Правила регистрации НН/РК установлены в Порядке ведения ЕРНН, утвержденном ПКМУ от 20.12.2010 № 1246. Для нашего вопроса интересен п. 10 этого документа. В соответствии с ним в ЕРНН принимаются НН/РК с наложением:
— КЭП главного бухгалтера (бухгалтера) или руководителя (при отсутствии у поставщика (продавца) должности бухгалтера);
— КЭП другого лица, которому делегировано право подписи НН/РК*.
* Кроме того, необходимо наложение квалифицированной электронной печати (в случае ее наличия).
При этом согласно п. 12 после поступления НН/РК система в автоматическом режиме проверят действительность КЭП, порядок ее наложения и наличия права подписи должностным лицом плательщика таких НН/РК. Судя по всему, на этом этапе в общем случае НН/РК, составленная одним лицом, но подписанная другим, принята не будет. То есть полномочия должностного лица проверяются на момент составления НН/РК и на момент подписания.
В вашем случае, судя по всему, право подписи другому лицу до увольнения главного бухгалтера не делегировали. Поэтому второй из приведенных выше вариантов рассматривать не будем.
Особенность подписания НН/РК главным бухгалтером (бухгалтером) или директором (если нет должности бухгалтера) в том, что они могут это делать, так сказать, по умолчанию, невзирая на делегирование им права подписи НН. Единственное, что в таком случае в самих НН/РК в поле «Посадова (уповноважена) особа» надо указать фамилию и имя главбуха (или директора), то есть лица, подпись которого и будет проставляться в НН/РК.
В нашем случае изменился бухгалтер. Подписать НН/РК, составленные старым бухгалтером, новый не может. На момент возникновения налоговых обязательств он еще не работал на предприятии. Поэтому проставить свое имя и фамилию в таких НН он не может.
В такой ситуации считаем, что эти НН/РК может попытаться подписать директор. Ведь как мы выяснили выше, он стоит как бы «над» делегированием права подписи.
Какие могут быть негативные последствия, если НН/РК будет зарегистрирована за подписью директора (при наличии должности бухгалтера)? На наш взгляд, их нет. И вопрос здесь уже переходит в плоскость налогового кредита покупателя: могут ли налоговики вырезать его?
В свое время налоговики отвечали на вопрос несоответствия имени и фамилии лица, составившего НН и подписавшего ее (БЗ 101.13):
«…несоответствие электронной подписи, налагаемой на НН при ее регистрации в ЕРНН, собственного имени и фамилии лица, составившего НН, не может быть единственным основанием для непризнания налогового кредита по такой НН».
Правда, с 23.04.2021 эта консультация считается не действующей. Но на суть данного вопроса это повлиять никак не должно. Ведь ее отмена была вызвана изменениями в Порядок ведения ЕРНН, а не с формированием НК покупателя. У нас же ситуация еще более однозначная: НН/РК и составило, и подписало одно и то же лицо — директор.
А вообще в таких случаях во избежание неприятностей обычно поступают так. Перед увольнением главбуха:
— по возможности подписывают все НН/РК его подписью, даже если не наступили предельные сроки регистрации;
— делегируют полномочия по подписи НН/РК другому работнику плательщика, и уже он составляет и подписывает НН/РК даже после увольнения главбуха.
