Как заполнить Объединенный отчет, если...

Отпускные и доплата до минималки

Вопрос. Работник (основное место работы) находился в ежегодном отпуске с 1 по 24 июля 2024 года. Общая сумма зарплаты за июль с учетом отпускных меньше минимальной зарплаты. За какой месяц (июнь или июль) отражать в Д1 доплату до минимальной зарплаты, если отпускные начислены в июне?

Ответ. На практике обычные предприятия применяют два варианта начисления отпускных. Отпускные начисляют:

вариант 1 — в том месяце, в котором их выплачивают;

вариант 2 — в том месяце, на который приходятся календарные дни отпуска.

Заметим, что Минфин не против применения таких вариантов начисления отпускных (см. письма Минфина от 23.02.2018 № 35220-07-10/5151 и от 13.10.2017 № 35220-07-2/27938).

Независимо от выбранного варианта начисления отпускных, для целей сравнения с минимальной зарплатой суммы отпускных относим к тем месяцам, за дни которых они начислены. Сравнение проводим месяц в месяц.

Это не предусмотрено Порядком заполнения и подачи налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков — физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса, утвержденным приказом Минфина от 13.01.2015 № 4.

Именно поэтому в вопросе, который приведен выше, дополнительную базу начисления ЕСВ (разницу между минимальной зарплатой и фактической базой начисления ЕСВ) определяем в июле 2024 года (то есть в месяце, за который начислены отпускные) и указываем в Д1 за июль ІІІ квартала 2024 года.

Допустим, что работнику (Коваленко Олегу Ивановичу, основное место работы, ставка ЕСВ — 22 %) в июне 2024 года были начислены:

1) зарплата за июнь в сумме 8000 грн и

2) отпускные за июль — 5606,64 грн.

Сумма зарплаты за фактически отработанное время в июле составила 1739,13 грн.

База начисления ЕСВ за июль (5606,64 грн + 1739,13 грн = 7345,77 грн) ниже минималки (8000 грн). Поэтому на разницу между этими величинами (654,23 грн) будет доначислен ЕСВ. Предприятие сформирует сведения на работника в Д1 за июнь ІІ квартала и Д1 за июль ІІІ квартала 2024 года так, как показано на рис. 1.

Премия уволенному

Вопрос. Работник был уволен в феврале 2024 года. В апреле в соответствии с положением о премировании ему была начислена и выплачена премия по итогам работы в І квартале 2024 года. Нужно ли на сумму такой премии начислять ЕСВ? С каким признаком дохода ее отражать в 4ДФ?

Ответ. Начнем с ЕСВ. В случае с начислением зарплатных доходов бывшему работнику после его увольнения с работы (то есть лицу, которое на момент начисления уже не находится с предприятием в трудовых отношениях) важным становится, является ли такая выплата выплатой за отработанное время. Это следует из положений ч. 2 ст. 7 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI (далее — Закон № 2464). Указанной нормой Закона установлено, что для лиц, которым после увольнения с работы начислена заработная плата за отработанное время или согласно решению суда средняя заработная плата за вынужденный прогул, ЕСВ начисляется на сумму, которая определяется путем деления зарплаты, выплаченной по результатам работы, на количество месяцев, за которые она начислена.

Является ли премия, начисленная по итогам работы в І квартале, выплатой за отработанное время*? Конечно, является! Поэтому даже если такая выплата начисляется уже бывшему работнику после его увольнения, ее сумму следует включить в базу начисления ЕСВ.

* Заметим, что выплаты, которые являются оплатой за неотработанное время, перечислены в п.п. 2.2.12 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госстата от 13.01.2004 № 5.

Более того, поскольку эта премия начислена за квартал, то ее сумму распределяем по месяцам, за которые она начислена, как того требует вышеприведенная норма Закона № 2464. Как именно распределяем? Очень просто: делим сумму премии на количество месяцев, за которые она начислена. А вот количество отработанных дней в таких месяцах здесь не важно.

В Д1 за месяц начисления премии формируем на бывшего работника столько строк, на сколько месяцев выплата распределена. При этом в графе:

— 09 указываем «1» — зарплата за отработанное время, которая начислена лицу после увольнения;

— 10 — месяц, на который распределена премия.

Что касается 4ДФ, то в нем выплаты, начисленные бывшим работникам, указываем с признаком дохода «127». На этом настаивают налоговики в разъяснении в 103.25 БЗ.

Допустим, в апреле 2024 года Бондаренко Ивану Петровичу, который был уволен с этого предприятия в феврале 2024 года, начислена премия за І квартал в сумме 20000 грн.

Предприятие укажет в Д1 и 4ДФ за апрель 2024 года сведения о начисленном/выплаченном доходе такому лицу так, как показано на рис. 2.

Приведем объяснение к рис. 2.

Начнем с простого, с 4ДФ. В нем всю сумму премии проставляем в одной строке с признаком «127», поскольку лицо, которому начислена выплата, на момент ее начисления уже не находилось в трудовых отношениях с налоговым агентом.

Д1. В рассматриваемой ситуации премия хотя и квартальная, однако она фактически начислена за 2 месяца, в течение которых работник находился с работодателем в трудовых отношениях. Поэтому ее сумму делим на 2 и в Д1 отражаем двумя строками. Количество дней в трудовых отношениях не имеет значения для целей распределения такой премии.

