Согласно п.п. 170.9.4 НКУ Отчет об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет), обязательно подавать в случаях:
— наличия налогооблагаемого дохода, определенного согласно п.п. 170.9.1 НКУ, с целью расчета суммы налога;
— использования налогоплательщиком наличности свыше суммы суточных (включая полученную с применением платежных инструментов).
Предоставлять авансовый отчет можно как в бумажной, так и в электронной форме (с соблюдением требований об электронном документообороте).
Кроме того, отдельно определено, что в случае применения подотчетным лицом корпоративных либо личных платежных инструментов (или их реквизитов) для проведения расчетов в безналичной форме и/или для получения наличности в пределах суммы суточных при отсутствии налогооблагаемого дохода авансовый отчет не составляется и не подается.
Давайте разберем подробнее, когда же авансовый отчет обязателен, а когда нет.
Когда возник налогооблагаемый доход
Авансовый отчет обязательно подается, если у работника возникает налогооблагаемый доход в связи с командировкой или выполнением отдельных гражданско-правовых действий в интересах работодателя. То есть когда имеются излишне израсходованные средства, которые работник своевременно не вернул в кассу или на банковский счет работодателя, либо если суточные установлены в размере, превышающем необлагаемый предел. Узнать о том, что и при каких условиях попадает в налогооблагаемый доход, можно из п.п. 170.1.9 НКУ.
При наличии такого дохода бухгалтерия отражает в авансовом отчете сумму НДФЛ, подлежащую уплате в бюджет. Кроме того, излишне израсходованные средства следует обложить ВС. В то же время форма авансового отчета не содержит специальных полей для его отражения.
Подробнее о порядке налогообложения излишне израсходованных средств см. в статье «Подотчетные сроки и ответственность за их нарушение» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65.
Важно! Не всегда отсутствие налогооблагаемого дохода позволяет не подавать авансовый отчет. Предоставить его придется в большинстве случаев использования в командировке или для хознужд наличности. Об этом поговорим далее.
Когда использовали наличность
Как указано в п.п. «б» п.п. 170.9.4 НКУ, авансовый отчет обязательно подается при использовании командировочным/подотчетным лицом наличности свыше суммы суточных. При этом не имеет значения, каким образом такая наличность получена физлицом. Она могла быть выдана непосредственно из кассы работодателя либо снята с применением платежных инструментов (корпоративных или личных платежных карточек).
Сразу отметим:
при использовании наличности на приобретение товаров (работ, услуг) для нужд работодателя авансовый отчет необходим всегда, независимо от суммы расходов
А вот с командировками несколько сложнее. Рассмотрим пару примеров.
Пример 1. Работник в кассе предприятия получил наличными аванс на командировку в сумме 3000 грн. Суточные за время командировки составляют 2400 грн.
Вариант 1. Расходы на проезд и проживание оплачены предприятием по безналичному расчету. По возвращении из командировки работник вернул в кассу 600 грн неиспользованного аванса.
Вариант 2. Проезд до места командировки и обратно работник оплачивал наличными, о чем были предоставлены соответствующие документы на сумму 560 грн. Других расходов не было. Работник вернул в кассу 40 грн.
Это самый простой случай. В варианте 1 сумма использованной наличности не превышает суммы суточных, а значит, авансовый отчет можно не подавать. В свою очередь, в варианте 2 наличных потрачено больше, чем сумма причитающихся суточных, поэтому без авансового отчета не обойтись.
Пример 2. Аванс на командировку перечислен на личную платежную карточку работника в сумме 3000 грн. Суточные за время командировки составляют 2400 грн. Работник снял в банкомате наличные в размере 560 грн и рассчитался ими за проезд (подтверждающие документы предоставлены). По возвращении из командировки работник вернул на счет предприятия 40 грн.
Эта ситуация сложнее. Ну не стал работник снимать свои суточные с личной платежной карточки. Его право. Наличными было снято и израсходовано 560 грн. Нужно ли подавать авансовый отчет?
С одной стороны, наличности было израсходовано меньше, чем сумма суточных. Но, с другой стороны, это были не суточные, а оплата за проезд.
На наш взгляд, законодатель хотел предусмотреть предоставление авансового отчета по всем наличным расходам, кроме непосредственно суточных. Напомним: по хознуждам, оплаченным наличностью, авансовый отчет подается независимо от суммы. Даже на 1 грн. Поэтому в ситуации, рассмотренной в примере 2, безопаснее отчет также подать. Хотя, безусловно, было бы неплохо, чтобы на этот счет высказались контролирующие органы.
Когда применяли платежные инструменты
Авансовый отчет не подается, если в командировке или при выполнении отдельного гражданско-правового действия работник рассчитывался исключительно в безналичной форме с применением корпоративных либо личных платежных инструментов или их реквизитов. То есть,
если не снимались наличные, беспокоиться об авансовом отчете не придется
Но только в том случае, когда у работника не возник налогооблагаемый доход.
А если, кроме осуществления безналичных расчетов, работник снял в банкомате сумму причитающихся ему суточных? Это тоже не повод для подачи авансового отчета, конечно, при отсутствии налогооблагаемого дохода.
