По нашему мнению, это вполне возможно. Кроме того, считаем, можно выдать еще и дополнительные денежные средства под отчет, если остатка первого аванса маловато для покрытия всех прогнозируемых расходов во второй командировке. Объясним подробнее.
Зачисление остатка аванса. Прямого запрета в отношении этого действующее законодательство не содержит. Новой редакцией Порядка № 841* предусмотрено, что при наличии избытка израсходованных средств (то есть остатка аванса) их сумма
должна быть возвращена в кассу или зачислена на счет лица, которое их выдало, до или при подаче авансового отчета
Если же отчет не подается, поскольку для этого отсутствуют основания, то в общем случае вернуть неиспользованный остаток нужно до окончания месяца, следующего за месяцем завершения командировки.
Попутно напомним, что подавать авансовый отчет теперь надо только в случае (п.п. 170.9.4 НКУ):
1) возникновения налогооблагаемого дохода;
2) наличных расчетов, кроме случая, когда использованная наличность не превысила сумму положенных работнику суточных.
Таким образом,
если на дату завершения второй командировки срок возврата остатка первого аванса еще не наступит, такой остаток можно зачесть в счет аванса на вторую командировку
Обратите внимание! В нашей ситуации срок возврата остатка первого аванса приходится на:
— 30.09.2023, если работник не обязан подать авансовый отчет;
— дату подачи авансового отчета, если его подачи требует п.п. 170.9.4 НКУ.
И еще одно. Есть смысл авансовые отчеты по первой и второй командировкам составлять и подавать одновременно в сроки, установленные для первой командировки. Вместе с тем если авансовые отчеты работник подаст, а средства не вернет, то формально нарушит Порядок № 841, но за такое нарушение ответственность не установлена. Поэтому фактически у работника есть возможность разобраться с остатком средств до конца месяца, следующего за месяцем, в котором завершена первая командировка, то есть до 30.09.2023.
Как заполнить авансовые отчеты, если они таки должны быть составлены по предписаниям п.п. 170.9.4 НКУ? В таком случае:
— при заполнении отчета за первую командировку в графе «Залишок» подотчетное лицо указывает «300, 00», а в графе «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі _________ грн, коп. касовий ордер / платіжна інструкція» бухгалтер должен проставить прочерки;
— при заполнении отчета за вторую командировку в графе «Залишок попереднього авансу» подотчетное лицо должно проставить «300,00».
Выдача аванса на вторую командировку. Подобные вопросы возникали и раньше (см., например, статью «Командировки: аванс на вторую без отчета за первую» // «Налоги & бухучет», 2016, № 41). А все из-за того, что издавна во всех «кассовых» Положениях был
прямой запрет выдавать подотчетному лицу наличность под отчет без подачи отчетности им в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы
Сейчас он содержится в п. 19 Положения № 148*.
Более того! За игнорирование этой нормы в свое время грозил штраф согласно Указу Президента Украины от 12.06.95 № 436/95 — в размере 25 % неправомерно выданных под отчет сумм.
На сегодня указанный Указ утратил силу. А
каких-то других штрафных санкций за выдачу работнику наличности без предварительной подачи отчетности за ранее полученные подотчетные средства законодательство не предусматривает
Поэтому финансовых потерь по этой причине можно не бояться.
Если для вас этот аргумент является главным, дальше можете не читать. А для тех, кто хочет знать все аргументы, почему выдача дополнительной суммы средств на вторую командировку не противоречит действующему законодательству, продолжим.
При внимательном прочтении п. 19 Положения № 148 бросается в глаза, что главным условием выдачи новых подотчетных средств является подача отчетности в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы. При этом подача отчетности за полученную под отчет или на командировку наличность осуществляется в соответствии с законодательством Украины (последний абзац п. 19 Положения № 148).
В связи с этим заметим, что с 01.04.2023 установлены новые сроки подачи авансового отчета. В общем случае — до окончания месяца, следующего за месяцем завершения командировки (п.п. 170.9.3 НКУ). Если же работник осуществлял расчеты с использованием платежных инструментов (их реквизитов) и списание средств состоялось после даты окончания командировки, этот срок продлевается еще на месяц. При этом случаи обязательной подачи авансового отчета прописаны в п.п. 170.9.4 НКУ (см. выше).
В совокупности это и есть установленный законодательством порядок подачи отчетности за полученную под отчет или на командировку наличность, о котором упоминается в последнем абзаце п. 19 Положения № 148.
Так вот, на наш взгляд, предусмотренный п. 19 Положения № 148
запрет выдачи наличных средств применяется в случае, если работник нарушил установленный законодательством порядок подачи отчета за ранее полученные под отчет суммы. Если же на момент повторной выдачи такой порядок не нарушен, то никаких препятствий для выдачи новых средств под отчет быть не должно
Именно так в аналогичной ситуации с выплатой аванса на одну командировку частями подходил к этому вопросу Нацбанк (см. письмо НБУ от 15.03.2007 № 11-113/981-2658).
Следовательно, если работнику дополнительно будут выданы наличные средства на вторую командировку, то факт такой выдачи нельзя считать нарушением запрета, установленного п. 19 Положения № 148, поскольку еще не наступил срок подачи авансового отчета за ранее полученные средства, установленный п.п. 170.9.3 НКУ (в нашей ситуации он тоже приходится на 30.09.2023). Если при этом будет составляться авансовый отчет, то:
— при заполнении отчета за первую командировку следует действовать аналогично (см. выше);
— при заполнении отчета за вторую командировку в графе «Залишок попереднього авансу» подотчетное лицо должно проставить «300,00», а в графе «Одержано (від кого, № та дата)» указать реквизиты документа, согласно которому выдавался аванс на вторую командировку, и проставить его сумму.
