Подотчетное лицо потеряло первичный документ, но есть налоговая накладная

Судьба налогового кредита

Предприятие получило от контрагента зарегистрированную налоговую накладную (НН), но не имеет первичного бухгалтерского документа, который подтверждает факт приобретения услуг. При этом предприятие уже показало в декларации по НДС налоговый кредит (НК) на основании полученной НН.

Здесь стоит учесть, что НК у нас возникает по операции приобретения (п. 198.1 НКУ). И как Указано в п. 198.2 НКУ, датой отнесения сумм НДС в НК является дата первого события:

— или дата списания средств со счета в оплату товаров/услуг;

— или дата получения товаров/услуг.

Поскольку авансовой оплаты за услугу в рассматриваемом случае не было (оплата вообще осуществлялась не со счета предприятия, а собственными средствами работника), то право на НК возникает только после того, как предприятие получило услугу, что должно быть подтверждено документально. То есть одной только НН для отражения НК недостаточно. В нашей же ситуации у предприятия нет первичного бухгалтерского документа, который бы подтверждал факт получения услуг. Поэтому предприятие должно:

— или найти пути задокументировать факт приобретения услуг при отсутствии основного первичного документа;

— или если предприятие не желает ничего делать, чтобы задокументировать факт приобретения услуги, — снять отраженный НК, подав уточняющий расчет к декларации по НДС периода, в котором такой НК был отражен. То есть делать так, как будто операции приобретения вообще не было. В бухучете соответственно в этом случае будет отражена сторнирование отраженного НК.

Как задокументировать, если не хотим терять НК?

Основного первичного документа на услугу в нашем случае нет. Но если операция фактически была осуществлена, то одно только отсутствие первичного документа не является основанием для выводов об отсутствии хозяйственной операции, если из других данных следует, что факт операции действительно был. По сути,

В нашем случае в распоряжении у предприятия есть:

— зарегистрированная НН поставщика, в которой, в частности, указана номенклатура поставленных услуг (какие именно услуги предоставлялась) и определена их стоимость;

— есть регистрационная справка, которая, по сути, является результатом предоставления услуги (она может использоваться в качестве дополнительного подтверждающего документа, что факт предоставления услуги действительно был). А если в такой справке еще и указана дата ее выдачи, она может подтвердить еще и период предоставления услуги.

Еще лучше, если у предприятия будет в распоряжении прайс со стоимостью услуг (который может служить подтверждением стоимости услуг), акт сверки расчетов с контрагентом.

На основании этих документов предприятие может составить внутренний акт (внутренний первичный бухгалтерский документ), который будет подтверждать факт приобретения услуг. О том, как он составляется, см. в статье «Первичка отсутствует или опоздала: составляем самоакт» // «Налоги & бухучет», 2022, № 50 (ср. ).

Но в нашем случае есть еще и дополнительные особенности:

1) услуга оплачивалась работником предприятия да еще и его собственными средствами;

2) это происходило не в текущем периоде.

Поэтому здесь придется учесть и следующее.

Поскольку услуга фактически уже оплачена работником (задолженности перед контрагентом нет), то соответственно приобретение услуги в этом случае должно проводиться именно через Кт 372 (как подотчетные суммы). Соответственно работник, поскольку он израсходовал собственные наличные средства, должен подать авансовый отчет и докладную записку с объяснениями, почему потерян (отсутствует) первичный документ. Возникает вопрос: не будет ли в этом случае проблем с возмещением работнику подотчетных сумм и не возникнут ли основания удержать в этом случае НДФЛ и ВС?

Возместить предприятие эти суммы работнику может (см. статью «Приобретение товаров за свои, если потерян кассовый чек: возмещать или нет» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65). Срок подачи отчетности при приобретениях «за свои» действующим законодательством не установлен. Кроме того, на вопрос о том, какие сроки возврата средств работнику, который израсходовал собственные средства на хознужды предприятия, контролеры отвечают, что такие отношения относятся к имущественным отношениям между субъектом хозяйствования и работником (категория 109.14 БЗ), потому такой срок определяется по договоренности сторон.

Вопрос только в том, попадет ли такое возмещение в доход работника как дополнительное благо с соответствующим обложением НДФЛ и ВС?

При отсутствии основного документа, который бы подтверждал факт приобретения товара/услуги, здесь действительно могут быть проблемы (о чем мы указывали в статье «Приобретение товаров за свои, если потерян кассовый чек: возмещать или нет» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65).

Но стоит отметить, что в соответствии с п.п. 170.9.1 НКУ доход у физлица по возмещенным ему расходам на хознужды предприятия не возникает,

В нашем случае у предприятия есть дополнительные подтверждающие документы — регистрационная справка (которая может служить подтверждением, что услуги действительно получались) + зарегистрированная НН на услугу (в которой определена стоимость предоставленных услуг). Поэтому, считаем, можно доказывать, что документальное подтверждение стоимости расходов есть. А следовательно, возмещать их стоимость работнику можно в этом случае без НДФЛ и ВС.

Но здесь есть и следующий важный момент: в бухучете стоимость услуг включается в расходы. А для расходов НП(С)БУ 16 установлены свои правила признания. И если расходы невозможно непосредственно связать с доходом, их признают расходами в периоде осуществления. То есть

Если показать расходы «с опозданием» — после утверждения авансового отчета (то есть текущим периодом), то расходы текущего периода окажутся завышенными (поскольку в него попадут лишние расходы — по услугам прошлых периодов). Поэтому алгоритм действий здесь может быть следующим:

1) работник составляет авансовый отчет + докладную записку, почему отсутствует первичный документ, который подтверждает приобретение услуги;

2) руководитель предприятия утверждает этот отчет;

3) составляется внутренний первичный документ — самоакт, который будет подтверждать факт получения услуги. В нем должен быть обязательно зафиксирован период получения услуги;

4) бухгалтер составляет бухсправку на исправление ошибки — расходы по услуге должны попасть в свой период, то есть период, когда услуга фактически была предоставлена. В бухсправке фиксируется суть ошибки и ее причина, дата проведения исправления ошибки. При этом напомним, что

— ошибки текущего года в бухучете исправляют в периоде их выявления (то есть путем внесения записей в бухреестры текущего периода — ошибочный период не трогают, счет 44 не задействуют), а вот

— прошлогодние ошибки в бухучете исправляют путем корректировки сальдо счета 44 на начало отчетного года.