Використання КПК головою ОСББ

Попри неприбуткові особливості ОСББ, у решті воно — звичайна юридична особа. Тож може мати один чи кілька поточних рахунків у банку і до будь-якого з них отримати так званий корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або, по-старому, КПК. При цьому жодних заборон витрачати кошти з неї на госппотреби об’єднання законодавство не містить. Докладніше — далі.

КПК в ОСББ — за загальними правилами. Порядок використання електронних платіжних засобів, до яких належать абсолютно всі платіжні картки, регулюють Закон № 1591* і Положення № 164**.

* Закон України «Про платіжні послуги» від 30.06.2021 № 1591-IX.

** Положення про порядок емісії та еквайрингу платіжних інструментів, затверджене постановою Правління НБУ від 29.07.2022 № 164.

Розрізняють тільки два види платіжних карток (п. 22 Положення № 164):

Випуск інших карток для суб’єктів господарювання чинні нормативно-правові акти не передбачають. При цьому жодних обмежень щодо використання КПК неприбутковими організаціями, до яких належать ОСББ, Положення № 164 не містить.

Держателем КПК може бути тільки фізична особа (п. 7 ч. 1 ст. 1 Закону № 1591, п.п. 7 п. 3 Положення № 164). Власник рахунку, тобто ОСББ, самостійно визначає осіб, які мають право здійснювати операції з використанням КПК, та зобов’язаний надати емітенту їх ідентифікаційні дані (п. 107 Положення № 164). Зазвичай держателем КПК визначають керівника (в нашому випадку це голова ОСББ).

Держатель має право (п. 105 Положення № 164):

1) використовувати КПК для здійснення платіжних операцій відповідно до вимог законодавства та умов договору, укладеного з емітентом;

2) за допомогою КПК отримувати готівку в розмірах, установлених нормативно-правовими актами НБУ з питань ведення касових операцій у національній валюті в Україні.

Отже,

У будь-якому разі, як тільки кошти списані (здійснено розрахунок) з корпоративної картки, вони вважаються виданими під звіт. Розглянемо далі, чим відрізняються ці два способи з точки зору документального оформлення та підтвердних документів, що при цьому вимагаються.

Безготівковий розрахунок. Зверніть увагу: до безготівкових розрахунків за допомогою КПК належать не лише, наприклад, розрахунки в торговельних мережах через POS-термінали, але й розрахунки з використанням реквізитів КПК. Тобто кошти вважаються також виданими під звіт держателеві КПК при розрахунках через інтернет, коли держатель усього лише зазначає реквізити КПК. Та чи необхідно при будь-яких безготівкових розрахунках подавати авансовий звіт?

Ні, авансовий звіт складати не потрібно. Щодо цього є пряма норма в ПКУ (див. останній абзац п.п. 170.9.4), яка проголошує:

Втім, це не звільняє від подання підтверджуючих документів щодо здійснених витрат. Вартість витрат у такому випадку засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано КПК (п.п. 170.9.2 ПКУ). Таку виписку бухгалтер ОСББ отримає самостійно, адже рахунок, до якого прив’язана КПК, належить об’єднанню.

Та чи вистачить однієї виписки з рахунку? На нашу думку, ні, оскільки потрібні документи, які (1) дозволятимуть уникнути виникнення оподатковуваного доходу фізособи у вигляді додаткового блага, (2) слугуватимуть підставою для відображення витрат в обліку і (3) доводитимуть господарський статус таких витрат.

Виписка з рахунку може підтвердити лише вартість (!) витрат, але не їх склад. А от

Це можуть бути видані продавцем видаткова накладна, товарний чек тощо. У роздрібній торгівлі зазвичай такі документи не оформляють, оскільки операції з продажу, в тому числі із застосуванням платіжних карток, проводять через РРО/ПРРО. А касовий чек містить номенклатуру проданих товарів, тож він цілком згодиться для зазначених цілей.

Решту подробиць шукайте в статті «Госппотреби оплачено з КПК: авансовий звіт не подається» // «Податки & бухоблік», 2023, № 65 (ср. ).

Готівковий розрахунок. Касове Положення № 148* встановлює спеціальні правила для випадку, коли фізособи — довірені особи юросіб одержують готівку з поточного рахунку із застосуванням КПК.

* Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148.

Такі довірені особи (див. п. 20 Положення № 148):

— використовують зняту готівку за призначенням без оприбуткування в касі;

— подають до бухгалтерії звіт про використання готівки разом із підтвердними документами та повертають невикористаний залишок коштів на рахунок або в касу в установлені строки і порядку, визначені для підзвітних осіб.

Зверніть увагу, що

До авансового звіту слід обов’язково додавати лише оригінали документів про використання коштів за призначенням. Здебільшого це будуть чеки РРО.

У яких випадках слід подавати авансовий звіт при готівкових розрахунках?

Як зазначено у п.п. «б» п.п. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт обов’язково подається при використанні відрядженою / підзвітною особою готівки понад суму добових. При цьому не має значення, яким чином така готівка отримана фізособою. Вона могла бути видана безпосередньо з каси роботодавця або знята із застосуванням платіжних інструментів, в тому числі корпоративних.

Отже,

Докладніше про це можна прочитати в статті «Авансовий звіт: коли він потрібен?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 65.