме на його підставі роботодавець визначатиме господарськість понесених витрат. Підзвітні кошти в сумі витрат, визнаних негосподарськими, директор має повернути роботодавцеві до кінця місяця, наступного за місяцем, у якому він завершує виконання окремої цивільно-правової дії. Інакше в нього виникне оподатковуваний дохід, і він стане зобов’язаним подати авансовий звіт, як того вимагає п.п. 170.9.4 ПКУ.
