Ремонт приміщення власними силами: документальне оформлення списання матеріалів

Чи дотримуватися будівельних норм

Що стосується дотримання будівельних норм, то Кошторисними нормами України у будівництві «Настанова з визначення вартості будівництва»* (далі — Настанова) визначено, що:

* Затверджені наказом Міністерства розвитку громад та територій України від 01.11.2021 № 281.

— по-перше, вони не поширюються на поточні ремонти будівлі, а застосовуються для визначення вартості нового будівництва, реконструкції, капітального ремонту будинків, будівель і споруд будь-якого призначення, їх комплексів та частин, лінійних об’єктів інженерно-транспортної інфраструктури, а також реставрації пам’яток архітектури та містобудування;

— по-друге,

Якщо ж ці роботи здійснюються за рахунок інших джерел (не за державні кошти), то, як визначено Настановою, її застосування обумовлюється договором.

Оскільки в нашому випадку мова йде про поточний ремонт будівлі власними силами, який здійснюється не за державні кошти, то немає обов’язку дотримуватися норм, визначених Настановою.

Форми № КБ-2в, № КБ-3

Що стосується форм № КБ-2в (Акт приймання виконаних будівельних робіт) та КБ-3 (Довідка про вартість виконаних будівельних робіт та витрати), то

Оскільки:

1) їх форми (додаток 36 та додаток 37 до Настанови) передбачають, що вони застосовуються, якщо будівельні роботи здійснюються за договором (є замовник та підрядник);

2) обов’язковими ці форми є, тільки якщо будівельні роботи здійснюються за рахунок державних коштів (тобто коли є обов’язковою для застосування Настанова). В інших випадках вони застосовуються, якщо посилання на них міститься в договорі;

3) вони не обов’язкові для використання, якщо мова йде про поточний ремонт.

Яким же чином у такому разі документувати ремонт приміщення власними силами?

Документування ремонту приміщення власними силами

Одразу скажемо: конкретного чітко визначеного списку документів немає. Тому орієнтуємося, на що будуть звертати увагу податківці. А цікавитиме їх підтвердження того, що ремонт насправді був (а не тільки відображений «на папері»), і що списані на нього матеріали дійсно використані для такого ремонту. А отже, потрібні документи, які це підтверджуватимуть. Які саме це документи?

На практиці використовують такі:

1. Дефектний акт. По суті, це документ, яким фіксується необхідність ремонту та об’єми робіт, які необхідно провести. Варто сказати, що

Тобто, в принципі, його можна і не складати. Але бажано, щоб такий (або йому подібний) документ все ж був. Це потрібно для того, щоб довести, що дійсно була потреба у ремонті.

Не обов’язково, щоб це був саме документ з назвою «Дефектний акт». Який це буде документ, визначає підприємство. Це може бути Акт обстеження основних засобів або навіть службова записка відповідального працівника.

2. Локальний кошторис. Це документ, в якому буде визначено обсяги (кількість) необхідних матеріалів, робіт для ремонту та приблизна їх вартість. Знову ж: цей документ не є обов’язковим, але бажано, щоб він був.

При цьому варто звернути увагу, що, як показує практика, податківці можуть звірити фактичний обсяг списаних на ремонт матеріалів з тим, які визначені в локальному кошторисі (чи дефектному акті). І якщо фактичні витрати значно перевищили «план», то у податківців можуть бути запитання. Але зазначимо, що вимагати точної відповідності обсягу витрат з тим, що визначено в локальному кошторисі, податківці не мають права. Адже локальний кошторис — це внутрішній документ підприємства (який не є первинним) з «плановими» (приблизними) показниками.

Щодо норм витрачання матеріалів (якщо, наприклад, у податківців будуть претензії щодо їх перевитрати), то тут можна орієнтуватися на норми, які зазначені виробником на етикетці, скільки, наприклад, матеріалу потрібно на 1 м² площі.

3. Наказ про проведення ремонтних робіт. У принципі, теж не обов’язковий документ, але бажано його мати.

При цьому податківців може зацікавити і те, чи можуть такі працівники (за своєю кваліфікацією) виконувати такі роботи. Якщо це роботи «прості» (наприклад, фарбування стін), то можна посилатися на те, що таку роботу може виконувати майже будь-який працівник.

4. Накладна-вимога на внутрішнє переміщення матеріалів. Передачу будівельних матеріалів для ремонту можна зафіксувати накладною на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (аналог відміненої типової форми № М-11) або іншим подібним документом. Такий документ не є підставою для списання будматеріалів, переданих відповідальній особі для виконання ремонтних робіт, а лише підтверджує їх передачу для ремонту. Адже на момент передачі матеріали фактично ще не використано за призначенням.

5. Акт виконаних ремонтних робіт. Після того, як заплановані ремонті роботи виконано, такий факт підтверджують документально. Які саме документи це будуть, підприємство визначає самостійно (внутрішніми положеннями). Це може бути зафіксовано в акті приймання-здачі відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів (аналог відміненої типової форми 3 ОЗ-2). Або це може бути складений комісією підприємства у довільній формі Акт виконаних ремонтних робіт господарським способом. Головне, щоб такий документ:

1) містив усі обов’язкові реквізити первинного документа;

2) давав можливість ідентифікувати, на якому саме об’єкті проведені роботи;

3) містив перелік виконаних робіт, а також відомості про те, які матеріали (в якій кількості) та інші ресурси використані; яка вартість робіт, який характер цих робіт (підтримання об’єкта в робочому стані або поліпшення).

Відомості про використані матеріали/ресурси можуть бути зафіксовані як у самому акті, так і в окремому документі, який додається до такого акта. Цей акт буде підставою для списання в бухобліку матеріалів, використаних для ремонту.