Витрати на відрядження без чека РРО

Ситуація до 1 квітня

За відсутності фіскального чека РРО/ПРРО фіскали зазвичай не підтверджували право на компенсацію підзвітним особам видатків, здійснених під час відряджень та інших виробничих завдань, а також відображення таких витрат в обліку платника.

І особливо це відбувалось у тих випадках, коли продавець (у тому числі ФОП) сам приймає гроші і зобов’язаний проводити цей розрахунок через РРО/ПРРО. Адже тоді він має видати/надіслати підзвітній особі саме фіскальний чек РРО/ПРРО. З цієї причини фіскали будь-який інший документ продавця (квитанцію, товарний чек тощо) вважають не розрахунковим/не підтвердним. Тому такі відшкодовані за авансовим звітом з «неналежними» документами суми на перевірках за періоди до 01.04.2023 вони можуть розцінити як надміру витрачені підзвітною особою кошти із можливими податковими наслідками. Як мінімум: оподаткування згідно з п. 170.9 ПКУ таких сум ПДФО з бази, розрахованої з використанням натурального коефіцієнта з п. 164.5 ПКУ*, плюс ВЗ!

* Для ставки ПДФО 18 % натуркоефіцієнт складає 1,219512!

Ми категорично не підтримуємо такий фіскальний підхід. Адже

Щодо інших витрат та інших випадків, то ми вважали і вважаємо, що оскільки у минулій редакції п.п. 170.9.1 ПКУ мова йшла про «документально підтверджені» витрати, без конкретизації обов’язковості такого підтвердження саме розрахунковими документами (окрім придбання транспортних квитків) та ще й відповідної форми, підзвітні витрати можуть підтверджувати й інші документи, окрім розрахункових: рахунки, акти, накладні тощо.

Детальніше щодо цього читайте у статті «Квитанція від ФОП замість чека РРО: чи можна долучати до авансового звіту» // «Податки & бухоблік», 2022, № 15.

Які правила діють з 1 квітня

З 1 квітня цього року завдяки Закону України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо платіжних послуг» від 12.01.2023 № 2888-IX норми основного «надміру-витратного» п. 170.9 ПКУ зазнали серйозних змін. Зокрема, значно змінені були й ті норми його п.п. 170.9.1, які стосувались підтвердних документів.

Але там і тепер усе так само зазначається, що згадані у абзаці другому п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ витрати на відрядження, не є об’єктом оподаткування ПДФО у підзвітних осіб лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

Список підтвердних документів. А от далі в оновленій нормі перераховані підтвердні документи, список яких доволі відрізняється від того, який був до згаданих змін:

— транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);

— документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;

— документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

— документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

— інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Хоча цей перелік у нормі прив’язано саме до витрат на відрядження, вважаємо, що на нього (на відповідну його частину) слід орієнтуватись і для підтвердження витрачань коштів, отриманих під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, про які йде мова у п.п. «б» п.п. 170.1.9 ПКУ.

У п. 20 касового Положення**, що присвячений поданню підзвітними особами звіту до бухгалтерського підрозділу підприємства, теж мова йде про подання звіту з підтвердними документами про використання коштів за призначенням. Тож для виконання цієї пов’язаної з підзвітом норми з 01.04.2023 також актуальний саме цей новий список з ПКУ.

** Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148.

Щодо складових списку.

1. Транспортні. Спочатку зазначимо, що тепер серед «підтверджуючих» розрахункові документи вже не згадуються навіть щодо придбання транспортних квитків! А також там вже не згадується і посадковий талон…

2. Житлові. Що стосується послуг з розміщення та проживання фізичних осіб, про які дуже часто нас питають, то у списку мова йде просто про «документи, отримані від осіб, які надають послуги». І там не зазначено, що це обов’язково має бути фіскальний чек РРО/ПРРО. Гадаємо, за таким формулюванням достатньо будь-якого документа: рахунка готелю-мотелю з поміткою «сплачено» або квитанції, службового чи товарного чека… Звісно, якщо ви не бажаєте сильно чубитися із фіскалами на перевірках, то краще фіскальний чек мати. Але коли його не буде, то це теж не привід одразу оподатковувати витрачені суми чи вимагати від відрядженого повернення таких сум. Бо тут роль підтверджувальних можуть «виконати» й інші документи…

Звісно, це стосується й витрат, здійснених відрядженими за кордоном. Наприклад, нас питали, чи вистачить для підтвердження витрат за відсутності фіскального чека інвойсу та контракту на оренду житла за кордоном? Спираючись на складові нового списку, вважаємо, що вистачить. Адже відряджений буде мати документи, отримані від особи, що надавала послуги з розміщення (інвойс та контракт). І згадані документи явно зможуть засвідчити вартість витрат. Якщо сплата була за допомогою платіжного інструмента (картки), то можна ще додати виписку чи відомості з відповідного рахунку. Тоді питань у фіскалів щодо таких витрат не має бути взагалі.

Якщо ж виникатимуть проблеми з фіскалами при перевірці періодів як до 1 квітня цього року, так і після, посилайтеся додатково на постанову П’ятого апеляційного адмінсуду від 25.01.2022 у справі № 540/356/19. Там судді щодо витрат на проживання не погодились із підходом фіскалів (які вимагали наявності саме фіскального чека), підтримали госпсуб’єкта і зазначили, що фіскальний чек не є єдиним документом, який підтверджує оплату готельних послуг.

3. Карткові оплати. Що стосується витрат, здійснених із застосуванням електронних платіжних інструментів, зокрема платіжних карток, то тут тепер конкретизовано, що необхідні виписки та/або відомості з рахунку, до якого емітована (прив’язана) конкретна платіжна картка. Тож, наприклад, при сплаті карткою за послуги, роботи тощо через термінал наявність фіскального чека у підзвітної особи не обов’язкова — вистачить виписки/відомості з карт-рахунку.

4. Інші документи. Зверніть увагу, що

Звісно, якщо послуги сплачувалися саме готівкою, дуже бажано, щоб такі документи підтверджували й сам факт сплати (наприклад, мали відповідний штамп або запис/підпис щодо отримання коштів).

Витратне. При цьому не забувайте також і про те, що підтвердні документи (у тому числі електронні) мають відповідати усім вимогам до первинних документів, які встановлені в ст. 9 Закону про бухоблік* та Положенні № 88** — мати необхідні ознаки і реквізити. Зокрема, документи українських госпсуб’єктів мають були складені українською мовою. Визнання відповідних документів первинними в першу чергу важливе саме для відображення їх у обліку госпсуб’єкта та віднесення їх сум до витрат.

* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.

** Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88.

Отже, на нашу думку, після унесених до п. 170.9 ПКУ змін ситуація з витратно-підтвердними документами стала більш лояльною / менш фіскальною.