Обратите внимание! Если бы такая премия начислялась наемному работнику, который находится с работодателем в трудовых отношениях, то ее бы сумму указали в Д1 в общей сумме зарплаты за апрель (месяц начисления). Никакого распределения для целей ЕСВ проводить было бы не нужно.

Работник умер: Д1, Д5 и 4ДФ

Вопрос. Работник умер в июне 2024 года. Однако свидетельство о смерти предоставлено на предприятие его женой только в июле, после чего был проведен окончательный расчет.

В каком квартале отражать информацию о смерти работника в приложениях Объединенного отчета? Дата окончания трудовых отношений в Д5 к этому отчету — это дата смерти или дата издания приказа?

Ответ. В случае смерти работника трудовой договор с ним прекращается на основании п. 8² ч. 1 ст. 36 КЗоТ. Дата прекращения трудового договора — это фактическая дата смерти работника, независимо от того, работал он в этот день или нет.

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора издают после получения копии свидетельства о смерти. Поэтому дата этого приказа может не совпадать с датой прекращения трудовых отношений.

Начнем с приложения 5 (Д5). В нем датой окончания трудовых отношений (графа 10) является дата смерти работника. Информация о прекращении трудовых отношений в связи со смертью работника должна быть указана в Д5 за тот квартал, на который пришлась смерть. В рассматриваемом случае — это Д5 за ІІ квартал 2024 года. Поэтому если работодатель еще не подал Налоговый расчет за этот квартал, он может сразу в Д5 с типом «Звітний» к этому Расчету указать сведения о прекращении трудовых отношений с умершим работником.

Если же отчетность уже подана, то необходимо будет сформировать Налоговый расчет и Д5 к нему с типом:

— «Звітний новий» — если период для подачи отчетности за ІІ квартал еще продолжается;

— «Уточнюючий» — если период для подачи отчетности за ІІ квартал уже прошел.

В таком Д5 с типом «Звітний новий» или «Уточнюючий» формируете строку со сведениями о прекращении трудовых отношений в связи со смертью работника и в графе 20 указываете признак «0» — строка на добавление.

Что касается отражения доходов, начисленных умершему работнику, то их указываете в Д1 и 4ДФ, сформированных за тот месяц отчетного квартала, в котором такие выплаты были фактически начислены. В рассматриваемой ситуации это состоялось в июле 2024 года. Поэтому выплаты, которые начислены при проведении окончательного расчета с умершим работником, будут отражены в Д1 и 4ДФ за июль 2024 года, то есть в отчетности уже за ІІІ квартал.

В Д1 по строке с общей суммой зарплаты и компенсации за неиспользованные дни отпуска (при наличии) проставляем в графе 09 — код типа начислений «1», поскольку начисления проводятся не в месяце, на который пришлась смерть работника, а в графе 10 — месяц (и год), на который пришлась смерть работника.

Например, работник (Андриенко Сергей Петрович, курьер, основное место работы, ставка ЕСВ — 22 %) умер 29.06.2024. Свидетельство о смерти предоставлено его женой 23.07.2024. В этот же день проведен окончательный расчет. Сумма начисленной зарплаты за фактически отработанное время в июне 2024 года и компенсации за неиспользованные дни отпуска составила 28000 грн. Начисленные суммы выплачены жене умершего работника на основании ее заявления 23.07.2024.

Допустим, что предприятие еще не подавало Налоговый расчет за ІІ квартал 2024 года. Тогда информацию о прекращении трудовых отношений с работником в связи с его смертью оно укажет в Д5 за ІІ квартал с типом «Звітний» так, как показано на рис. 3.

А вот сведения о начисленных суммах будут отражены в Д1 и 4ДФ за ІІІ квартал 2024 года так, как показано на рис. 4.

Потеряли работника

Вопрос. Работник был мобилизован в декабре 2023 года. В Д1 к Налоговому расчету за І квартал 2024 года по нему не отразили сведения о количестве дней в трудовых отношениях. Добровольные начисления мобилизованному работнику не проводились. Как исправить ошибку?

Ответ. Если предприятие еще не подавало Налоговый расчет за ІІ квартал 2024 года, то оно может в Д1 за любой месяц этого квартала сформировать на потерянного работника строки с количеством дней в трудовых отношениях и в графе 09 указать код типа начислений «2». Графу 25 не заполняем.

Например, предприятие не отразило в Д1 за месяцы І квартала количество дней в трудовых отношениях с мобилизованным работником Барчук Иваном Ивановичем (основное место работы). Ошибка выявлена при формировании отчетности за ІІ квартал 2024 года.

Предприятие в Д1 за апрель 2024 года, кроме информации о количестве дней в трудовых отношениях в этом месяце, укажет сведения о трудовых отношениях в месяцах І квартала так, как показано на рис. 5.

Внимание! Еще один возможный вариант исправления такой ошибки — с помощью уточненки за І квартал 2024 года. Если выбираете его, то формируете с типом «Уточнюючий» Налоговый расчет за І квартал 2024 года и Д1 к нему за январь, февраль и март с потерянными строками на работника, проставляя в графе 09 код «2».