Подытоженный учет: подсчет и оплата сверхурочных

Сущность подытоженного учета

Из-за специфики работы на непрерывно действующих предприятиях и в отдельных производствах, цехах, участках, отделениях и на некоторых видах работ не может быть соблюдена установленная для определенной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени. При таких условиях по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации допускается введение подытоженного учета рабочего времени (ст. 61 КЗоТ). Например, при организации труда охранников, диспетчеров аварийных служб, рабочих на производствах, которые работают круглосуточно и т. п.

Порядок и условия применения подытоженного учета рабочего времени приведены в Методрекомендациях № 138*.

* Методические рекомендации по применению подытоженного учета рабочего времени, утвержденные приказом Минтруда от 19.04.2006 № 138.

При подытоженном учете работа работников регулируется графиками работы (сменности). Графики работы (сменности) разрабатываются таким образом, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период не превышала нормального числа рабочих часов, предусмотренного ст. 50 и 51 КЗоТ. Если же работодатель в период действия военного положения увеличил продолжительность рабочего времени для работников, занятых на объектах критической инфраструктуры, в соответствии с ч. 1 ст. 6 Закона № 2136*, то графики разрабатываем с учетом такой увеличенной нормы.

* Закон Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-ІХ.

Таким образом,

Какой же продолжительности может быть учетный период? Его устанавливают в коллективном договоре, и он может быть равен, в частности, месяцу, кварталу, полугодию, году и т. п.

При подытоженном учете работодатель с начала учетного периода по каждому работнику ежедневно нарастающим итогом ведет учет отработанного рабочего времени. После окончания учетного периода определяет правовые последствия проведенного учета: соблюдение установленной нормы рабочего времени в учетном периоде, наличие часов, отработанных сверх установленной нормы.

В соответствии с п. 10 Методрекомендаций № 138

В случае, когда учетный период равен месяцу, работнику ежемесячно начисляют все зарплатные выплаты, в том числе и оплату сверхурочных часов при их наличии. Если учетный период больше месяца (квартал, полугодие, год и т. п.), то сверхурочные часы подсчитывают и оплачивают вместе с зарплатой за последний месяц учетного периода.

Если же работник с подытоженным учетом рабочего времени увольняется до окончания учетного периода, то сверхурочные часы подсчитывают и оплачивают при увольнении (см. письмо Минсоцполитики от 04.03.2019 № 248/0/206-19).

Итак, сначала поговорим о том, как правильно определить количество сверхурочных часов.

Подсчитываем сверхурочные часы

Общее количество сверхурочных часов за учетный период равно разнице между фактически отработанным временем и нормой часов за этот период (абзац третий п. 12 Методрекомендаций № 138). Поэтому действуем так.

Шаг 1. Определяем общее количество фактически отработанных часов за учетный период. Это просто, подсчитываем их по табелю учета рабочего времени.

Шаг 2. Определяем норму рабочего времени за учетный период. Здесь есть секрет, о котором расскажем ниже ☺.

Шаг 3. Сравниваем количество фактически отработанных часов за учетный период с нормой часов за этот период. Если количество фактически отработанных часов превышает норму, имеем сверхурочные часы.

Но вернемся к норме рабочего времени, о которой говорили в шаге 2. Ее определяем в зависимости от того, полностью ли отработан учетный период.

Учетный период отработан полностью. Если работник отработал учетный период полностью, то норма часов равна календарной норме рабочего времени за учетный период (см. пример 1).

По общему правилу календарную норму рабочего времени за учетный период рассчитывают по календарю:

— или 5-дневной рабочей недели с равной продолжительностью каждого рабочего дня и сокращением накануне праздничных и нерабочих дней (при их наличии) на 1 час и с выходными днями в субботу и воскресенье;

— или 6-дневной рабочей недели и 7-часового рабочего дня (или соответствующего сокращенного рабочего дня) с сокращением накануне выходных дней рабочего времени до 5 часов, а накануне праздничных и нерабочих дней (при их наличии) — на 1 час.

Выбранный вариант расчета календарной нормы надо зафиксировать в колдоговоре и использовать при составлении графиков работы (сменности).

Учетный период отработан не полностью. Если работник в учетном периоде был освобожден от выполнения трудовых обязанностей в связи с отпуском, выполнением государственных или общественных обязанностей, временной нетрудоспособностью и т. п., то для подсчета сверхурочных часов нормой рабочего времени за учетный период считают не календарную, а расчетную норму рабочего времени (п. 12 Методрекомендаций № 138, письмо Минсоцполитики от 02.07.2018 № 1139/0/101-18/28). Аналогично действуют и в случае, когда работник принят на работу в течение учетного периода или он увольняется до окончания учетного периода и из-за этого такой работник не отработал учетный период полностью.

Расчетную норму находим так: из календарной нормы продолжительности рабочего времени, рассчитанной по соответствующему календарю 5- или 6-дневной рабочей недели, исключаем время, когда работник отсутствовал по этому же календарю (см. пример 2).

