Правила реєстрації ПН/РК установлені в Порядку ведення ЄРПН, затвердженому КМУ від 20.12.2010 № 1246. Для нашого питання цікавий п. 10 цього документа. Відповідно до нього в ЄРПН приймаються ПН/РК з накладенням:
— КЕП головного бухгалтера (бухгалтера) або керівника (за відсутності в постачальника (продавця) посади бухгалтера);
— КЕП іншої особи, якій делеговано право підпису ПН/РК*.
* Крім того, потрібне накладення кваліфікованої електронної печатки (у разі її наявності).
При цьому згідно з п. 12 після надходження ПН/РК система в автоматичному режимі перевірить дійсність КЕП, порядок її накладення та наявність права підпису посадовою особою платника таких ПН/РК. Судячи з усього, на цьому етапі в загальному випадку ПН/РК, складена однією особою, але підписана іншою, прийнята не буде. Тобто повноваження посадової особи перевіряються на момент складання ПН/РК і на момент підписання.
У вашому випадку, судячи з усього, право підпису іншій особі до звільнення головного бухгалтера не делегували. Тому другий з наведених вище варіантів розглядати не будемо.
Особливість підписання ПН/РК головним бухгалтером (бухгалтером) або директором (якщо немає посади бухгалтера) в тому, що вони можуть це робити, так би мовити, за мовчазною згодою, незважаючи на делегування ним права підпису ПН. Єдине, що в такому разі в самих ПН/РК у полі «Посадова (уповноважена) особа» потрібно зазначити прізвище та ім’я головбуха (чи директора), тобто особи, підпис якої і проставлятиметься в ПН/РК.
У нашому випадку змінився бухгалтер. Підписати ПН/РК, складені старим бухгалтером, новий не може. На момент виникнення податкових зобов’язань він ще не працював на підприємстві. Тому проставити своє ім’я і прізвище в таких ПН він не може.
У такій ситуації вважаємо, що ці ПН/РК може спробувати підписати директор. Адже як ми з’ясували вище, він стоїть ніби «над» делегуванням права підпису.
Які можуть бути негативні наслідки, якщо ПН/РК буде зареєстрована за підписом директора (за наявності посади бухгалтера)? На наш погляд, їх немає. І питання тут уже переходить у площину податкового кредиту покупця: чи можуть податківці викосити його?
Свого часу податківці відповідали на питання невідповідності імені та прізвища особи, яка склала ПН і підписала її (БЗ 101.13):
«…невідповідність електронного підпису, що накладається на ПН при її реєстрації в ЄРПН,, власного ім’я та прізвища особи, яка склала ПН, не може бути єдиною підставою для невизнання податкового кредиту за такою ПН».
Щоправда, з 23.04.2021 ця консультація вважається недіючою. Але на суть цього питання це вплинути ніяк не повинно. Адже її скасування було викликане змінами до Порядку ведення ЄРПН, а не з формуванням ПК покупця. У нас же ситуація ще однозначніша: ПН/РК і склала, і підписала одно і та сама особа — директор.
А взагалі в таких випадках, щоб уникнути неприємностей, зазвичай роблять так. Перед звільненням головбуха:
— по можливості підписують усі ПН/РК його підписом, навіть якщо не настали граничні строки реєстрації;
— делегують повноваження щодо підпису ПН/РК іншому працівникові платника, і вже він складає і підписує ПН/РК навіть після звільнення головбуха.
