Ремонт помещения собственными силами: документальное оформление списания материалов

Соблюдать ли строительные нормы

Что касается соблюдения строительных норм, то Сметными нормами Украины в строительстве «Наставление по определению стоимости строительства»* (далее — Наставление) определено, что:

* Утвержденные приказом Министерства развития громад и территорий Украины от 01.11.2021 № 281.

— во-первых, они не распространяются на текущие ремонты здания, а применяются для определения стоимости нового строительства, реконструкции, капитального ремонта домов, зданий и сооружений любого назначения, их комплексов и частей, линейных объектов инженерно-транспортной инфраструктуры, а также реставрации памяток архитектуры и градостроения;

— во-вторых,

Если же эти работы осуществляются за счет других источников (не за государственные средства), то, как определено Наставлением, его применение обусловливается договором.

Поскольку в нашем случае речь идет о текущем ремонте здания собственными силами, который осуществляется не за государственные средства, то нет обязанности соблюдать нормы, определенные Наставлением.

Формы № КБ-2В, № КБ-3

Что касается форм № КБ-2В (Акт приема выполненных строительных работ) и КБ-3 (Справка о стоимости выполненных строительных работ и расходах), то

Поскольку:

1) их формы (приложение 36 и приложение 37 к Наставлению) предусматривают, что они применяются, если строительные работы осуществляются по договору (есть заказчик и подрядчик);

2) обязательными эти формы являются, только если строительные работы осуществляются за счет государственных средств (то есть когда является обязательной для применения Наставление). В иных случаях они применяются, если ссылка на них содержится в договоре;

3) они не обязательны для использования, если речь идет о текущем ремонте.

Каким же образом в таком случае документировать ремонт помещения собственными силами?

Документирование ремонта помещения собственными силами

Сразу скажем: конкретного четко определенного списка документов нет. Поэтому ориентируемся, на что будут обращать внимание налоговики. А будет интересовать их подтверждение того, что ремонт в действительности был (а не только отражен «на бумаге»), и что списанные на него материалы действительно использованы для такого ремонта. А следовательно, нужны документы, которые это будут подтверждать. Какие именно это документы?

На практике используют следующие.

1. Дефектный акт. По сути, это документ, которым фиксируется необходимость ремонта и объемы работ, которые необходимо провести. Стоит сказать, что

То есть, в принципе, его можно и не составлять. Но желательно, чтобы такой (или ему подобный) документ все же был. Это нужно для того, чтобы доказать, что действительно была потребность в ремонте.

Не обязательно, чтобы это был именно документ с названием «Дефектный акт». Какой это будет документ, определяет предприятие. Это может быть Акт обследования основных средств или даже служебная записка ответственного работника.

2. Локальная смета. Это документ, в котором будут определены объемы (количество) необходимых материалов, работ для ремонта и приблизительная их стоимость. Опять же, этот документ не является обязательным, но желательно, чтобы он был.

При этом стоит обратить внимание, что, как показывает практика, налоговики могут сверить фактический объем списанных на ремонт материалов с тем, который определен в локальной смете (или дефектном акте). И если фактические расходы значительно превысили «план», то у налоговиков могут быть вопросы. Но отметим, что требовать точного соответствия объема расходов с тем, который определен в локальной смете, налоговики не имеют права. Ведь локальная смета — это внутренний документ предприятия (который не является первичным) с «плановыми» (приблизительными) показателями.

Что касается норм расхода материалов (если, например, у налоговиков будут претензии в отношении их перерасхода), то здесь можно ориентироваться на нормы, которые указаны производителем на этикетке, сколько, например, материала нужно на 1 м² площади.

3. Приказ о проведении ремонтных работ. В принципе, тоже не обязательный документ, но желательно его иметь.

При этом налоговиков может заинтересовать и то, могут ли такие работники (по своей квалификации) выполнять такие работы. Если это работы «простые» (например, окрашивание стен), то можно ссылаться на то, что такую работу может выполнять почти любой работник.

4. Накладная-требование на внутреннее перемещение материалов. Передачу строительных материалов для ремонта можно зафиксировать накладной на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (аналог отмененной типовой формы № М-11) или другим подобным документом. Такой документ не является основанием для списания стройматериалов, переданных ответственному лицу для выполнения ремонтных работ, а лишь подтверждает их передачу для ремонта. Ведь на момент передачи материалы фактически еще не использованы по назначению.

5. Акт выполненных ремонтных работ. После того, как запланированные ремонте работы выполнены, такой факт подтверждают документально. Какие именно документы это будут, предприятие определяет самостоятельно (внутренними положениями). Это может быть зафиксировано в акте приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (аналог отмененной типовой формы 3 ОЗ-2). Или это может быть составленный комиссией предприятия в произвольной форме Акт выполненных ремонтных работ хозяйственным способом. Главное, чтобы такой документ:

1) содержал все обязательные реквизиты первичного документа;

2) давал возможность идентифицировать, на каком именно объекте проведены работы;

3) содержал перечень выполненных работ, а также сведения о том, какие материалы (в каком количестве) и другие ресурсы использованы; какова стоимость работ, какой характер этих работ (поддержание объекта в рабочем состоянии или улучшение).

Сведения об использованных материалах/ресурсах могут быть зафиксированы как в самом акте, так и в отдельном документе, который прилагается к такому акту. Этот акт будет основанием для списания в бухучете материалов, использованных для ремонта.