Рассмотрим на примерах.

Количество фактически отработанных часов в учетном периоде (II квартале 2023 года) по условиям примера — 526.

Поскольку учетный период отработан работником полностью, то для подсчета сверхурочных часов используем календарную норму рабочего времени за учетный период — 520 часов.

Количество сверхурочных часов составит: 526 - 520 = 6 (ч).

Количество фактически отработанных часов в учетном периоде — июне 2023 года в соответствии с условиями примера — 143 часа.

В связи с тем, что работник в учетном периоде был освобожден от выполнения трудовых обязанностей, то для подсчета сверхурочных часов надо определить расчетную норму рабочего времени.

Согласно табелю работник в июне пропустил 3 рабочих дня (26, 29, 30 июня) и не отработал 33 часа. Однако при определении расчетной нормы не используют ни данных графика выхода на работу, ни данных табеля учета рабочего времени работника. Поскольку календарную норму рабочего времени определяют по календарю 5- или 6-дневной рабочей недели, то и «выкашивать» неотработанное время следует по тому же календарю, по которому считали норму.

По условиям примера, календарная норма рабочего времени была определена по календарю 5-дневной рабочей недели. Период отсутствия работника «накладываем» на этот календарь (см. рис. 2).

По графику 5-дневной рабочей недели на период выполнения работником обязанностей по контракту добровольца теробороны пришлись рабочие дни с 26 по 30 июня по 8 часов каждый (всего 40 часов). Поэтому с учетом времени, не отработанного работником в учетном периоде, расчетная норма на учетный период — июнь 2023 года равна: 176 - 40 = 136 (ч).

Количество сверхурочных часов за учетный период составляет: 143 - 136 = 7 (ч).

Есть ли какие-то ограничения по количеству сверхурочных работ? В соответствии со ст. 65 КЗоТ сверхурочные работы не должны превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в году. Однако на период действия военного положения это ограничение отменено (ч. 6 ст. 6 Закона № 2136). Однако работодатель и в дальнейшем должен вести учет таких работ по каждому работнику.

С вычислением количества сверхурочных работ определились. Переходим к разговору об их оплате.

Оплачиваем сверхурочные

Порядок оплаты сверхурочных часов во время войны не подвергся изменениям. Поэтому работу в сверхурочное время оплачивают следующим образом (ст. 106 КЗоТ):

— при почасовой оплате труда (установлены оклад, тарифная ставка (месячная или часовая) — в двойном размере часовой ставки;

— при сдельной системе оплаты труда выплачивают доплату в размере 100 % тарифной ставки работника соответствующей квалификации, оплату труда которого осуществляют по почасовой системе, за все отработанные сверхурочные часы.

Самый легкий вариант исчисления оплаты сверхурочных, безусловно, в случае установления работнику часовой тарифной ставки. В таком случае берем ее размер на конец учетного периода, умножаем на 2 и на количество сверхурочных часов. Все! Сумму оплаты сверхурочной работы определили.

А вот если работнику установлена месячная тарифная ставка или оклад, то для того, чтобы определить часовую ставку, нужно учесть еще и продолжительность учетного периода.

Учетный период — месяц. В таком случае часовую тарифную ставку находим, разделив оклад / месячную тарифную ставку на календарную норму продолжительности рабочего времени в том месяце (учетном периоде), за который определяем оплату сверхурочных часов.

Для оплаты сверхурочных часов рассчитаем часовую тарифную ставку:

6500 : 176 = 36,93 (грн/ч).

Оплата сверхурочных часов равна:

36,93 х 2 х 11 = 812,46 (грн).

Обратите внимание! У работника оклад (6500 грн) ниже минзарплаты, действующей в июне 2023 года (6700 грн). Однако

Учетный период превышает месяц. Если учетный период превышает месяц, то для определения часовой ставки для оплаты сверхурочных часов действуем следующим образом (см. письмо Минсоцполитики от 04.03.2019 № 248/0/206-19).

Шаг 1. Рассчитываем среднемесячное число часов за учетный период. Для этого надо разделить календарную норму рабочего времени за учетный период на количество месяцев в учетном периоде.

Шаг 2. Оклад (месячную тарифную ставку) работника, установленный в последнем месяце учетного периода, делим на среднемесячное количество часов за учетный период и находим часовую ставку.

Рассчитаем среднемесячное число часов за учетный период — 1-е полугодие 2023 года. Для этого календарную норму, установленную на этот период, делим на 6 (количество календарных месяцев в учетном периоде):

1040 : 6 = 173,33 (ч/мес.).

Часовая тарифная ставка равна:

10000 : 173,33 = 57,69 (грн/ч),

Количество сверхурочных часов за учетный период:

1084 - 1040 = 44 (ч).

Сумма оплаты сверхурочных часов за учетный период:

44 х 2 х 57,69 = 5076,72 (грн).

Уверены, что закрытие учетного периода не будет представлять для вас особых трудностей.