Підзвітна особа загубила первинний документ, але є податкова накладна

Доля податкового кредиту

Підприємство отримало від контрагента зареєстровану податкову накладну (ПН), але не має первинного бухгалтерського документа, що підтверджує факт придбання послуг. При цьому підприємство вже показало в декларації з ПДВ податковий кредит (ПК) на підставі отриманої ПН.

Тут варто врахувати, що ПК у нас виникає за операцією придбання (п. 198.1 ПКУ). І як зазначено в п. 198.2 ПКУ, датою віднесення сум ПДВ до ПК є дата першої події:

— або дата списання коштів з рахунку в оплату товарів / послуг;

— або дата отримання товарів / послуг.

Оскільки авансової оплати за послугу у випадку, що розглядається, не було (оплата взагалі здійснювалася не з рахунку підприємства, а власними коштами працівника), то право на ПК виникає тільки після того, як підприємство отримало послугу, що має бути підтверджено документально. Тобто тільки самої ПН для відображення ПК недостатньо. У нашій же ситуації у підприємства немає первинного бухгалтерського документа, який би підтверджував факт отримання послуг. Тому підприємство має:

— або знайти шляхи задокументувати факт придбання послуг за відсутності основного первинного документа;

— або якщо підприємство не бажає нічого робити, щоб задокументувати факт придбання послуги, — зняти відображений ПК, подавши уточнюючий розрахунок до декларації з ПДВ періоду, в якому такий ПК був відображений. Тобто робити так, наче операції придбання взагалі не було. У бухобліку відповідно в цьому випадку буде відображене сторнування відображеного ПК.

Як задокументувати, якщо не хочемо втрачати ПК?

Основного первинного документа на послугу в нашому випадку немає. Але якщо операція фактично була здійснена, то тільки відсутність первинного документа не є підставою для висновків про відсутність господарської операції, якщо з інших даних випливає, що факт операції дійсно був. По суті,

У нашому випадку в розпорядженні підприємства є:

— зареєстрована ПН постачальника, в якій, зокрема, зазначена номенклатура поставлених послуг (які саме послуги надавалася) і визначена її вартість;

— є реєстраційна довідка, яка, по суті, є результатом надання послуги (вона може використовуватися як додатковий підтверджуючий документ, що факт надання послуги дійсно був). А якщо в такій довідці ще й зазначено дату її видачі, вона може підтвердити ще й період надання послуги.

Ще краще, якщо у підприємства буде в розпорядженні прайс з вартістю послуг (який може слугувати підтвердженням вартості послуг), акт звірки розрахунків з контрагентом.

На підставі цих документів підприємство може скласти внутрішній акт (внутрішній первинний бухгалтерський документ), який підтверджуватиме факт придбання послуг. Про те, як він складається, див. у статті «Первинка відсутня або запізнилася: складаємо самоакт» // «Податки & бухоблік», 2022, № 50 (ср. ).

Але в нашому випадку є ще й додаткові особливості:

1) послуга оплачувалася працівником підприємства та ще й його власними коштами;

2) це відбувалося не в поточному періоді.

Тому тут доведеться врахувати і наступне.

Оскільки послуга фактично вже оплачена працівником (заборгованості перед контрагентом немає), то відповідно придбання послуги в цьому випадку має проводитися саме через Кт 372 (як підзвітні суми). Відповідно працівник, оскільки він витратив власні готівкові кошти, має подати авансовий звіт і доповідну записку з поясненнями, чому втрачено (відсутній) первинний документ. Виникає запитання: чи не буде в цьому випадку проблем з відшкодуванням працівнику підзвітних сум та чи не виникне підстав утримати в цьому випадку ПДФО та ВЗ?

Відшкодувати підприємство ці суми працівнику може (див. статтю «Придбання товарів за свої, якщо втрачено касовий чек: відшкодовувати чи ні» // «Податки & бухоблік», 2023, № 65). Строк звітування при придбаннях «за свої» чинним законодавством не встановлено. Крім того, на запитання про те, які строки повернення коштів працівникові, що витратив власні кошти на госппотреби підприємства, контролери відповідають, що такі відносини належать до майнових відносин між суб’єктом господарювання та працівником (категорія 109.14 БЗ), тому такий строк визначається за домовленістю сторін.

Питання тільки в тому, чи потрапить таке відшкодування до доходу працівника як додаткове благо з відповідним оподаткуванням ПДФО і ВЗ?

За відсутності основного документа, який би підтверджував факт придбання товару / послуги, тут дійсно можуть бути проблеми (про що ми зазначали у статті «Придбання товарів за свої, якщо втрачено касовий чек: відшкодовувати чи ні» // «Податки & бухоблік», 2023, № 65).

Але варто зазначити, що відповідно до п.п. 170.9.1 ПКУ доходу у фізособи за відшкодованими йому витратами на госппотреби підприємства не виникає,

У нашому випадку у підприємства є додаткові підтвердні документи — реєстраційна довідка (яка може слугувати підтвердженням, що послуги дійсно отримувалися) + зареєстрована ПН на послугу (в якій визначено вартість наданих послуг). Тому, вважаємо, можна доводити, що документальне підтвердження вартості витрат є. А отже, відшкодовувати їх вартість працівнику можна в цьому випадку без ПДФО і ВЗ.

Але тут є і такий важливий момент: у бухобліку вартість послуг включається до витрат. А для витрат НП(С)БО 16 встановлені свої правила визнання. І якщо витрати неможливо безпосередньо пов’язати з доходом, їх визнають витратами в періоді здійснення. Тобто

Якщо показати витрати «із запізненням» — після затвердження авансового звіту (тобто поточним періодом), то витрати поточного періоду виявляться завищеними (оскільки в нього потраплять зайві витрати — за послугами минулих періодів). Тому алгоритм дій тут може бути таким:

1) працівник складає авансовий звіт + доповідну записку, чому відсутній первинний документ, що підтверджує придбання послуги;

2) керівник підприємства затверджує цей звіт;

3) складається внутрішній первинний документ — самоакт, який підтверджуватиме факт отримання послуги. У ньому має бути обов’язково зафіксовано період отримання послуги;

4) бухгалтер складає бухдовідку на виправлення помилки — витрати за послугою мають потрапити у свій період, тобто період, коли послуга фактично була надана. У бухдовідці фіксується суть помилки і її причина, дата проведення виправлення помилки. При цьому нагадаємо, що

— помилки поточного року в бухобліку виправляють у періоді їх виявлення (тобто шляхом внесення записів до бухреєстрів поточного періоду — помилковий період не чіпають, рахунок 44 не задіюють), а ось

— минулорічні помилки в бухобліку виправляють шляхом коригування сальдо рахунка 44 на початок звітного року.