Пример 3. Аванс на командировку работника перечислен на корпоративную платежную карточку в размере 3000 грн. Расходы на проезд и проживание по месту командировки были оплачены в безналичной форме с применением реквизитов корпоративной платежной карточки. Кроме того, работник снял в банкомате наличными суточные за время командировки в сумме 2400 грн. Излишне израсходованные средства отсутствуют, поэтому налогооблагаемый доход не возникает.
Здесь выполняются сразу 3 условия:
1) снятая в банкомате наличность является суточными, а не какими-то другими расходами;
2) сумма снятой наличности не превышает суммы причитающихся работнику суточных;
3) у работника отсутствует налогооблагаемый доход.
Поэтому авансовый отчет подавать в такой ситуации не обязательно. Но можно. Хотите узнать зачем? Тогда читайте дальше.
Отчет в необязательных случаях
Когда НКУ не требует предоставлять авансовый отчет, отчитаться об израсходованных денежных средствах командированному/подотчетному лицу все равно необходимо. Работник обязан подать подтверждающие документы (при их наличии), руководитель — утвердить расходы. Как это правильно сделать?
При отсутствии авансового отчета придется составить перечень (опись) подтверждающих документов, переданных работником в бухгалтерию. Иначе возможны споры о том, какие документы, в каком количестве и на какую сумму были поданы.
Кроме того, понесенные в командировке расходы должен утвердить руководитель предприятия. Если не составляется авансовый отчет, сделать это придется отдельным документом — приказом или распоряжением.
Обратите внимание! Расходы могут быть утверждены руководителем не в полном объеме, например, по причине отсутствия их документального подтверждения. Тогда может возникнуть налогооблагаемый доход. А значит, работник будет обязан предоставить авансовый отчет.
Чтобы сократить документооборот, для случаев, когда предоставление авансового отчета не обязательно, предприятие имеет право разработать отдельный документ, содержащий все необходимые реквизиты. Но зачастую гораздо удобнее использовать во всех случаях получения работниками средств на командировку или под отчет форму, утвержденную приказом № 841*. Для этого закрепите в ваших внутренних документах обязанность командированных/подотчетных лиц подавать авансовый отчет независимо от обстоятельств.
Хотя можно сделать исключение. Например, при отмене командировки и возврате работником всей суммы выданного ему аванса от «пустых» авансовых отчетов можно безболезненно отказаться. (ср. ) Так же можно поступить и при возврате подотчетным лицом средств, выданных на хознужды, если закупка товаров (работ, услуг) по каким-то причинам сорвалась.
В бухгалтерских кругах иногда бытует мнение о том, что составление авансового отчета в случаях, когда законодательство этого не требует, может привести к доначислению налоговиками сумм НДФЛ и ВС. Не стоит волноваться!
Во-первых, Отчет составляют не только при возникновении налогооблагаемого дохода (см. п.п. «б» п.п. 170.9.4 НКУ).
Во-вторых,
предприятие вправе самостоятельно устанавливать, какие документы составлять для отчета о расходах на командировку или хознужды в случаях, когда соответствующая форма не определена законодательством
И если, например, в Положении о служебных командировках прописать, что работник по возвращении из командировки в любом случае составляет авансовый отчет по форме, утвержденной приказом № 841, никакого нарушения не будет.
Запомните: составление авансового отчета само по себе не является основанием для доначисления НДФЛ и ВС. Налогооблагаемый доход в виде излишне израсходованных средств (и, соответственно, необходимость начисления НДФЛ и ВС) возникает только в ситуациях, четко определенных п.п. 170.9.1 НКУ. Поэтому использовать в необязательных случаях авансовый отчет утвержденной формы можно.
Отчет не по форме
Теперь рассмотрим другую ситуацию. Что будет, если авансовый отчет следовало подать по форме, утвержденной приказом № 841, а работник составил документ, разработанный предприятием для необязательных случаев?
Каких-либо специальных санкций за такое нарушение законодательство не содержит. Но, учитывая креативность налоговиков, они могут попытаться включить в налогооблагаемый доход работника все израсходованные им средства, аргументируя это невыполнением требования п.п. 170.9.4 НКУ подать авансовый отчет по утвержденной форме. То есть получается, что работник попросту не отчитался.
Тот факт, что подтверждающие документы есть, а расходы утверждены руководителем предприятия, может быть не принят во внимание. И тогда предприятию придется доказывать свою правоту в суде. Причем с неизвестным результатом.
Поэтому лучше использовать утвержденную Минфином форму во всех случаях (в том числе в необязательных), чем ошибиться с формой в ситуации, когда авансовый отчет необходим.
Переходим к выводам.
Выводы
- Авансовый отчет обязательно подается в случаях наличия налогооблагаемого дохода и/или использования налогоплательщиком наличности свыше суммы суточных.
- Если работник рассчитывался исключительно в безналичной форме с применением корпоративных/личных платежных инструментов или их реквизитов, авансовый отчет не подается.
- Для случаев, когда НКУ не требует предоставления авансового отчета, можно самостоятельно разработать отдельный документ, содержащий все необходимые реквизиты, или использовать форму, утвержденную приказом № 841.
