Использование КПК председателем ОСМД

Невзирая на неприбыльные особенности ОСМД, в остальном оно — обычное юридическое лицо. Поэтому может иметь один или несколько текущих счетов в банке и к любому из них получить так называемый корпоративный (бизнесовый) платежный инструмент или, по-старому, КПК. При этом никаких запретов расходовать средства с нее на хознужды объединения законодательство не содержит. Подробнее — дальше.

КПК у ОСМД — по общим правилам. Порядок использования электронных платежных средств, к которым относятся абсолютно все платежные карты, регулируют Закон № 1591* и Положение № 164**.

* Закон Украины «О платежных услугах» от 30.06.2021 № 1591-IX.

** Положение о порядке эмиссии и эквайринга платежных инструментов, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.07.2022 № 164.

Различают только два вида платежных карт (п. 22 Положения № 164):

Выпуск других карт для субъектов хозяйствования действующие нормативно-правовые акты не предусматривают. При этом никаких ограничений в отношении использования КПК неприбыльными организациями, к которым относятся ОСМД, Положение № 164 не содержит.

Держателем КПК может быть только физическое лицо (п. 7 ч. 1 ст. 1 Закона № 1591, п.п. 7 п. 3 Положения № 164). Собственник счета, то есть ОСМД, самостоятельно определяет лица, которые имеют право осуществлять операции с использованием КПК, и обязан предоставить эмитенту их идентификационные данные (п. 107 Положения № 164). Обычно держателем КПК определяют руководителя (в нашем случае это председатель ОСМД).

Держатель имеет право (п. 105 Положения № 164):

1) использовать КПК для осуществления платежных операций в соответствии с требованиями законодательства и условиями договора, заключенного с эмитентом;

2) с помощью КПК получать наличность в размерах, установленных нормативно-правовыми актами НБУ по вопросам ведения кассовых операций в национальной валюте в Украине.

Следовательно,

В любом случае, как только средства списаны (осуществлен расчет) с корпоративной карты, они считаются выданными под отчет. Рассмотрим дальше, чем отличаются эти два способа с точки зрения документального оформления и подтверждающих документов, которые при этом требуются.

Безналичный расчет. Обратите внимание: к безналичным расчетам с помощью КПК относятся не только, например, расчеты в торговых сетях через POS-терминалы, но и расчеты с использованием реквизитов КПК. То есть средства считаются также выданными под отчет держателю КПК при расчетах через интернет, когда держатель всего лишь указывает реквизиты КПК. Но необходимо ли при любых безналичных расчетах подавать авансовый отчет?

Нет, авансовый отчет составлять не нужно. Об этом есть прямая норма в НКУ (см. последний абзац п.п. 170.9.4), которая провозглашает:

Впрочем, это не освобождает от подачи подтверждающих документов об осуществленных расходах. Стоимость расходов в таком случае удостоверяется документом (выпиской и/или сведениями со счета) в электронной или бумажной форме, которая содержит определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитирована КПК (п.п. 170.9.2 НКУ). Такую выписку бухгалтер ОСМД получит самостоятельно, ведь счет, к которому привязана КПК, принадлежит объединению.

Но хватит ли одной выписки со счета? По нашему мнению, нет, поскольку нужны документы, которые (1) будут позволять избежать возникновения налогооблагаемого дохода физлица в виде дополнительного блага, (2) будут служить основанием для отражения расходов в учете и (3) будут доказывать хозяйственный статус таких расходов.

Выписка со счета может подтвердить лишь стоимость (!) расходов, но не их состав. А вот

Это могут быть выданные продавцом расходная накладная, товарный чек и т. п. В розничной торговле обычно такие документы не оформляют, поскольку операции по продаже, в том числе с применением платежных карт, проводят через РРО/ПРРО. А кассовый чек содержит номенклатуру проданных товаров, поэтому он вполне пригоден для указанных целей.

Остальные подробности ищите в статье «Хознужды оплачены с КПК: авансовый отчет не подается» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65 (ср. ).

Наличный расчет. Кассовое Положение № 148* устанавливает специальные правила для случая, когда физлица — доверенные лица юрлиц получают наличность с текущего счета с применением КПК.

* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148.

Такие доверенные лица (см. п. 20 Положения № 148):

— используют снятую наличность по назначению без оприходования в кассе;

— подают в бухгалтерию отчет об использовании наличности вместе с подтверждающими документами и возвращают неиспользованный остаток средств на счет или в кассу в установленные сроки и порядке, которые определены для подотчетных лиц.

Обратите внимание, что

К авансовому отчету следует обязательно прилагать только оригиналы документов об использовании средств по назначению. По большей части это будут чеки РРО.

В каких случаях следует подавать авансовый отчет при наличных расчетах?

Как указано в п.п. «б» п.п. 170.9.4 НКУ, авансовый отчет обязательно подается при использовании командированным/подотчетным лицом наличности сверх суммы суточных. При этом не имеет значения, каким образом такая наличность получена физлицом. Она могла быть выдана непосредственно из кассы работодателя или снята с применением платежных инструментов, в том числе корпоративных.

Следовательно,

Подробнее об этом можно прочитать в статье «Авансовый отчет: когда он нужен?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65.