На нашу думку, це цілком можливо. Крім того, вважаємо, можна видати ще й додаткові грошові кошти під звіт, якщо залишку першого авансу замало для покриття всіх прогнозованих витрат у другому відрядженні. Пояснимо детальніше.
Зарахування залишку авансу. Прямої заборони щодо цього чинне законодавство не містить. Новою редакцією Порядку № 841* передбачено, що за наявності надміру витрачених коштів (тобто залишку авансу) їх сума
має бути повернена до каси або зарахована на рахунок особи, що їх видала, до або при поданні авансового звіту
Якщо ж звіт не подається, оскільки для цього відсутні підстави, то у загальному випадку повернути невикористаний залишок потрібно до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження.
Принагідно нагадаємо, що подавати авансовий звіт тепер треба лише в разі (п.п. 170.9.4 ПКУ):
1) виникнення оподатковуваного доходу;
2) готівкових розрахунків, крім випадку, коли використана готівка не перевищила суму належних працівнику добових.
Таким чином,
якщо на дату завершення другого відрядження строк повернення залишку першого авансу ще не настане, такий залишок можна зарахувати в рахунок авансу на друге відрядження
Зверніть увагу! В нашій ситуації строк повернення залишку першого авансу припадає на:
— 30.09.2023, якщо працівник не зобов’язаний подати авансовий звіт;
— дату подання авансового звіту, якщо його подання вимагає п.п. 170.9.4 ПКУ.
І ще одне. Є сенс авансові звіти за першим і другим відрядженням складати і подавати одночасно в строки, встановлені для першого відрядження. Разом з тим якщо авансові звіти працівник подасть, а кошти не поверне, то формально порушить Порядок № 841, але за таке порушення відповідальність не встановлена. Тож фактично у працівника є можливість розібратися з залишком коштів до кінця місяця, наступного за місяцем, у якому завершено перше відрядження, тобто до 30.09.2023.
Як заповнити авансові звіти, якщо вони таки мають бути складені за приписами п.п. 170.9.4 ПКУ? У такому разі:
— при заповненні звіту за перше відрядження у графі «Залишок» підзвітна особа вказує «300,00», а в графі «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі _________ грн, коп. касовий ордер / платіжна інструкція» бухгалтер має проставити прокреслення;
— при заповненні звіту за друге відрядження у графі «Залишок попереднього авансу» підзвітна особа має проставити «300,00».
Видача авансу на друге відрядження. Подібні запитання виникали й раніше (див., наприклад, статтю «Відрядження: аванс на друге без звіту за перше» // «Податки & бухоблік», 2016, № 41). А все через те, що здавна у всіх «касових» Положеннях була
пряма заборона видавати підзвітній особі готівку під звіт без звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми
Зараз вона міститься в п. 19 Положення № 148*.
Ба більше! За ігнорування цієї норми свого часу загрожував штраф згідно з Указом Президента України від 12.06.95 № 436/95 – у розмірі 25 % неправомірно виданих під звіт сум.
На сьогодні зазначений Указ втратив чинність. А
якихось інших штрафних санкцій за видачу працівникові готівки без попереднього звітування за раніше отримані підзвітні кошти законодавство не передбачає
Тож фінансових втрат з цієї причини можна не боятися.
Якщо для вас цей аргумент є головним, далі можете не читати. А для тих, хто хоче знати всі аргументи, чому видача додаткової суми коштів на друге відрядження не суперечить чинному законодавству, продовжимо.
При уважному прочитанні п. 19 Положення № 148 впадає в око, що головною умовою видачі нових підзвітних коштів є звітування у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми. При цьому звітування за одержану під звіт або на відрядження готівку здійснюється відповідно до законодавства України (останній абзац п. 19 Положення № 148).
У зв’язку з цим зауважимо, що з 01.04.2023 встановлено нові строки подання авансового звіту. У загальному випадку — до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження (п.п. 170.9.3 ПКУ). Якщо ж працівник здійснював розрахунки з використанням платіжних інструментів (їх реквізитів) і списання коштів відбулося після дати закінчення відрядження, цей строк продовжується ще на місяць. При цьому випадки обов’язкового подання авансового звіту прописані в п.п. 170.9.4 ПКУ (див. вище).
У сукупності це і є встановлений законодавством порядок звітування за одержану під звіт або на відрядження готівку, про який згадується в останньому абзаці п. 19 Положення № 148.
Так от, на наш погляд, передбачена п. 19 Положення № 148
заборона видачі готівкових коштів застосовується у разі, якщо працівник порушив установлений законодавством порядок подання звіту за раніше отримані під звіт суми. Якщо ж на момент повторної видачі такий порядок не порушено, то жодних перешкод для видачі нових коштів під звіт бути не повинно
Саме так у аналогічній ситуації з виплатою авансу на одне відрядження частинами підходив до цього питання Нацбанк (див. лист НБУ від 15.03.2007 № 11-113/981-2658).
Отже, якщо працівникові додатково буде видано готівкові кошти на друге відрядження, то факт такої видачі не можна вважати порушенням заборони, встановленої п. 19 Положення № 148, оскільки ще не настав строк подання авансового звіту за раніше отриманими коштами, установлений п.п. 170.9.3 ПКУ (в нашій ситуації він теж припадає на 30.09.2023). Якщо при цьому складатиметься авансовий звіт, то:
— при заповненні звіту за перше відрядження слід діяти аналогічно (див. вище);
— при заповненні звіту за друге відрядження у графі «Залишок попереднього авансу» підзвітна особа має проставити «300,00», а в графі «Одержано (від кого, № та дата)» зазначити реквізити документа, згідно з яким видавався аванс на друге відрядження, і проставити його суму.
